Mai 182015
 
outlook-clipper2

bessere Übersicht

Zusammen mit der aktuellen Evernote-Windows-Version (5.8.7, Prerelease) wurde auch der Outlook-Clipper [1] überarbeitet. Der bisherige Clipper hat seit Jahren treu und zuverlässig Mails an Evernote per Elefanten-Button übergeben – aber die neue Version ist deutlich moderner und übersichtlicher gestaltet. Ich persönlich sende zu Evernote nur ausgewählte Mails, z. B. wenn eine bestimmte Aktion erforderlich ist, wenn ich alle Infos zu einem Projekt zusammenführen möchte usw. Dafür ist der Outlook-Clipper wirklich sehr gut geeignet.

Im neuen Layout hat man alle notwendigen Felder im Blick:

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Mails mit Infos ergänzen

  1. Der Cursor befindet sich nach dem Aufruf im ersten Feld. Der Clipper übernimmt automatisch die Betreffzeile als Notiz-Titel. Sofern diese nicht aussagekräftig genug ist (z. B. “Support-Ticket 998833″), kann man sofort einen neuen Titel vergeben.
  2. Das Häkchen ist automatisch gesetzt und bedeutet, dass alle Infos der Mail in die Notiz aufgenommen werden (Absender, Mail-Text, Signatur usw.). In vielen Fällen benötigt man nicht unbedingt diese Informationen. Häkchen entfernen – in der Notiz landen die Anhänge “pur”. Feine Sache.
  3. Ebenfalls neu: Jeder Anhang hat nun ein eigenes Kästchen. Man kann also exakt bestimmen, welcher Anhang in der Notiz landet.
  4. Das Notizbuch kann ausgewählt werden. Die Liste ist nun deutlich übersichtlicher und moderner als bisher gestaltet. Auch bei vielen (Unter-)Notizbüchern findet man sich schnell zurecht.
  5. Bei den Schlagwörtern werden die vorhandenen angezeigt – aber erstmals kann man nun direkt neue Schlagwörter vergeben. Ebenfalls sehr praktisch.
  6. Auf Wunsch kann noch ein Kommentar eingefügt werden. Dieser ist später ganz oben in der Notiz zu finden, eine durchgezogene Linie trennt den übrigen Text.

Sofern man Outlook verwendet [2]: wirklich praktisch und gelungen – einfach einmal ausprobieren.

[1] Installiert sich unter Windows automatisch im vorhandenen Outlook bei der Installation von Evernote-Desktop.
[2] Falls man seine Mails über das Web abruft, z. B. via Gmail, kann man für den gleichen Zweck den Web Clipper einsetzen.

 

 
Mai 172015
 
scannable-wunderlist

umfangreiches Wunderlist-Menü

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Wunderlist auswählen

In der Regel wird man Scans von Scannable direkt an Evernote übergeben. Da Scannable sehr kontrastreiche Aufnahmen erzeugt und – auf Wunsch – diese auch in einer PDF-Datei speichert, lohnt sich für manche Zwecke auch eine Verwendung in einem ToDo-Manager wie Wunderlist.[1] Zum Beispiel scannt man schnell noch einen Artikel zu Hause, hat seinen Tagesablauf in Wunderlist organisiert, weiß, dass man vor Vorlesungsbeginn um 14:00 Uhr noch etwas Zeit hat, entsprechend soll in der “Später lesen”-Liste ein ToDo-Punkt mit der angehängten PDF entstehen. Oder man möchte einen Scan für ein Meeting parat haben, die Tagesordnungspunkte der Besprechung werden in Wunderlist geplant usw.

Vorgehen
Im Anschluss an den gewohnten Scanvorgang tippt man auf den Menüpunkt “… Weiter” und wählt “Wunderlist” aus.[2] Die nun folgende Eingabemaske lässt die Auswahl einer Wunderlist-Liste zu, eine Überschrift und eine ergänzende Notiz kann eingetragen werden.

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Eingabemaske für Wunderlist

Nach dem Senden mit “Add to Wunderlist” kann sofort der nächste Scan ausgeführt werden. Oder man wechselt kurz zu Wunderlist und stellt dort noch einen Reminder ein, verschiebt den Scan innerhalb der Liste an eine bestimmte Stelle usw.

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Ergebnis in Wunderlist

[1] Prinzipiell können Fotoaufnahmen auch direkt innerhalb der Wunderlist-App erfolgen, allerdings erhält man dort nur “normale Farbfotos”. Es werden keine kontrastreichen Scans oder PDF-Dokumente erzeugt.

[2] Sofern man den automatischen Evernote-Upload eingestellt hat, muss man einen Zwischenschritt einlegen: Scannable lädt zunächst die Datei zu Evernote hoch und bringt danach den Auswahlbildschirm “fertig” (= neuer Scan kann beginnen) und “wieder freigeben”. In diesem Fall auf “wieder freigeben” tippen und Wunderlist auswählen.

 
Mai 162015
 
tabellen-verbesserung

Spaltenbreite flott verändern

In der Mac-Version hat die Tabellen-Funktion von Evernote schon länger Verbesserungen erfahren, die Windows-Nutzer mussten sich lange gedulden. Mit dem heutigen Prerelease ist es aber geschafft: die Spaltenbreite lässt sich ganz einfach mit dem Mauszeiger verändern. Eine Kleinigkeit nur, die aber im Alltag recht hilfreich ist. Den ganzen Beitrag lesen »

 
Mai 152015
 
ort-zeit1

erledigt in 2 Sekunden

Unterwegs versuche ich ja, mir Tipparbeit möglichst zu ersparen (siehe: “Mein optimierter Homescreen”). Die IFTTT-Apps (Android und iOS) “Do Camera”, “Do Note” und “Do Button” leisten in diesem Punkt gute Dienste. Bei Evernote denkt man zunächst an die ersten beiden Apps, aber auch mit “Do Button” lässt sich viel machen. Dazu ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind an einer Evernote-Liste interessiert, in der Ort und Zeit von bestimmten Ereignissen aufgeführt werden. Wenn Sie beim Bauamt beschäftigt sind – vielleicht das Auftreten von Schlaglöchern. Sie sind Vogelkundler und Ihnen begegnen in letzter Zeit vermehrt Dodos? Halten Sie dies fest (und teilen Sie die Liste mit Ihrem Therapeuten 😉 ). Sie planen einen Klassenausflug und halten bei einer ersten Begehung wichtige Sehenswürdigkeiten fest. Sie besuchen täglich verschiedene Kunden und möchten am Abend eine solche Liste als kleine Gedächtnisstütze zur Hand haben usw. usw.

Für diesen Zweck modifizieren Sie zunächst ein Rezept, das im Do-Button-Katalog bereits vorhanden ist: “Quickly append to a to-do note”. In dieses Rezept tragen Sie den gewünschten Titel der Notiz ein, den Inhalt, das Notizbuch und die Schlagwörter, die Sie verwenden möchten. Mit den Platzhaltern “OccuredAt” und “LocationMapURL” werden automatisch eingefügt: Datum, Uhrzeit und Link zum Kartenausschnitt auf Google-Maps.

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Rezept anpassen

Im abgebildeten Beispiel habe ich zusätzlich Anführungszeichen und Satzzeichen eingefügt, damit man die Daten später eventuell auch in Form einer Excel-Tabelle auslesen kann. Muss man aber nicht machen – einfacher Text genügt.

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Do-Button-App

Oder man setzt noch HTML-Anweisungen z. B. für eine durchgezogene Linie ein. Nach der Speicherung wird das neue Rezept in der Do-Button-App aufgeführt. Nun könnte man diese App starten, auf das Rezept tippen und anschließend die Aktion auslösen – aber auch diesen Vorgang kann man beschleunigen. Dazu aktiviert man das entsprechende Widget. Unter iOS bedeutet das: Mitteilungszentrale runterziehen (klappt auch auf dem Sperrbildschirm) und den Elefanten-Button drücken (siehe Abbildung oben) – 1 bis 2 Sekunden warten – fertig. Prinzipiell könnte man auch 3 Buttons mit unterschiedlichen Informationen aufnehmen, z. B. “Ort/Zeit – Schlagloch”, “Ort/Zeit – Baubefestigung”, “Ort/Zeit – Gefährdung Radweg” – alles hätte man dann in einer Reihe im Widget eingeblendet. Sie können dafür drei getrennte Evernote-Notizen anlegen – oder Sie geben alle Informationen an die gleiche Notiz weiter, deren Zeilen dann mit unterschiedlichen Begriffen beginnen (“Schlagloch”, “Bau”, “Radweg”). Und das alles, ohne auch nur einen einzigen Buchstaben tippen zu müssen.

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Tabelle in Evernote

 

 

 
Mai 122015
 
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überraschend einfach

Das bekannte Zeichenprogramm “Paper” von FityThree hat heute neue Funktionen erhalten: Diagramme und Schaubilder lassen sich nun damit sehr einfach erstellen. Ideen, die man in Evernote speichert, bestehen ja oft auch aus zeichnerischen Anregungen, z. B. ein Foto einer Flipchart-Darstellung, eine erste Projektskizze via Mindmap oder ein gezeichnetes Mockup für die neue Webseite.
Zunächst dachte ich: “Okay, macht geometrische Figuren, kennt man ja beispielsweise von Goodnotes, so what?” Aber die Entwickler haben nicht einfach “Technik” eingebaut – sie haben (zumindest versucht) einen organischen Prozess abzubilden. Sprich: Ähnlich wie bei den bisherigen Zeicheninstrumenten sollte auch hier eine Idee im Vordergrund stehen, die man “mit wenigen Pinselstrichen” an die Wand wirft. Kleines Beispiel: Möchte man eine Figur duplizieren, so legt man den einen Finger auf die Leinwand – der andere Finger tippt einfach auf jene Stellen, an denen man eine Kopie erzeugen möchte. Oder Pfeile bei den Strichen gewünscht? Man wählt nicht aus einem Menü aus – vielmehr bleiben die Pfeile für 2 Sekunden eingeblendet und man tippt, wenn sie sichtbar bleiben sollen. Ein Venn-Diagramm mit überlappenden Schnittflächen? Man kopiert einfach den Kreis, tippt kurz, um die Farbe zu ändern, zieht ihn dann in die gewünschte Position – automatisch werden die beiden Farben auf der Schnittfläche gemischt.

Toll ist, dass FiftyThree für all diese Aktionen direkt kurze Video-Tutorials ins Netz stellt – so hat man sich das Vorgehen sehr rasch angeeignet. Neben der gängigen Übergabe an Evernote gibt es auch noch eine spezielle an Evernote-Skitch, so dass man Grafiken sehr leicht weiter bearbeiten kann. Ausprobieren lohnt sich auf jeden Fall.

Übersicht der neuen Funktionen.
Seite mit Tutorials.

 

 
Mai 102015
 
note-station-clipper

fast wie der große Bruder

Über den kleinen “Evernote-Clone” für die heimische DMS-Server-Box habe ich ja schon öfter berichtet (hier und hier). Synology, Marktführer auf diesem Gebiet, entwickelt seine “Note Station” permanent weiter. Nach wie vor großer Pluspunkt: Evernote-Notizen können problemlos (samt Meta-Daten) importiert werden. Und nun gibt es auch einen “Web-Clipper-Clone” [1], der einen überraschend guten Eindruck hinterlässt.

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verschiedene Formate

Webseiten lassen sich in 4 Formaten clippen: Die Original-Seite (Text bearbeitbar), eine lesefreundliche Variante ohne Werbung und Formatierung, die ganze Seite oder Teile davon als Grafik. Allerdings: die vom Evernote Clipper gewohnten Zeichen-Werkzeuge sind nicht vorhanden.

Dafür liefert der Menüpunkt “Vereinfachter Inhalt” (bei Evernote: “Artikel ohne Formatierung”) sehr gute Ergebnisse, die den Vergleich mit Pocket oder Clearly nicht zu scheuen brauchen. Auch bei diesem Web Clipper lassen sich schon bei der Erfassung Notizbuch und Schlagwörter auswählen, ein Kommentar lässt sich  einfügen (der ist dann am Beginn der Notiz zu sehen), der Quell-Link ist in der Notiz zu finden usw.

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hübsch formatiert

Ebenfalls dabei: Ein “Schnellmodus”. In diesem Modus muss man keinerlei Einstellungen vornehmen – ein Klick auf das Icon genügt. Gespeichert wird in jenem Format, das man zuletzt benutzt hat – schöne Idee, die auch der Evernote-Clipper übernehmen könnte.

Auf den mobilen Geräten ist der Clipper wie üblich im Teilen-Menü vorhanden: ein blaues Logo wird kurz auf der Webseite eingeblendet. Man hat dann, ähnlich wie z. B. bei Pocket, die Wahl: Entweder man lässt das Logo 2 Sekunden eingeblendet – dann wird die Seite mit den Voreinstellungen auf dem eigenen NAS gespeichert. Oder man unterbricht, um Einstellungen für das Notizbuch oder die Schlagwörter vorzunehmen. Sehr gut: Man kann auch mobil sowohl die Webseite mit Layout als auch in bereinigter Form übergeben.

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auch mobil alles möglich

Übrigens hat Synology jüngst in die Note Station zusätzlich ein ToDo-Management integriert und ermöglicht in den mobilen Apps Zugriff auf weitere Dateidienste – auch gut umgesetzt, auch eine Anregung für Evernote, da mal einen Blick drauf zu werfen.

Fazit: Die Note Station wird zunehmend attraktiver, da sie inzwischen nicht nur viele Funktionen von Evernote 1:1 abbildet, sondern auch wichtige Funktionen wie z. B. vollständige Verschlüsselungsmöglichkeiten von Notizen integriert hat. Da aber immer noch die Indexierung von Dateianhängen, Texterkennung in Grafiken, Handschriftenerkennung usw. fehlen, kann sie im Bereich des Dokumentenmanagements Evernote nicht wirklich ersetzen. Wenn Synology die Entwicklung mit gleicher Energie weiter voran treibt, könnte das Produkt insbesondere im Bereich sensibler Daten für manche zu einer Alternative werden.

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innovative Funktionen

[1] Momentan nur für den Browser Chrome und die mobilen Apps.

 
Mai 102015
 
sicherung-verlauf

Notizen-Verlauf aufrufen

Eine gelöschte Notiz wandert ja zunächst in den Ordner “Papierkorb”, so dass man weiterhin Zugriff auf die Notiz hat. In unserer Google+ Gruppe hatte ein Anwender aber das Problem, nur den – umfangreichen – Content seiner Notiz gelöscht zu haben. Auch war die Synchronisation bereits erfolgt, daher konnte er sich nicht einfach eine Kopie z. B. via Web-Frontend besorgen. Die Lösung in diesem Fall: Aufruf des Notizenverlaufs (Funktion nur bei Premium-Account vorhanden [1]).

Vorab: Evernote legt nicht sofort nach jedem geänderten Buchstaben eine Kopie der Notiz an. Das mag bei einer einzelnen Datei in einer Textverarbeitung noch Sinn machen, um z. B. verschiedene Layouts auszuprobieren. Im Falle von Evernote würde so etwas rasch zu einer ellenlange Liste führen, die die Datenbanken unnötig aufbläht. Evernote fertigt mehrmals täglich automatisch einen Schnappschuss an, was in der Regel völlig ausreichend ist. Diese Kopien bleiben auch auf den Evernote-Servern, die lokale Datenbank vergrößert sich dadurch nicht.

Abruf einer früheren Notizen-Version
Wenn man die Info-Daten einer Notizen abruft (= kleine “i” über der Notiz), so erscheint als letzter Punkt “Verlauf anzeigen”. Nach dem Klick dauert es ein paar Sekunden, schließlich erscheint eine entsprechende Tabelle:

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frühere Versionen

Nun kann man durch Klick auf “Importieren” eine frühere Version der Notiz aktivieren. Das kann man recht sorglos machen, denn die aktuelle Notiz wird nicht überschrieben. Vielmehr legt Evernote die wiederhergestellte Notiz in einem speziellen Notizbuch mit dem Namen “Importierte Notizen” ab. Man kann sich also erst einmal in Ruhe anschauen, ob man diese Notiz künftig verwenden möchte. Zusätzlich markiert Evernote intern diese Notiz mit dem Vermerk “keine Synchronisation”, damit nicht ein Durcheinander auf den unterschiedlichen Geräten entsteht. Erst nach dem Verschieben in ein anderes Notizbuch wird die Notiz wie gewohnt synchronisiert. Das Original-Erstelldatum der Notiz wird beibehalten, sofern man es nicht manuell ändert.

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spezieller Ordner

 

[1] Danke an Jens für den Hinweis, dass die Funktion nur bei Premium – nicht bei Plus – vorhanden ist!

 
Mai 082015
 
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Fingertipp genügt

Über die App “Drafts“, mit der man per Highspeed Notizen unter anderem in Evernote speichern kann, habe ich schon mehrfach berichtet (z. B. im Artikel “Multi-Abfragen erstellen“). Der Entwickler ist weiterhin unermüdlich – erst vor einigen Wochen hat er eine Version für die Apple Watch heraus gebracht. Im Update von heute finden sich wieder zahlreiche Erweiterungen, darunter die Möglichkeit, die erweiterte Tastaturzeile mit eigenen Aktionen zu versehen. Im Grunde ist die Sache sehr einfach: Man schnappt sich einfach eine beliebige Action aus dem Menü, das man sonst in der rechten Seitenleiste einblendet. Speist man z. B. ein Evernote-Notizbuch mit Einfällen zum neuen Projekt unterwegs via Drafts, so hat man bereits eine Evernote-Action namens “Ideen” angelegt, die man nun auf die Tastatur ziehen kann:

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Tasten sind rasch konfiguriert

Ob man der Taste ein Icon, ein Wort oder eine Kombination aus beiden Elementen zuweist (1) ist beliebig. Wichtig ist nur, dass bei der Actionzuweisung der gleiche Name verwendet wird, den man auch im Menü verwendet (3). Man kann sogar die Voice Over-Funktion von iOS mit einem passenden Befehl belegen (2). Oder, wenn man etwa ein Bluetooth-Keyboard verwendet, eine Tastenkombination definieren. Jedenfalls macht der Fingertipp auf einen solchen Button Drafts noch einmal einen Tick schneller, obwohl wir es schon bisher mit einer der schnellsten Evernote-Eingabemöglichkeit (zumindest unter iOS) zu tun hatten.

 
Mai 062015
 
scannable-autoerkennung

Erkennung von Dokumentenarten

Vom Start weg war Evernote-Scannable außerordentlich erfolgreich. Die Autoerkennung von Rändern, das nahtlose “Weiterscannen”, die sehr guten Scan-Ergebnisse – das alles hat überzeugt. Das heutige Update erhält zwar auch Verbesserungen der bisherigen Funktionen – vor allem aber erkennt nun Scannable von selbst, ob z. B. eine Tankquittung oder ein Post-it-Zettel fotografiert wird. Entsprechend steuert die App nicht nur Kontrast und Farben, sie vergibt auch automatisch entsprechende Namen, die anschließend zum Titel der Evernote-Notiz werden. Momentan erkennt Scannable

  • typische Quittungen (also lang und schmal) = “Beleg”
  • Post-it-Notizen (quadratische Vorlagen) = “Post-it-Notiz”
  • Seiten aus Evernote-Moleskine-Notizbüchern = “Notizbuch-Scan”
  • Farbvorlagen (Farbe dominiert, Text in der Vorlage weniger vertreten) = “Foto”
  • und Visitenkarten (kleines Rechteck) = “Visitenkarten”
  • andere Vorlagen oder “Misch”-Vorlagen = “Scannable-Dokument”

Dies sind die Begriffe, die Scannable automatisch einsetzt – man spart sich also Schreibarbeit und ist noch mal einen Tick schneller beim Erfassen. Natürlich kann man alle Titel manuell überschreiben.

Wesentliches Erkennungsmoment sind die Seitenverhältnisse der Vorlagen. Scannable sieht eine Rechnung auf einem DIN-A4-Blatt also als “Dokument” an, nicht als “Beleg”.

Ebenfalls neu und nützlich: Sofern man die Vorlage im PDF-Format an Evernote übergibt, erhält der PDF-Dateiname noch eine Datumsangabe, also: Evernote-Titel der Notiz weiterhin “Scannable-Dokument”, der Name der PDF innerhalb der Notiz lautet aber “Scannable-Dokument am 06.05.2015 21_12_15.pdf”. Damit bleibt das Original-Datum erhalten, selbst wenn man den Notizenanhang später einmal getrennt speichert.

 
Mai 062015
 
raus7

Erklärungen mit Daumenkino (Grafik anklicken)

Eigentlich stammen GIF-Animationen aus der Steinzeit des Internets [1]: lachende Smilies, presslufthämmernde Baustellenarbeiter auf Webseiten, einfliegende Sternchen in PowerPoint-Dateien – würg würde Dr. Erika Fuchs dazu vielleicht in eine Sprechblase geschrieben haben. Egal – seit einiger Zeit kommen die wackelnden Grafiken durch Facebook, Google+, Twitter usw. zu neuem Ruhm, da sie unkomplizierter als Filme anzuzeigen sind. Auch Evernote kann damit umgehen, sowohl in den Desktop-Anwendungen, als auch bei geteilten Notizen im Web und auf den mobilen Geräten. Ideal, um sehr schnell mit sehr kleinen Dateien einen Sachverhalt zu erläutern. Dazu vielleicht zwei Sätze getippt (“Auf den grünen Punkt klicken”) und schon hat man per freigegebener Notiz eine Anleitung für einen Kollegen erstellt.

Es gibt sehr viele und kostenlose Tools, mit denen man die Daumenkinos erstellen kann. Besonders gut gefällt mir GifCam, das etliche Einstellungen (z. B. das Einblenden des Mauszeigers) ermöglicht und kleine Dateigrößen erzeugt. Vor allem kann man im gewünschten Bildschirmbereich einen Rahmen ziehen, auf “Rec” klicken, danach “Save” – fertig. Innerhalb von Sekunden hat man seine GIF-Datei erzeugt – die noch in eine Evernote-Notiz ziehen, das war es.

gifcam

unkompliziert

 

[1] Nebenbei: Ursprünglich entwickelt von Kollegen aus der Fakultät für Mathematik der Uni Ulm, wenn ich mich korrekt erinnere.