Apr 162014
 
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Reports automatisch erzeugen

Wer sich mit einer bestimmten Produktidee oder Projektthema beschäftigt, der beobachtet meist dazu auch die Beiträge im Web, in Sozialen Medien usw. Statt nun selbst ständig auf die Suche nach entsprechenden Postings zu gehen, kann man die Sache auch automatisieren und automatisch Berichte in Evernote erstellen lassen. Beispiele für Dienste, die mit Evernote verbunden werden können, sind IFTTT und Zapier. Da IFTTT kostenlos ist, ist dieser Service bekannter. Bei Zapier sind nur 5 Rezepte (und 100 Abrufe/Monat) frei, wer mehr will, zahlt ein paar Euro. Allerdings hat Zapier dafür deutlich mehr Möglichkeiten, was ich an einem Beispiel verdeutlichen möchte:

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Bericht in Evernote

Einmal wöchentlich gibt es unter dem Stichwort “EdchatDE” einen Twitter-Chat, an dem überwiegend Lehrerinnen und Lehrer teilnehmen, die Themen sind eine spannende Sache, der Chat wird immer gut vor- und nachbereitet (alle Einzelheiten dazu im ZUM-Wiki). Allerdings kann ich aus Zeitgründen nicht immer teilnehmen, möchte mir die Beiträge aber nicht entgehen lassen. Zwar könnte ich zu einem späteren Zeitpunkt die Twitter-Suche für das Stichwort “#EdchatDE” verwenden, aber da auch zwischen den wöchentlichen Treffen Beiträge gepostet werden, müsste ich die Suche mehrfach wiederholen. Sehr viel eleganter ist es, wenn sich via Zapier ein Notizzettel in Evernote mit den jeweils neuen Beiträgen “füllt”. Ich muss nach dem anfänglichen Einrichten nichts weiter tun und habe alle Beiträge als Report vorliegen. Immer, wenn ein Tweet mit dem Begriff gepostet wird, wird das Notizblatt von Zapier ergänzt (bei IFTTT funktioniert das übrigens meines Wissens nach nicht [1]).

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viele Felder

Zapier stellt rund 40 – 50 (!) Twitter-Felder zur Verfügung, die man in seinen Bericht einfließen lassen kann. Für mich genügt da der Nachrichtentext, Autor und Tweet-Link, man könnte aber auch noch Geo-Location, Follower-Zahlen usw. usw. aufnehmen. Oder die Felder mit Komma/Semikolon trennen und so in Excel weiter bearbeiten. Außerdem kann man wählen, ob jeweils eine neue Evernote-Notiz erzeugt oder eine bestehende Notiz ergänzt werden soll. Das restliche Vorgehen kennt man von IFTTT: Man erstellt seine Regel, wählt Evernote-Notizbuch und Notizblatt-Titel, gibt den Hashtag oder Suchbegriff von Twitter an und aktiviert die Regel. Im 15-Minuten-Abstand (bezahlt: im 5-Minuten-Abstand) schaut Zapier nach Einzelheiten.

Außerdem lassen sich noch zahllose “Und/Oder”-Bedingungen definieren, z. B. dass nur die Tweets aus einer bestimmten Region oder in einem bestimmten Zweitraum – etwa nach einer Tagung – gesammelt werden sollen.

Twitter war jetzt nur ein Beispiel, die Evernote-Rubrik mit vorhandenen Evernote-Rezepten (momentan: 186 Stück) ist bei Zapier ziemlich groß. So kann man beispielsweise die Projektmanagement-Software Asana oder Trello via Evernote bedienen. Einfach mal anschauen und ausprobieren.

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Felder anordnen

[1] Es gibt zwar ältere IFTTT-Rezepte, die einen Suchbegriff abfangen wollen, aber diese basieren auf der früheren Möglichkeit, Twitter-Feeds von Suchbegriffen zu erstellen. Twitter hat diese Möglichkeit inzwischen gestrichen, die Rezepte funktionieren nicht mehr.

 

 

 
Apr 152014
 
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Schauen wir mal …

Ich freue mich immer, wenn Leser bereit sind, über Ihre Erfahrungen in Form eines Artikels zu berichten. Heutiger Gastautor: Michael Lanzinger.

Evernote versus OneNote

Bekannt ist mir OneNote schon länger als Evernote. Ich hab es eher durch Zufall auf meinem ersten (und letzten) PC-Laptop entdeckt und es dort intensiv zu nutzen begonnen. Es war die Zeit vor einem iPhone und vor Diensten wie Dropbox, eine Synchronisation-Funktion also für mich damals noch nicht notwendig. Mir ging es einzig darum ein besseres Werkzeug zu haben als zahllose Word-Dokumente, um meine Ideen festzuhalten. Dass man die Texte und auch Bilder wie auf einem Whiteboard anordnen konnte und dann auch noch verlinken, war für mich umso praktischer.

Dann habe ich mich für Apple entschieden. Zuerst kam das iPad, dann das iPhone und schließlich ein MacBook Air ins Haus. Nicht dass mir mein PC-Laptop nicht mehr gefällt, ganz im Gegenteil, ich nutze ihn auch jetzt noch, aber mit einem MacBook kann er einfach nicht mithalten. Den ganzen Beitrag lesen »

 
Apr 132014
 
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Pocket als E-Book

Viele Evernote-Anwender nutzen ja den “Später-lesen-Dienst” Pocket, um Webseiten zu archivieren und einzelne Pocket-Artikel an Evernote zu übergeben. Wenn man möchte, kann man aber auch mit ein paar Klicks aus seinem gesamten Pocket-Archiv von Zeit zu Zeit ein E-Book erstellen, z. B. im PDF- oder ePub-Format – und dieses in einer Evernote-Notiz zum bequemen Durchblättern aufheben. Das hat gleichzeitig den Vorteil, dass man Pocket “aufräumen” und dort alle Artikel löschen kann, was wiederum die Übersichtlichkeit erhöht. Denn das erzeugte E-Book erhält automatisch ein Inhaltsverzeichnis der einzelnen Artikel, so dass man die Beiträge rasch findet und dazu nicht auf die Pocket-App zugreifen muss. So könnte man sich z. B. alle 3 Monate ein “Pocket-E-Book” generieren, etwa nach dem Muster “2014 – Quartal 1″, “2014 – Quartal 2″ usw. Das für diesen Prozess notwendige Tool haben ohnehin schon viele Anwender auf ihrer Festplatte: Calibre.

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Pocket hinzufügen

Calibre bringt von Haus aus bereits einen “Pocket-Konverter” mit, der ist allerdings recht versteckt. Hat man ihn einmal entdeckt, muss man nur seine Account-Daten eingeben – nach wenigen Sekunden ist das Buch fertig. So wird es gemacht:

1. Menüpunkt “Nachrichten abrufen”.
2. “Neue individuelle Nachrichtenquelle hinzufügen”.
3. “Vorgegebenes Schema anpassen”.
4. Aus der umfangreichen Liste “Pocket [und]” wählen.
5. Fenster schließen.

Dieser Teil 1 muss nur einmal eingerichtet werden. Jetzt zu Teil 2:

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Archiv abrufen

1. Menüpunkt “Nachrichten abrufen”.
2. “Angepasst” aufklappen, dort “Pocket” wählen.
3. Account-Daten eintragen.
4. “Jetzt herunterladen”

Ein paar Sekunden warten – fertig ist das E-Book, das man z. B. in iBooks bequem auf dem mobilen Gerät lesen kann. Oder man wandelt es für den Kindle um usw. Calibre liefert, wie gesagt, direkt das Inhaltsverzeichnis mit, dafür ist also kein zusätzlicher Schritt notwendig. Wer übrigens noch unter iOS einen sehr guten, umfangreichen und zudem kostenlosen Reader sucht (bei Android kenne ich mich ja leider nicht so gut aus), der sollte mal einen Blick auf Marvin werfen. Marvin hat sogar seinerseits ein Calibre-Export-Format, mit dem man Annotationen, Lesezeichen, Bücherlisten usw. an das Tool übergeben kann.

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Inhaltsverzeichnis in iBooks

 

 
Mrz 282014
 
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rasche Auswahl

Seit heute ist das ein weiteres (Prerelease-)Update für die Windows-Desktop-Version erhältlich . Über die neuen Funktionen, die darin enthalten sind – z. B. der Button für Inhaltsverzeichnisse – habe ich ja bereits in den letzten Wochen berichtet. Aber eine Kleinigkeit ist ganz neu – und im Alltag ausgesprochen nützlich: Wenn man bei der Auswahl “Notizbücher” die übliche Liste aufklappt, so werden jetzt an erster Stelle die Notizbücher aufgeführt, die man zuletzt verwendet hat [1]. Man muss also nicht mehr in einer eventuell langen Notizbuch-Liste scrollen (eine Teilnehmerin in unserer Google+ Gruppe organisiert ihre Notizen in über 200 Notizbüchern).

Die Sache ist vor allem für rasche Verschiebe-Vorgänge nützlich. Will ich also eine Notiz in ein anderes Notizbuch einordnen, wird dieser Weg dadurch abgekürzt. Die “Kürzlich-Rubrik” ist auch in der mittleren Spalte vorhanden, so dass man rascher nach Notizbüchern filtern kann.

[1] Wenn ich mich recht entsinne, ist das auch bei iOS-Evernote seit dem letzten Update so.

 
Mrz 282014
 
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kann viel

Unter den Feedreadern, die per Browser lesbar sind, dürfte Feedly ganz vorne stehen. Für Evernote-Anwender, die gerne einzelne Artikel in ihrem Archiv aufbewahren möchten, hat er allerdings einen entscheidenden Nachteil: für die direkte Evernote-Übergabe ist die Pro-Version erforderlich – und die kostet 45 Dollar im Jahr. Nun kann man zwar über Umwege – Mail-Versand, speichern in Pocket oder den IFTTT-Dienst – kostenlose Lösungen finden, aber die sind nur bedingt befriedigend. Denn auch eine so wichtige Funktion wie die Suche bedarf des Pro-Accounts.

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Evernote on Board

Daher lohnt es sich vielleicht, einen Blick auf den ausgezeichneten InoReader mit seiner deutschprachigen Benutzeroberfläche zu werfen, denn bei dem ist Evernote dabei … und Pocket … und die Suche über alle Artikel … und Tastenkürzel … und – na, halt eine Menge Funktionen. Die Ansichten lassen sich nach vielen Kriterien einstellen: Ob eher nüchtern und tabellenartig, kontrastreich, mit Tastenbedienungen usw. Zu viel, um alles aufzuzählen, aber hier geht es ja vor allem um die Möglichkeiten der Evernote-Schnittstelle.

Was InoReader ähnlich wie Feedly Pro macht: Wenn man einen Artikel an Evernote sendet, erhält das Evernote-Notizblatt das Schlagwort, das man im Reader vergeben hat. Man kann aber auch in InoReader eine Liste seiner Evernote-Notizbücher aufrufen und an Ort und Stelle die Einordnung vornehmen. Besonders interessant: Für die

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eigener Ordner für Evernote

Dienste, mit denen man teilt – wie Evernote und Pocket – werden eigene Ordner angelegt. Klickt man also irgendwo in seinen Feeds auf den Elefanenkopf, wird nicht nur der Artikel an Evernote übergeben – es entsteht auch eine Liste aller Einzelartikel, die man an Evernote verschickt hat.

Besonders ausgefuchst sind die Möglichkeiten, Regeln zu erstellen (ähnlich der Weiterleitungsregeln, die man von Mailprogrammen kennt). So könnte man die Regel definieren, dass neue Artikel, die im Titel das Wort “Evernote” aufweisen und/oder im Text den Begriff “Dokumentenmanagement” automatisch ein Schlagwort zugewiesen bekommen (z. B. “später lesen”). Sichtet man später die Resultate und möchte den ein oder anderen Beitrag in Evernote archivieren, so ist bereits das passende Schlagwort vergeben.

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Regeln lassen sich definieren

Weiterhin gibt es noch eine Android-App dazu – und eine kleine Einschränkung muss man machen. Auch bei InoReader gibt es Pro-Versionen gegen Geld, allerdings fürfte die kostenlose Variante zumindest allen Anwendern ausreichen, die einer “ungelesene-Artikel-Anzahl” von 1.000 zufrieden sind, danach geht es für 30 und 50 Dollar Jahresbeitrag weitere Funktionen.

//Edit: gerade bei meinem iPad-Lieblingsreader “Mr. Reader” nachgeschaut – auch der lässt sich mit InoReader synchronisieren!

 
Mrz 262014
 
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Button einblenden

Bei Evernote-Desktop klicke ich wahrscheinlich am häufigsten auf den Button “Alle Notizen”. Hauptsächlich, um mit einem Klick all meine Filter und Suchvorgänge “auszuschalten” oder um aus verzweigten Notizbüchern auf die Hauptansicht zu springen.

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am gleichen Tag

Dieser Button hat aber einen weiteren nützliche Effekt. Nehmen wir an, die Suche “Cover-Entwurf” zeigt mir eine Reihe von Notizen aus unterschiedlichen Projekten und Notizbüchern an. Darunter entdecke ich in der gefilterten mittleren Ansicht jene Notiz, um die es geht. Oft interessiert mich dann, welche Notizen ich zu jenem Zeitpunkt noch verfasst habe (etwa das Foto einer handschriftlichen Notiz, das in den Suchresultaten nicht auftaucht, da es nicht das Wort “Cover” enthält). Diese Notizen werden in diesem Moment nicht angezeigt, da die Spalte ja gerade die verschiedenen Suchresultate enthält. Wenn ich nun auf “Alle Notizen” klicke, bleibt der Fokus auf der angeklickten Notiz, aber darüber und darunter werden in der Vorschau jene Notizen angezeigt, die um dieses Datum herum erstellt wurden. Evernote springt also nicht ganz an den Anfang zur jüngsten Notiz, sondern “verharrt” an der aktuellen Stelle. Simpel, aber im Alltag recht nützlich, wenn man umfangreiche Notizbestände hat.

 
Mrz 242014
 
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Evernote, Pocket, Trello

Auf dem Desktop/Notebook ist die Mail-Archivierung in Evernote problemlos: Outlook hat den grünen Evernote-Button, für Google Mail erledigt das der Web Clipper usw. Mobil geht es zwar auch via Weiterleitung an die persönliche Evernote-Adresse, sofern man die kostenlose Mail-App “CloudMagic” (Android und iOS) verwendet hat man es nun noch etwas einfacher. Vor allem: die Sache ist auch optisch sehr hübsch gelöst.

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Einstellungen

CloudMagic ist vor einigen Tagen mit einer “Cards”-Funktion aufgerüstet worden. Dahinter verbergen sich Plugins, die Texte, Termine und Link-Infos auf Wunsch aus der Mail holen und direkt an Evernote, Pocket, Trello usw. übergeben. Sehr simpel: ein Doppelklick auf die Mail genügt und die Funktion ist einsatzbereit. Hinter diesen Cards verbergen sich Plugins, wie man sie auch von Browsern kennt (es sollen künftig noch eine Reihe weiterer Dienste aufgenommen werden). Die Evernote-Card lässt die Einstellung von Notizbuch und Schlagwörter zu, die jeweiligen Listen werden dem eigenen Evernote-Account entnommen, so dass man sich Tipp-Arbeit ersparen kann. CloudMagic ist insgesamt eine gute Mail-App, die eine Reihe pfiffiger Ideen aufweist, ohne überladen zu sein. Ruhig mal ausprobieren oder sich auf der Homepage der App umsehen.

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Tablet-Ansicht

 
Mrz 222014
 
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mehr Möglichkeiten

Zunächst bei Mac eingeführt (in der aktuellen Win-Beta auch vorhanden) gibt es den Präsentationsmodus nun schon etliche Wochen in der iPhone-/iPad-Variante (Premium). Allerdings zunächst nur mäßig gelungen, man konnte halt seine Notizen über den Beamer anzeigen, das war es dann auch schon ziemlich. Mit dem gestrigen Update hat es einen großen Sprung nach vorne gegeben. (Was mich in diesem Zusammenhang immer wieder überrascht: Evernote kommuniziert in seinem Blog - trotz guter Ideen – immer nur einen Bruchteil der neuen Funktionen.) Jetzt hat die Sache wirklich einen Level erreicht, bei dem man sein iPhone lässig aus der Tasche holen, an den Beamer anschließen und sofort mit einer guten Präsentation beginnen kann.

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rasch gestartet

Die Auswahl der Notizen, die man präsentieren möchte, kann manuell oder über ein Notizbuch oder Schlagwörter geschehen (z. B. ein temporäres Schlagwort “Meeting1″ vergeben, danach wieder löschen, so muss man keine Notizen verschieben). Im Unterschied zu anderen Apps verwendet Evernote je nach Möglichkeiten des Beamers verschiedene Formate, z. B. auch das 16:9-Format. Gut gemacht dabei: Hält man das iOS-Gerät hochkant, so dimmt Evernote jene Bereiche oben und unten, die von der Beamerfläche abgeschnitten sind. Vor allem aber: die eingeblendeten Pfeiltasten bewegen den Ausschnitt dann genau um jenes Segment, das in den Rahmen “passt”.
Beispiel: Ich zeige aus einer PDF eine DIN-A4-Seite “ganz” – dann blättern die Pfeile jeweils um eine PDF-Seite. Meist ist die Schrift dann aber für die Zuschauer zu klein, so dass man mit der Zoom-Geste auf die Breite vergrößert, wodurch in der Höhe aber nicht mehr das ganze Blatt, sondern nur noch das erste Drittel angezeigt wird. Ein Klick auf den Pfeil rückt die Seite nun genau um ein Drittel weiter, ein weiterer Klick zeigt das letzte Drittel an.

 

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Oberfläche

Dokumente (nicht nur PDF – auch Office-Dokumente!) erhalten eine Art “Spielkarten-Ansicht” mit einem Balken, der die Seitenzahl nennt. Wieder mit dabei sind die unterschiedlichen Farben für den Laserpointer, Nachtmodus, Airplay usw. Vor allem aber:

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Thumbnail-Auswahl

In der neuen Version können die zu zeigenden Inhalte unabhängig vom Beamerbild ausgewählt werden. Im einfachsten Fall heißt das: Ich blättere auf meinem iOS-Gerät ein PDF-Dokument auf und tippe die Seiten an, die gezeigt werden sollen. Während über den Beamer noch “Seite 10″ präsentiert wird, kann ich auf meinem Gerät die Thumbnail-Ansicht aufrufen, zu Seite 24 scrollen, diese antippen – und schwups, die Seite erscheint. Diese Thumbnails bekommen die Zuschauenden aber nicht zu Gesicht (daher “Second-Screen”).
Es geht sogar noch einen Zacken besser: Wenn meine Notiz gemischte Inhalte aufweist – z. B. PDF-Dokumente plus einzelne Fotos – so kann ich all diese Inhalte via Thumbnail-Darstellung gezielt auswählen. Außerdem habe ich bei Fotos sofort die Möglichkeit, diese “Diashow-ähnlich” anzuzeigen: Mit den üblichen Wisch-Gesten kann nicht nur innerhalb der Fotos rasend schnell geflippt werden, auch kleine Animationen (“Verdrehen” der Grafiken) lassen sich so erzeugen.

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kleine Animationen

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Dokumente und Grafiken gemischt

Ganz allgemein: Präsentationen via Smartphone oder Tablet sind eine feine Sache. Ich selbst setze seit dem Erscheinen von iPad1 Tablets in allen meinen Lehrveranstaltungen ein und mache sehr gute Erfahrungen damit. Vor allem kann man durch die komfortablen Zoom-Möglichkeiten sehr viel einfacher auf wichtige Punkte bei Abbildungen oder bei längeren Texten aufmerksam machen. Zwar wird wahrscheinlich auch weiterhin PDF-Expert hierfür meine Hauptanwendung bleiben, aber für Zwischendurch ist Evernote mit dem Update nun tatsächlich alltagstauglich geworden.

 

 
Mrz 192014
 
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unter der Lupe

Heute mal ein kurzer Blick hinter die Kulissen: Wie funktioniert die Texterkennung bei Evernote? Oft sind Anwender, die neu mit Evernote beginnen, erstaunt, dass Texte in Fotos oder von handschriftlichen Notizen wirklich gut gefunden werden. Heutige Software erledigt das zwar generell ganz gut bei “klaren” Vorlagen, etwa einem gut ausgeleuchteten Schriftstück aus dem Drucker. Es kommen dabei u. a. verschiedene Näherungsverfahren zum Einsatz, z. B. Häufigkeitsstatistiken, Kontext (was steht vor und nach dem zu erkennenden Wort) usw. Abschließend trifft die Software die Entscheidung für die wahrscheinlichste Variante und setzt diese in den erzeugten Text ein. Und entweder stimmt das Wort dann – oder eben nicht.

Für Evernote steht aber nicht die Erzeugung eines flüssig lesbaren Textes im Vordergrund, die Software möchte vielmehr sicher gehen, dass bei einer Suche auch wirklich die Notiz gefunden wird. Daher weist sie nicht eindeutig zu erkennenden Begriffen mehrere Bedeutungen zu. Als Beispiel mag der oben abgebildete Text dienen. Für das menschliche Gehirn natürlich problemlos zu entziffern, die “Maschine” hingegen kämpft mit der Biegung der Buchseite, mit einer ungleichmäßigen Beleuchtung, mit einem groben Papier usw. Evernote fügt daher zu der wahrscheinlichsten “Übersetzung” noch Alternativen hinzu. “Wir stellen …”: hier erkennt Evernote zwar “stellen”, nimmt aber ebenfalls die Begriffe “steilen” und “steTen” in seinen Suchindex auf. “In jeden Topf” wird ergänzt mit “Top!” und “Top”; “geben wir” mit “gehen” usw.

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der Code dahinter

Das ist der Grund, weshalb man bei den meisten Evernote-Notizen nicht einfach den erkannten Text exportieren kann, man würde einen sehr holprigen Text erhalten.

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Text speichern

Im Unterschied zu Fotos kann man bei PDF-Dokumenten, die gut für Evernote zu erkennen waren, hingegen Glück haben. Sofern man über einen Premium-Account verfügt, erscheint bei diesen Dateien (meist mit zeitlicher Verzögerung) ein zusätzlicher Menüpunkt: “Durchsuchbares PDF-Dokument speichern”. Die gespeicherte Datei enthält dann den “puren” Text, den man via Zwischenablage in andere Programme übernehmen kann.

 
Mrz 192014
 
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Liste mit Clearly

Das kleine Gewinnspiel ist beendet, die Gewinner sind gezogen. Die 3 Evernote-Bücher gehen an Yves (Nr. 17), Nicole (Nr. 33) und Simon (Nr. 70). Aus der Google+ Gruppe erhält Thomas Mampel den Stift samt Moleskine-Heften. Herzlichen Glückwunsch! (Ich schreibe Euch noch wegen Eurer Adressen an.)
Bei dieser Gelegenheit auch dazu ein Evernote-Tipp: Für Verlosungen nutze ich gerne Random.org, was ja durch die Nummerierung der Kommentare im Blog ein sehr leichter Weg ist. Bei der Google-Gruppe gibt es diese Ziffern nicht. Daher habe ich hier Clearly eingesetzt und das Ergebnis in Word kopiert. Durch die automatische Formatvorlagen-Zweisung erhielt ich auf diesem Weg innerhalb weniger Sekunden die Liste. Diese Übernahme von Gliederungen in Word via Clearly klappt übrigens häufig gut, so dass sich ein Versuch immer lohnt.