Jan 282015
 
scanbotpro1

Termin beim Scannen übernehmen

Die Scanner-App Scanbot (Android und iOS) wird auch von vielen Evernote-Anwendern genutzt, da sie u. a. direkt mit Evernote synchronisiert und sich in der Pro-Variante zahlreiche Besonderheiten einstellen lassen (Texterkennung, Passwortschutz usw.). Mit dem heutigen Update kommt eine wichtige Funktion hinzu: vor der Übergabe an Evernote lässt sich beim gerade aufgenommenen Scan ein Termin anfügen. In der Dokumenten-Liste von Scanbot genügt (unter iOS) ein Wischen nach rechts, es erscheint zunächst der grüne Share-Pfeil, etwas weiter ziehen, dann kommt das Weckersymbol. Mit der gleichen Geste lässt sich ein Termin auch wieder löschen.

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einfache Geste genügt

Feine Sache, denn oft sind mit einem Scan weitere Aufgaben verbunden (Kündigung durchführen usw.), man muss so nicht gesondert an die Erinnerungsfunktion in Evernote denken – der Scan taucht dort automatisch in der Terminliste auf. Die Entwickler stellen auch in Aussicht, dass künftig neben einem Evernote-Notizbuch auch direkt Schlagwörter vergeben werden können – dann wäre das eine runde Sache. Am Rande: Scannable hat gestern ein Update erhalten, dort lässt sich jetzt auch die erste Seite als PDF speichern.

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Terminliste in Evernote

 

 
Jan 252015
 
fotos-zu-pdf

rasch konvertiert

Immer mal wieder komme ich hier im Blog auf das kostenlose Mini-Tool “IrfanView” zu sprechen. Ob man damit nun seinen Scanner mit Evernote verknüpft oder Indexblätter für eigene Foto-Verzeichnisse als Notiz aufnimmt – außer Kaffeekochen kann das Tool fast alles [1]. Aber IrfanView kann nicht nur mit Grafik-Formaten umgehen – es ermöglicht auch die Speicherung im PDF-Format. Nützlich, falls man zunächst einen Scan oder das Foto eines Plakats beispielsweise im JPG-Format in seine Evernote-Notiz aufgenommen hat, nun aber die Information in der PDF-Variante weitergeben möchte.

Nun haben zwar die meisten Anwender auf ihren Systemen eine Anwendung – Adobe Acrobat oder Freeware-Alternativen – die es meist über das Druckmenü ermöglicht, eine solche Konvertierung durchzuführen. Gelegentlich ist das aber etwas “fummelig”, da z. B. der Druck auf eine DIN-A4-Seite eingestellt ist und man so eine Datei mit viel “Leerraum” erhält. Oder die Grafik wird gedehnt, gestaucht usw.

IrfanView ist da praktischer: Es fertigt eine 1:1-Kopie an. Wenn man also die erzeugte PDF aufruft, sieht man nur das konvertierte Foto – und sonst nichts. Gewohnt einfach ist auch die Handhabung:

  1. Doppelklick auf das Foto innerhalb der Evernote-Notiz (sofern IrfanView als Standardbetrachter für Grafiken im Windows-System verknüpft ist, sonst rechte Maustaste.
  2. In IrfanView “Speichern unter” und “PDF” auswählen.
  3. Fertig.

Da das von IrfanView verwendete Plugin auch jede Menge Fein-Einstellungen erlaubt, z. B. das Verschlüsseln von PDF-Dateien, wird man eventuell beim ersten Speichervorgang nach einer Passwortvergabe gefragt. Dies kann man im Reiter “Sicherheit” deaktivieren – dann dauert der gesamt Vorgang tatsächlich nur 2, 3 Sekunden.

[1] Nach all den Jahren wird das Tool immer wieder aktualisiert – der Entwickler hat sich einen kleinen Obolus redlich verdient.

 
Jan 222015
 
feedly-collection

Anregungen auf vielen Gebieten

Beim letzten Evernote-Event kündigten die Vertreter von Feedly ja an, dass Nutzer demnächst eigene Feed-Zusammenstellungen veröffentlichen können. Die Jungs von Feedly waren so nett, mir schon mal die neue Funktion zur Verfügung zu stellen, so dass ich mal eine eigene “Collection” mit interessanten Feeds (die natürlich mit beliebigen Feed-Readern gelesen werden können) erstellt habe. Schwerpunkte wie “Evernote” und “Paperless” sind dabei, aber auch eine Reihe anderer Themen – etwa aus dem Bereich “Design” habe ich aufgenommen (deutsch- und englischsprachige Quellen). Hier der Link: http://feedly.com/herbhert. Ihr könnt gerne in den Kommentaren Blogs nennen, die Ihr für besonders gelungen haltet. Ich habe die Sache jetzt erst mal ausprobiert, Verfeinerungen kommen in den nächsten Wochen dazu. Zum Beispiel würde ich gerne eine Rubrik wie etwa “Blog des Monats” usw. anfügen.

 
Jan 212015
 
alternote1

viele Funktionen

Mit Alternote erhält der Chrome-Browser eine Erweiterung, mit der man rasch Evernote-Notizen während des Surfens erstellen kann, ohne die aktuelle Seite verlassen zu müssen. Ein Klick auf das Icon und ein Popup-Fenster öffnet sich, das sehr viele Sonder-Funktionen zur Verfügung stellt.

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Textauszeichnungen

So kann man nicht nur die üblichen Checkboxen, Aufzählungspunkte, Unterstreichungen usw. auswählen, sondern auch zahlreiche Formatierungsvorlagen wie z. B. Überschriftengrößen, Code-Kästchen, farbige Tabellen, Bearbeitung des HTML-Quellcodes. Grafiken lassen sich wie gewohnt durch Ziehen an den Ecken in der Größe ändern, ein gesonderter Button sorgt für das Bilden von Hierarchien im Schlagwörter-Index, auch das Einstellen von Erinnerungen ist möglich.

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kürzliche Notizen

Leicht zu übersehen: Wenn man links oben die Ecke aufklappt, erscheinen die zuletzt eingegebenen Notizen – man kann also eine Notiz weiter bearbeiten, ohne zu Evernote wechseln zu müssen. Ideal, wenn man während des Surfens z. B. eine Linkliste erstellen möchte. Auch ein Blick auf die Optionen-Seite der Erweiterung lohnt – von Farben über Schriftgrößen lassen sich viele Besonderheiten einstellen.

Fazit: Zwar wirkt der Editor etwas überladen, hat aber seinen Reiz in der schnellen Aufruf-Möglichkeit und unkomplizierten Handhabung. Es gibt recht viele Evernote-Nutzer, die auf ihren beruflichen Computern keine Software installieren dürfen und daher ohnehin zur Web-Anwendung von Evernote greifen. Mit dieser Erweiterung stehen nun noch eine Reihe von zusätzlichen Möglichkeiten zur Verfügung.

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Erinnerungsfunktion auch dabei

 

 
Jan 122015
 
scannable1

durchdacht und flott

Inzwischen ist die kostenlose App “Scannable” erschienen (ich hatte dazu ja schon vor einiger Zeit ein kleines Video produziert, die App ist für Android in Vorbereitung) und kassiert viel Lob. Nicht immer überzeugen mich Evernote-Produkte in allen Punkten, aber in diesem Fall finde ich die Umsetzung sehr gut gelungen. Zwar gibt es in allen AppStores jede Menge Scanner-Apps mit allen möglichen Funktionen – Ordnern, Archivierung, Markierungen usw. -, aber Scannable ist auf Schnelligkeit und Alltagstauglichkeit optimiert: bis zu 25 Scans pro Minute – einfach iPhone zücken, App starten, sofort – ohne weiteren Fingertipp – richtet sich der Bildschirm auf die Vorlage aus, fängt sie ein, ist sofort für die nächste Vorlage bereit.

Spesenquittungen, Rechnungen, Konzert-Flyer, Kassenbons und … und … und. Der Beleg liegt “quer”? Kein Problem – Scannable erkennt das und dreht das aufgenommene Ergebnis in die korrekte Richtung. Das Smartphone wird schräg gehalten? Scannable berechnet die Verzerrung und liefert ein kerzengrades Ergebnis. Ränder werden erkannt, Überflüssiges abgeschnitten. Und noch während des Aufnahmevorgangs kann man Scans, die nicht korrekt genug erscheinen, einfach “wegschnippen”. Doppelseitige Vorlagen? In 5 Sekunden ist das PDF-Dokument mit Vorder- und Rückseite auf dem Weg ins Evernote-Archiv. Trotz kleiner Dateigrößen ist das Scan-Resultat (Schärfe, Kontrast usw.) vergleichbar oder besser als bei ähnlichen Apps. Beispiel:

a) Scanbot (ebenfalls eine empfehlenswerte App), SW Grundeinstellungen, Dateigröße nicht optimiert

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Ergebnis Scanbot

b) Scannable

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Ergebnis Scannable

Unterschiede treten vor allem bei “saugfähigem”, dickeren Papier mit dünner Schrift auf [1], da schlug sich Scannable bei meinen Tests ausgezeichnet. Allerdings zeigte in Einzelfällen Scanner Pro von Readdle noch einen Zacken bessere Ergebnisse, aber da muss man dann schon sehr genau hin schauen.

Nun mag man fragen: Warum hat Scannable so wenig zusätzliche Funktionen? Nun, die App kann zwar mit Dropbox, Google Drive usw. zusammen arbeiten, aber die eigentliche Idee ist, dass alle Verwaltungsarbeiten von Evernote übernommen werden. Sonst muss man zwei Archive pflegen, einmal in der Scan-App und einmal in Evernote, mit jeweils unterschiedlichen Handhabungen. So geschehen Einsortierung, Verschlagwortung, grafische Markierungen usw. in Evernote. Auch übernehmen die Evernote-Server die Texterkennung (auch von handschriftlichen Vorlagen), so dass man keine Zeit damit verliert, auf den Abschluss von OCR-Vorgängen zu warten.

Weitere Einzelheiten zur App im offiziellen Blog.
Testbericht von “eisy” in dessen Blog.

[1] Was auch bei dieser Vorlage der Fall war: Presse- und Informationsamt der Bundesregierung 2015: Deutschland aktuell, 1/15, Berlin, S. 3. Damit sich jetzt nicht die vielen Fans von Scanbot beschweren: In den meisten Fällen fielen die Ergebnisse sehr ähnlich aus und Scanbot hat ja noch viele weitere Funktionen, daher empfehle ich auch einen Blick auf diese App.

 
Jan 092015
 
notizbuchstapel

Export in Excel-Tabelle

In unserer Google+ Community kam die Frage auf, ob man neben Anhängen und Notizinhalten auch die Struktur von Notizbuchstapeln exportieren könne. Eigentlich ging es um Backup-Fragen – aber für diesen Zweck ist es einfacher, die Evernote-Datenbank zu sichern – darin sind ja alle Strukturelemente vorhanden und können zu jeder Zeit rekonstruiert werden. Falls man sich aber doch einmal einen Überblick verschaffen möchte – um z. B. zu Jahresbeginn zu überlegen, ob man eventuell den Aufbau seines Evernote-Archivs ändern sollte, kann man eine entsprechende Tabelle auslesen. Das Vorgehen für den Export habe ich früher schon mal Schritt für Schritt bezüglich einer Schlagwort-Tabelle beschrieben.

Diesmal wählt man das Feld “notebook_attr” und sortiert in der exportierten Exeltabelle nach “stack” – schon hat man alle Infos, die man benötigt.

notizbuchstapel2

Datenbank exportieren

 
Jan 042015
 
verlosung2015

2 Bücher und 2 x Premium

Ich hatte Euch ja eine kleine Verlosung in Aussicht gestellt. Diesmal im Topf:

  • 1 x Evernote-Premium (1 Jahr) hier über den Blog
  • 1 x Evernote-Premium (1 Jahr) über unsere Google+ Community
  • 1 x dieses vorzügliche (*zwinker*)Evernote-Buch, 320 Seiten, Einzelheiten
  • 1 x Sketchnote Arbeitsbuch, Buchbesprechung

Premium lohnt sich ja gerade besonders, da man nun 4 GB monatlich Upload-Volumen hat – also ideal, um mal für die Steuer seine Ordner einzuscannen :-). Die Gewinner erhalten einen Code, den sie direkt auf einer Webseite eingeben können (bei bestehenden Premium-Accounts werden die 12 Monate hinzu addiert).  Beim Evernote-Buch kann man sich aussuchen, ob man Print, ePub, Kindle oder PDF möchte. Das Sketchnote-Arbeitsbuch wird als Printausgabe verschickt.

Aufgabe: Hier einen kurzen oder längeren Kommentar schreiben, für was Ihr Evernote bevorzugt einsetzt.
Teilnahmeschluss: Sonntag, 11. 1. 2015, 12:00 Uhr (mittags).

Wie immer gilt, dass der Rechtsweg ausgeschlossen ist. Und falls jemand bei Google+ einen Premium-Account gewinnt, wandert er hier nicht in die Lostrommel – die anderen wollen ja auch ihre Chance haben ;-)

Viel Glück!

Da die Sketchnote-Bücher von Mike Rohde im gleichen Verlag erscheinen, war meine Lektorin – Dank an Frau Robels! – so nett, die Neuerscheinung (Dez. 2014) beizusteuern. Ebenfalls Dank an Emma Page von der Evernote-Zentrale in Zürich für die Premium-Accounts!

 
Jan 042015
 
linkmoeglichkeiten1

unterschiedliche Möglichkeiten (hier: Web-Ansicht)

Über die vielen Möglichkeiten, Links in Notizen zu verwenden, habe ich ja bereits öfter geschrieben. So kann man etwa innerhalb einer Besprechungsnotiz zu Materialien in anderen Notizen verlinken, rasch ein Inhaltsverzeichnis generieren oder sogar ganze Wiki-Strukturen für ein Wissensmanagement-System aufbauen.
Oft werden aber die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten der “Linksetzung” gar nicht ausgereizt. Man nimmt nur den Menüpunkt “Evernote-Link der Notiz kopieren” (in der Vorschauspalte rechte Maustaste) und kopiert diesen in eine Notiz. Auch “Stufe 2″ ist noch recht bekannt: Man markiert mehrere Notizen, erhält so einen “Kartenspiel-Fächer” und wählt “Notiz mit Inhaltsverzeichnis erzeugen aus” (Möglichkeit 1).

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Inhaltsvezeichnis mit Notizenlinks

Bei beiden Vorgehensweisen erhält man als sichtbaren Link-Text automatisch die Überschrift der Notiz. Das nimmt zwar Arbeit ab, ist aber nicht immer aussagekräftig. Bei importierten Notizen kann der Titel z. B. “08123.pdf” oder “Notiz aus Urlaub” lauten, soweit man ihn nicht gesondert bearbeitet hat. Entsprechend tragen die erzeugten Links die gleichen Bezeichnungen. Man kann aber den Link-Text jederzeit bearbeiten: Mauszeiger auf erzeugten Link setzen, rechte Maustaste und “Bearbeiten” oder – unter Windows – STRG+Shift+K. Aus “08123.pdf” wird so “Quartalsaufstellung 2015″ – ohne dass sich der Titel der Original-Notiz ändert.

Umgekehrt kann man auch (Möglichkeit 3) in einer Notiz einen vorhandenen Text markieren und mit STRG+K (oder rechter Maustaste) einen Link hinterlegen. Lautet der bereits geschriebene Text beispielsweise “Ich muss mir noch die Mail von Maier ansehen”, so kopiert man zunächst den Evernote-Link der Mail-Notiz in die Zwischenablage, markiert dann in dem Satz “die Mail” und fügt mit STRG+K den Link der Zwischenablage ein.

Drag’n Drop-Möglichkeiten

Neben der “traditionellen” Methode, einen Link zur Notiz mit der rechten Maustaste abzurufen kann man es sich noch ein Stück einfacher machen: Die Notiz, die den Link/die Links aufnehmen soll, wird in einem eigenständigen Fenster geöffnet. Nun kann man aus der mittleren Spalte die gewünschten Notizen “hinein-ziehen” – ein Link entsteht. Auf diese Weise kann man in seinem Haupt-Evernote zu unterschiedlichen Notizen “wandern” und in das weiterhin geöffnete Einzelfenster seine diversen Notizen-Links handverlesen sammeln.

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Links per Drag’n Drop erzeugen

Dieses Vorgehen klappt übrigens auch mit Links aus dem Browser (Möglichkeit 2): Man kann entweder die Adresszeile im Browser auf eine Notiz ziehen oder einen auf einer Webseite vorhandenen Link direkt in der Notiz aufnehmen. Während des Zug-Vorgangs sieht man sogar die Web-Überschrift transparent, nach dem Fallenlassen hat man Link erzeugt, der im Unterschied zu Evernote-Notizenlinks (= grün) in blauer Farbe gehalten ist. Auch diese Web-Links kann man beliebig mit der eingangs beschriebenen Methode umbenennen.

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Links aus dem Web

Auch hier kann man mit einer Einzelnotiz in einem gesonderten Fenster arbeiten, um z. B. unterschiedliche Webseiten zu besuchen und “nebenher” ein Linkverzeichnis mit verschiedenen Quellen zu erzeugen.

 
Jan 032015
 
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schneller Überblick in Evernote

Die meisten von uns haben im Laufe der letzten Jahre tausende von Digital-Fotos erzeugt. Wer diszipliniert ist, sortiert aus, ordnet, nimmt ein Foto-Verwaltungsprogramm, benennt die Fotos eindeutig usw. Mir persönlich genügt einer sehr zeitsparenden Variante: z. B. nach einem Urlaub wird einfach ein Pfad “Florenz – 2014″ angelegt und alle Bilder der einzelnen Geräte – Smartphone, Tablet und Digi-Cam – übertragen. Für meine Alltagsschnappschüsse, Design-Ideen, Entwürfe usw. gibt es eine Reihe von weiteren Ordnern – da muss ich manchmal schon suchen.

foto-index2

Verzeichnis wählen

Nun könnte man zwar auch in Evernote ein Fotoarchiv anlegen – mit einem Premium-Account verfügt monatlich über 4 GB, also immerhin fast 50 GB pro Jahr – aber das würde die Datenbank unnötig aufblähen. Viel einfacher ist es, in Evernote nur Index-Verzeichnisse mit (Festplatten-)Pfadangaben aufzunehmen. In den meisten Fällen genügen die kleinen Thumbnails, um das gesuchte Foto rasch zu finden. Die Erstellung solcher Index-Karten funktioniert dank eines bekannten Mini-Tools mühelos: Irfanview ist kostenlos, gibt es seit gefühlten 100 Jahren in der Windows-Welt und wird immer noch tadellos gepflegt. Ruft man nun Irfanview auf und drückt den Buchstaben “T” so werden sofort die Dateiverzeichnis – einschließlich eventuell vorhandener Netzwerkverzeichnisse – eingeblendet. Klickt man einen Pfad an, so werden die darin vorhandenen Fotos umgehend als Thumbnails dargestellt.

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Index auswählen

Nun stehen Ihnen im Kontextmenü – rechte Maustaste –  unter anderem drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  1. “Selektierte Thumbnails als Bild speichern”: Sie markieren in gewohnter Weise mit der Maus einzelne Bilder oder mit STRG + A alle im gewählten Verzeichnis und speichern die Auswahl als einziges “großes” Übersichtsfoto (JPG) ab, das Sie in eine Evernote-Notiz aufnehmen.

  2. “Indexprint mit selektierten Bildern erstellen”: Hier können Sie eine Reihe zusätzlicher Angaben machen, z. B. die Hintergrundfarbe einstellen, und einen “Ausdruck” im PDF-Format erzeugen. Diese PDF wird anschließend in Evernote aufgenommen.

  3. “Selektierte Dateinamen als TXT speichern”: Diese Option kann in manchen Fällen auch interessant sein. Irfanview erstellt eine einfache Textdatei mit Pfadangaben und Dateinamen, die man z. B. zusätzlich zu dem Übersichtsfoto in die Evernote-Notiz aufnehmen kann.

 

 
Jan 022015
 
schlagwoerter-aendern1

schnell geändert

Prinzipiell ist das spätere Umbenennen von Schlagwörtern problemlos: einfach das Schlagwort z. B. in der linken Seitenleiste markieren und mit der rechten Maustaste oder – unter Windows – mit “F2″ die Bezeichnung ändern. So kann man in einem Rutsch für alle bereits benannten Notizen den Tag etwa von “Klausi” auf “Klaus” ändern.
Das funktioniert aber nicht, wenn man nur die Groß- oder Kleinschreibung innerhalb eines Schlagwortes ändern möchte. Hat man z. B. in den letzten Monaten 250 Notizen mit dem Schlagwort “elearning” versehen und entschließt sich nun, daraus “eLearning” zu machen, so weigert sich Evernote mit der Meldung “Das Schlagwort ‘xyz’ ist bereits vorhanden”. Denn Evernote überprüft in diesem Moment nur die Buchstaben, nicht aber die Schreibweise. Und die Buchstaben sind ja identisch.

schlagwoerter-aendern2

hat funktioniert

Mit einem kleinen Trick hat man das Problem rasch behoben:
1. Das bisherige Schlagwort auf die beschriebene Weise umbenennen, z. B. einfach ein “X” am Ende anfügen: “elearningX”.
2. Nun das neue Schlagwort mit dem gewünschten Groß-/Kleinschreibung noch einmal umbenennen: aus “elearningX” wird “eLearning”.
Dauert nur eine Sekunde – schon ist das Problem gelöst.