Mrz 242015
 
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automatischer Eintrag in Evernote

Die älteren Leser werden die beiden Herren, die sich während ihrer Sendungen gerne necken, noch gut kennen: Georg Schnurer und Mathias Münch, die in ihrer “Technik Ranch” jeweils Themen der aktuellen c’t-Ausgabe aufgreifen. In der neuesten Ausgabe (Nr. 54) erklären sie den Dienst IFTTT, der den meisten Lesern vertraut sein dürfte. Für alle, die hier ihre ersten Gehversuche machen, habe ich mal ein kleines Evernote-Rezept erstellt, das unser Todoist-Thema vom Wochenende aufgreift (“Mit Todoist Ziele – tatsächlich – erreichen”).

Mit diesem Rezept kann man folgenden Vorgang automatisieren: Sobald in Todoist eine Aufgabe erledigt ist, erhält eine Logbuch-Notiz in Evernote die Daten und ergänzt bereits bestehende Vermerke. Aufgenommen werden Projekt-Titel, Name der Aufgabe, Priorität, Todoist-Label, Datum und Uhrzeit (des “Abhakens”). Momentan ist das Rezept so eingestellt, dass in chronologischer Reihenfolge die erledigten Aufgaben aus allen Projekten aufgeführt werden. Wenn man für jedes Projekt eine eigene Logbuch-Notiz erhalten möchte, so muss man das Rezept entsprechend oft kopieren und im ersten Feld das betreffende Projekt auswählen. [1]

IFTTT Recipe: Todoist-Logbuch in Evernote anlegen connects todoist to evernote

[1]Theoretisch könnte man sich zwar diesen Schritt ersparen, indem man im Notiz-Titelfeld den Platzhalter für den Todoist-Projekttitel einfügt. Praktisch ist dieses Vorgehen aber fehleranfälliger, da Evernote mit Sonderzeichen in Titeln unterschiedlich umgeht.

 
Mrz 212015
 
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Der Weg ist das Ziel – oder so …

Aus meiner Sicht liegt der Schwerpunkt von Evernote im Informationsmanagement, hier hat das Programm deutlich seine Stärken. Ebenso ist Evernote gut einsetzbar für ein “Projektmanagement im Alltag” mit Elementen wie Checklisten, (Such-)Abfragen, Schlagwort-Filterung usw. Für die feingliedrige Planung größerer Vorhaben fehlen mir allerdings wichtige Funktionen wie z. B. “wiederkehrende Termine”, die Unterteilung in kleine Projektschritte oder das gezielte Verlinken einzelner Listenpunkte. Um Evernote in diesem Bereich zu ergänzen, hatte ich mir zwar schon öfter “Todoist” angesehen (kostenlos für Windows, Mac, Android, iOS usw.), konnte mich aber nicht dafür begeistern –  der “Mehrwert” gegenüber Evernote schien mir zu gering.
Seit einigen Wochen habe ich meine Meinung gründlich geändert: Die Möglichkeiten von Todoist sind enorm – aber weithin nicht bekannt, woran das Unternehmen selbst nicht ganz unschuldig ist. Denn die kostenlose Version kommt nur mit Basisfunktionen daher, “nett”, aber auf diesem Level nur einer unter anderen ToDo-Managern. Aus meiner Sicht sollte man sich einen Premium-Account gönnen (23 Euro Jahresgebühr [1]), um die umfangreichen Funktionen wirklich nutzen zu können.

Warum übliche ToDo-Listen scheitern – müssen

Checklisten sind ausreichend für die kleinen Dinge des Alltags: Reinigung abholen, Abo kündigen oder Fahrkarte besorgen. In der Sekunde, in der man den Fehler begeht, umfangreichere Ziele damit zu erfassen, müssen derartige ToDo-Listen versagen – ja, sie bewirken sogar das Gegenteil: durch die Anhäufung von Listenpunkten wächst das “schlechte Gewissen”. Man bekommt durch lange Listen bei jedem Öffnen gezeigt: Das ist noch nicht erledigt! Und das nicht! Und das auch noch nicht! “Kapitel 4 meiner Masterarbeit überarbeiten”, “Keller aufräumen”, “Steuer vorbereiten” oder “gesünder leben” sind nette Tagträume – mehr nicht. Es fehlen die Umsetzungsschritte, z. B. zu welchen konkreten Zeiten wird man wann welches konkrete Pensum in Angriff nehmen.

Alle Untersuchungen der Motivationspsychologen belegen seit Jahrzehnten, dass man mit Vorsätzen und Listen ohne das gleichzeitige Setzen von Terminen nichts erreicht. Beispielhaft dazu das Experiment von Peter Gollwitzer [2] an der Universität Konstanz: Studenten wurden gebeten, 48 Stunden nach Weihnachten einen kurzen Bericht einzusenden. Eine Gruppe bekam dazu keine weiteren Anweisungen. Eine andere Gruppe musste vorab festhalten, wann und wo sie diesen Bericht schreiben würden. Von Gruppe 1 setzten 32 Prozent das Vorhaben um – von Gruppe 2 hingegen 71 Prozent.

Ein weiterer wichtiger Faktor für das Erreichen von Zielen: das “Runterbrechen” auf überschaubare Handlungsanweisungen. Nur bei kleinen Einheiten kann man den Aufwand realistisch überblicken und einschätzen [3]. Daher nützt auch keine ToDo-Liste etwas, die zwar das Setzen einer Deadline für die Hauptaufgabe zulässt – bei den Unteraufgaben die notwendigen Funktionen hingegen nicht zur Verfügung stellt.

Ein letzter wichtiger Punkt: Fokussierungsmöglichkeiten. Wenn ich immer eine ellenlange Liste von Aufgaben und Teilschritten aller Projekte vor Augen habe, werde ich mit Informationen und Anforderungen “überflutet”. Allerdings ist das aus Papierzeiten gewohnte “Abheften” in Ordner auch keine Lösung – dadurch wird Information “isoliert”, man durchschneidet Verbindungen zu anderen Projekten. Vielmehr muss ich den jeweiligen Fokus flexibel definieren können, Filter zur Hand haben, Regeln selbst konfigurieren können. Klingt ein bisschen kompliziert, ist aber alles mit Todoist relativ einfach umzusetzen.

Was macht Todoist „besser“?

1. Todoist ermöglicht flexible Strukturen
Man kann ausgesprochen flexible Strukturen mit Todoist aufbauen:

  • Jedes Projekt lässt sich in Unterprojekte aufteilen, jedes Unterprojekt in Aufgaben, jede Aufgabe in Teilaufgaben, jede Teilaufgabe usw. usw.
  • Neben Standard-Sortiermöglichkeiten wie Datum oder Priorität können alle Elemente via Drag ‘n Drop verschoben, eingezogen, verschachtelt und beliebig angeordnet werden.
  • Für wiederkehrende Abläufe (z. B. Organisation der Lehre in jedem Semester) können eigene Vorlagen konfiguriert werden.

2. Todoist ermöglicht komplexe Terminierungen
Alle Aufgaben, Unteraufgaben, Unter-Unteraufgaben usw. können mit ausgeklügelten Terminanweisungen versehen werden.

  • Sie haben eine Deadline für die Abgabe des Projektantrags am 15. 4.? Lassen Sie sich am 11. 4. per Push-Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone erinnern.
  • Sie wollen jeden 3. Sonntag Ihre Steuerunterlagen einscannen? Todoist schickt Ihnen an diesen Sonntagen morgens eine Mail zu.
  • Termine verschieben sich? Todoist nimmt die Neuberechnung selbsttätig vor: “Ab dem 10. Juni möchte ich meinen Kühlschrank alle 3 Monate abtauen”. Kommt man erst am 20. Juni zum Abtauen, weil man es mal wieder verpasst hat, so merkt das Todoist und setzt den nächsten Termin nicht auf den 10. sondern auf den 20. September.  [4]

3. Fokussierung

  • Alle Ebenen können auf- und zugeklappt werden, so dass nur Abschnitte, an denen man gerade arbeitet, sichtbar sind.
  • Man kann per einfacher Auswahl (STRG-Taste gedrückt halten) beliebige (Unter-)Ebenen und (Unter-)Projekte zu neuen Listen kombinieren.
  • Termine, Prioritäten, Schlagwörter und Suchbegriffe lassen sich mit einer Vielzahl von Operatoren zu eigenen Filtersets clustern. Beispiel: “Zeige mir alle Aufgaben, die überfällig sind UND jene, die in den nächsten zwei Tagen anstehen UND (die Priorität 1 ODER das Schlagwort ‘Beruf” aufweisen)”.

“Tour de Biko-Vino”

Damit das Zusammenspiel der Funktionen – und auch die Möglichkeiten der Verknüpfung mit Evernote – deutlicher werden, illustriere ich das Vorgehen an einem Beispiel.

Anlässlich Ihres 35. Geburtstags trafen Sie Ihre alten Studienfreunde Udo (Bottrop) und Julia (Düsseldorf). Im Gedenken an alte Zeiten (und nach einigen Gläsern Andechser Doppelbock) beschließt die Runde: Im September machen wir eine Fahrradtour! Es bietet sich der “Radweg Deutsche Weinstraße” in der Pfalz an, landschaftlich schön und laut Touristik-Webseite “Saumpfad der Glückseligkeit”.
Am nächsten Morgen – bei Kaffee und Alka-Seltzer – sehen Sie Ihre körperliche Verfassung nüchterner und fragen sich, wer eigentlich diesen saudummen Einfall hatte. Nach 10 Jahren Schuldienst trauen Sie sich eine solche Tour nicht mehr zu – man sollte absagen. Am Nachmittag fühlen Sie sich wieder fit, greifen zu PC und Smartphone und überlegen, ob Sie mit einer guten Planung nicht doch eine Chance haben.

In Todoist erstellen Sie Ihr Groß-Projekt “Tour de Biko-Vino”, das aus den Vorbereitungen und drei Teilprojekten besteht “Training: Höhen und Tiefen”, “Tourplanung: Sonne und Hütte” und “Mini-E-Book: Mit dem E-Bike auf Du und Du”.

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Projekt anlegen

 

Vorbereitungen
Die allgemeinen Aufgaben benötigen kein eigenes Projekt, sie sind direkt im Hauptprojekt untergebracht. Dazu gehört eine kleine Skype-Konferenz mit Ihren Freunden, Erkundigungen zum Thema “E-Bikes”, Besuch eines Rad-Shops usw. Einzelheiten, wie Angebote oder Testberichte, werden in Evernote gespeichert, der Link zu dieser Notiz im Todoist aufgenommen. Termine und Erinnerungen werden vergeben, ein Todoist-Link zum geplanten E-Book-Kapitel findet sich ebenfalls.

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Optionen für Aufgaben

1.    Termin plus Erinnerung via Push-Benachrichtigung
2.    Textnotiz plus Dateianhänge plus Link zur Evernote-Notiz
3.    Prioritäten mit Farbcodierungen
4.    Link zu einer Todoist-Aufgabe in einem anderen Projekt

Trainingsplan
In diesem Projekt entwerfen Sie Ihren eigenen Trainingsplan. Sie starten langsam mit kleinen Touren in der Umgebung und gewöhnen sich in Phase 1 (“Hauptsache ankommen”) an, sich die Sonntage für dieses Mini-Training frei zu halten. Dinge wie GPS-Tracking, Puls-Datenerfassung, Touren-Logbuch werden hier eingeübt und in Evernote erfasst, in Phase 2 (“was mit Steigungen”) systematisch erweitert. Phase 1 liefert Ihnen auch Erfahrungen, wie realistisch Sie Ihre Kondition einschätzen. Gerade in der Anfangszeit sind Steigerungsraten hoch (man beginnt “ganz unten” und verbessert sich von mal zu mal) – so etwas motiviert, wenn es dokumentiert wird. Fällt es Ihnen schwerer als gedacht? Auch kein Problem: Sie korrigieren Ihren Trainingsplan entsprechend der Daumenregel “Nicht überfordern, aber einen Tick mehr, als man denkt.”
Auch in die Liste aufgenommen: konkrete Belohnungen beim Erreichen eines Teilziels oder eines Meilensteins. Motiviert immer für die nächsten Schritte.
Phase 3 (“Alle werden staunen!”) führt Ihr Training zu vorher nicht gekannten Höhen – Udo und Julia werden später in Ihrem Windschatten mit hängender Zunge in die Pedale treten!

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viele kleine Schritte

1.    Schlagwörter/Etiketten können vergeben werden
2.    Wiederkehrender Termin („jeden 2. Sonntag im Monat“)

Tourenplanung – im Team
Ähnlich gehen Sie bei Ihrer Tourenplanung vor: Einsammeln von Infos via Web Clipper, Buchungen, Fahrkarten, Reservierungsbestätigungen usw. Sie können das Projekt für Udo und Julia sogar freigeben und Aufgaben delegieren. Die Eingeladenen müssen über keinen Premium-Account verfügen. Aber die Einladungsmail enthält alle Einzelheiten (deutscher Text), die Anmeldung zu Todoist ist ausgesprochen einfach gehalten.

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im Team arbeiten

Die Einladung erfolgt projektbezogen, die Zuordnung taskbezogen. Das meint: Jeder Eingeladene kann nur das ausgewählte Projekt sehen, nicht aber Ihre anderen Projekte (z. B. “Trainingsplan”). Allerdings kann jeder im Team an allen Aufgaben Veränderungen vornehmen, Daten korrigieren (weil er z. B. eine neue Information hat), neue Etiketten definieren und vor allem kommentieren (neue Kommentare erscheinen fast umgehend).

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Benachrichtigungen

Zugleich kann jeder Aufgabe und Unter-Aufgabe eine oder mehrere andere Personen zugeordnet werden. Der Vorteil: man sieht nicht nur optische Verweise, man erhält auch entsprechende Filter, z. B. “Zeige mir alle Aufgaben in Projekt XY, die anderen zugewiesen wurden.”

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flotte Kommentarfunktion

Und sonst noch:

  • In den nächsten Tagen erhalten die mobilen Apps Updates. iOS 10 konnte ich bereits ausprobieren – gelungen! Stapelbearbeitungen, neue Gesten, sehr einfaches Verschieben von Aufgaben sind nur einige der Neuerungen. Android soll relativ rasch folgen.
  • Todoist hat jede Menge Plugins für die gängigen Browser oder Produkte wie Outlook. Wer Chrome [5] benutzt: einzelne Google-Mails können mit einem zweiten Plugin direkt in Todoist als Link aufgenommen werden. Beim Klick darauf landet man bei der Original-Mail.
  • Ideale Verknüpfungsmöglichkeiten mit Evernote: Eine Evernote-Notiz kann Direkt-Links zu Projekten, Unterprojekten, Aufgaben und Unteraufgaben aufnehmen. Umgekehrt lässt sich bei Todoist jederzeit der Link zu einer Evernote-Notiz einpflegen. Dazu kommen unzählige IFTTT-Rezepte.
  • Jedes (!) Projekt erhält automatisch eine eigene Mail-Adresse. Auf diese Weise kann man zielgenau Materialien aus anderen Anwendungen verschicken – z. B. gibt es hier auch für die beliebte iOS-App „Drafts“ entsprechende Action-Definitionen.
  • Über die vielfältigen Abfragemöglichkeiten aller möglichen Metadaten – Prioritäten, Zeitangaben, Etiketten usw. – hatte ich ja schon gesprochen – man kann sich damit eine lange Filterliste – vergleichbar mit den “gespeicherten Suchen” bei Evernote – einrichten. Vor allem aber: Man erhält dadurch auch verschiedene Startansichten! Da sich alle (Filter-)Parameter in der Browser-Adresszeile finden, muss man sich lediglich unterschiedliche Bookmarks abspeichern. Auf diese Weise erhält man beim Klick z. B. die Ansicht “Alle in den nächsten 4 Tagen fällige Aufgaben aus dem Projekt Zeitzeugen” – man überspringt also die übliche Startansicht. Diese komplexen Links kann man wiederum in Evernote aufnehmen.
  • Der (englischsprachige) Support ist auf unsere Zeitzone abgestimmt, da viele Todolist-Mitarbeiter von Europa aus arbeiten (Schwerpunkt: Portugal).

Nebenbei: Zum Thema „ToDo-Listen“ erstelle ich gerade ein neues Flipboard-Magazin – darin werden sich auch eine Reihe von Praxisbeispielen finden.

Und wer noch sich etwas in das Thema einlesen möchte: Die Ausgabe Nr. 39 von “Psychologie Heute – compact” – “Endlich geschafft! Pläne verwirklichen” – bietet eine gute Zusammenfassung (Print und iPad).

[1] Man erhält das Geld im ersten Probemonat bei Nichtgefallen zurück.

[2] Gollwitzer, P. M., & Brandstätter, V. (1997). Implementation Intentions and Effective Goal Pursuit. Journal of Personality and Social Psychology, 73 (1), 186 – 199. PDF-Version.

[3] Zumindest bei neuen Aufgaben, etwa Unterrichtsvorbereitungen im Referendariat. Ist man bereits einige Jahre im Schuldienst, kann man Vorbereitungszeiten recht genau einschätzen.

[4] Wer Todoist in diesem Bereich bereits kennt, der wird in den nächsten Wochen eine Überraschung erleben: Ich durfte unter iOS die ergänzte Syntax vorab ausprobieren – es gibt tolle neue Zeitanweisung (z. B. endlich auch ein „start – ending“). Wird in den nächsten Tagen unter iOS eingeführt werden, Web, Android usw. folgen kurz danach.

[5] Leider hat Google diese Funktion vor einigen Wochen für Firefox unterbunden (hier sind die Todoist-Entwickler leider machtlos).

 
Mrz 112015
 
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Evernote auf Apple Watch

Ich persönlich bin zwar kein Freund dieser smarten Uhren, aber andere mögen ihren Spaß daran haben und sicher wird auch die Apple Watch, die ab 24. 4. 2015 zu kaufen sein wird, ihre Abnehmer finden. Laut Evernote-Blog wird sogar die App aus diesem Haus bei den “Launch-Apps” dabei sein – also wohl am Tag des Verkaufs auch installierbar sein. Nun hatten alle App-Entwickler in diesem Bereich bisher das Problem, dass sie ihr Produkt nur am Uhren-Simulator entwickeln und testen konnten. Ob auf der Hardware wirklich alles rund läuft, wird sich also erst in den nächsten Tagen zeigen. Über einzelne Funktionen verrät daher Evernote noch nicht viel, es wird wohl in die Richtung der ToDoist-Watch-App gehen.
Interessant ist, dass sich auf dem Screenshot die Rubrik “Nearby” findet, es werden also Notizen eingeblendet, die mit dem aktuellen Aufenthaltsort in Zusammenhang stehen (die Ortsdaten werden ja ohnehin bei der Erstellung einer neuen Notiz im Info-Feld gespeichert). Das wird sicher auch Eingang in die Smartphone-Apps finden, in welcher Form, bleibt abzuwarten. Schön fände ich es, wenn der Anwender selbst – wie bei anderen Apps auch – diese Reminder-Angaben definieren könnte.[1]

[1] Wenn ich es recht sehe, erwägt Evernote, die Filterung über einen (KI-)Algorithmus vorzunehmen, der eine Reihe von Variablen berücksichtigt. Das Konzept überzeugt mich persönlich nicht so sehr – aber schauen wir mal …

 
Mrz 082015
 
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Fortbildung unterwegs

In der Serie “The Big Bang Theory”, “The Romance Resonance” (Staffel 7, Folge 6), erhält Bernadette ein Ständchen von ihren Freunden auf der Krankenstation. Howard singt dabei die Zeile “Heghlu’meH QaQ jajvam”, was sich zwar sehr schön auf “Er wohnt immer noch bei seiner Mum” reimt aber – wie wir alle wissen – auf Klingonisch in etwa “Heute ist ein guter Tag zum Sterben” bedeutet. Im Kontext eines Heiratsantrags ein, hm, verwegenes Zitat …

Wie auch immer: Mit Evernote wäre Howard besser vorbereitet gewesen. Mein heutiger Vorschlag lautet nämlich, ausgewählten Notizen Schlagwörter wie “kurz”, “mittel” oder “lang” zu geben. In seinem Evernote-Archiv hat man ja meist eine ganze Reihe von Notizen, die zwar interessant sind, die man aber nicht sofort bearbeiten muss: eine gespeicherte PDF, die man sich für eine spätere Unterrichtsplanung noch durchlesen möchte, Stichpunkte zu einer Konzeption, die noch am Anfang steht, eine Reise-Checkliste für den Sommerurlaub oder eben die gespeicherten Klingonisch-Vokabeln für den VHS-Kurs.

Gleichzeitig entstehen immer wieder Wartezeiten: Der Zug hat Verspätung, ein Termin fällt aus, man steht in einer Warteschlange usw. Wenn man nun die erwähnten Notizen mit einem “Zeitstempel” versehen hat, genügt ein Fingertipp auf das entsprechende Schlagwort und man hat aus seinen 2.000 Notizen die 5 vor Augen, die für den aktuellen Zeitslot passen. “Kurz” könnte z. B. 5 – 10 Minuten, “mittel” 10 – 30 Minuten und “lang” ab 30 Minuten bedeuten. Es geht ja nur um eine grobe Einordnung. Kann man in der Wartezeit eine Notiz bearbeiten, also z. B. das PDF-Dokument durchlesen, so genügt ein weiterer Fingertipp auf das Schlagwort oder den Lösch-Button – und die Notiz ist aus der Leseliste entfernt.

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in die Favoriten-Liste aufnehmen

Übrigens gibt es für Pocket und andere Dienste die App “Short”, die ein solches Vorgehen automatisiert. Einfach mal das Video auf der Homepage ansehen.

 

 
Mrz 042015
 
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Notizbuch mit eigenen Kapiteln

Ab und zu gehe ich hier im Blog ja auch auf Papier-Notizbücher ein – gerade für Evernote gibt es bei Moleskine eine ganze Reihe spezieller Ausgaben (z. B. wird ein kleines Weckersymbol angekreuzt – und Evernote erinnert automatisch an den Termin). Bei der gerade erstmals erschienen Journal-Reihe “Moleskine Chapters” gibt es zwar keine direkte Einbindung von Evernote, dennoch lassen sich analoge und digitale Strukturierungsidee recht gut verbinden. Aber zunächst Einzelheiten zum Notizbuch:

Es handelt sich um das typische Journal-Format – also schlanker, sprich: weniger breit als übliche Notizbücher; 3 Größen; liniert bzw. gepunktet, max. 128 Seiten, dünner Umschlag, insgesamt sehr leicht. Ohne die typische Innentasche auf der letzten Umschlagseite, dadurch also auch nicht besonders “dick”. Kosten: zwischen 6 und 10 Euro, je nach Größe.

Die Besonderheit: durch farbige Doppelseiten erhält man eine Kapitelunterteilung. Beispiel “Slim Large” (11,5 x 21 cm):
– 7 Kapitel
– 1 Todo-Kapitel (ebenfalls farblich getrennt), hier haben die Zeilen kleine “Abhak-Kringel” und diese Blätter sind auch perforiert
– 1 Seite zur Aufnahme der Kapitelüberschriften ganz am Schluss des Notizbuchs (auch in Farbe)
– Duofarbton: Umschlag und Kapitelseiten sind farblich unterschiedlich gestaltet

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verbunden

Genau genommen erhält man 5 – 8 per Fadenbindung verknüpfte dünne Heftchen, was man beim Aufklappen nicht bemerkt, aber am Notizbuchrücken sehen kann.

Der Vorteil dieser Bindung: alle aufgeschlagenen Seiten liegen immer “plan” (180° flat), so dass man problemlos eine Skizze über zwei Seiten hinweg zeichnen kann – und beim Scan nach Evernote, wenn man mag, die Doppelseite aufnehmen kann, ohne dass man in der Mitte gebogene Blätter hat.

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platt

Meist füllt man ein Notizbuch ja “linear”, Seite auf Seite. Mir hat die Idee der Themen-Bündelung recht gut gefallen, denn in Evernote geht man ja ähnlich vor: Man ordnet neue Notizen direkt in ein bestimmtes Notizbuch ein oder vergibt ein bestimmtes Schlagwort. So könnte man den Abschnitten von “Moleskine Chapters” die gleichen Bezeichnungen geben, die man in Evernote verwendet. Wenn man dann alle Seiten eines Papier-Kapitels über eine Smartphone-App einscannt, hat man die Information sofort richtig eingeordnet, ohne blättern zu müssen oder die einzelnen PDF-Seiten neu ordnen zu müssen.

Nachdem heute die Moleskine-Bücher bei mir eingetroffen sind, muss ich sagen, dass sie wirklich sehr leicht, flach und “unauffällig” sind [1], passen gut in die Seitentasche neben das iPad. Für welche Art von Information taugen diese Notizbücher? Nun, zu schade (und zu teuer) wären sie sicher für simple Einkaufs- oder pure Stichpunktlisten. Auf der anderen Seite umfasst jedes Kapitel nur 14 Seiten – also eher nichts für Leute, die viel handschriftlich erledigen oder dicke Notizbücher in kurzer Zeit füllen. Ich würde hier eher erste Projektskizzen erfassen. Oder größere Vorhaben in kleinere Teile gliedern, so dass man eher den Überblick behält. Vielleicht sitzt man auch an drei entscheidenden Kapitel seiner Abschlussarbeit, die einem gleichzeitig durch den Kopf gehen, Ergebnisse unterschiedlicher sportlicher Aktivitäten usw. usw.

Übersicht Moleskine-Seite.

[1] Natürlich gibt es umfangreiche Ordnungssysteme wie X47 oder Roterfaden, die eine ähnliche Unterteilung zulassen. Solche Systeme sehen zwar optisch toll aus – ich würde sie aber nie ausnutzen, da ich 98 % meiner Informationsorganisation digital erledige und keinerlei Verlangen habe, in größerem Ausmaß Papier zu nutzen.

 
Mrz 022015
 
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Zuordnung per Fingertipp

Die App “Drafts” hat unter Evernote-Anwendern viele Freunde, denn mit ihr lassen sich ausgesprochen schnell Texte und andere Informationen an Evernote übergeben. Vor allem: Man kann diese Übergabe völlig frei nach seinen eigenen Wünschen konfigurieren, Vorlagen einbinden, Listen ergänzen usw. usw. Vor einigen Tagen gab es ein Update: man kann nun auch eigene Abfragen definieren – ausgesprochen praktisch. Da die sogenannte “Prompt-Funktion” so neu ist, hier mal entlang eines Beispiels das Vorgehen erläutert.

Das Ziel

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2 x Prompt, 1 x Evernote

Wie gewohnt soll der in Drafts erstellte Text direkt an Evernote übergeben werden. Nun möchte ich aber noch zwei kurze Abfrageboxen einblenden: eine mit einer kleinen Auswahl meiner wichtigsten Evernote-Notizbücher und eine weitere mit einer Auswahl von Schlagwörtern. Denn unterwegs möchte ich nicht durch lange Listen scrollen und mir möglichst viel Tipperei ersparen. Die Evernote-Action, die wir gleich basteln werden, bewirkt also folgenden Ablauf:

  1. Text wie gewohnt eingeben und Action starten.
  2. Kurze Notizbuchliste erscheint – Fingertipp 1.
  3. Kurze Schlagwortliste erscheint – Fingertipp 2.

Sofort nach dem zweiten Fingertipp übergibt Drafts die Notiz an Evernote und zeigt mir ein leeres “Blatt”. Neue Notiz schreiben oder Smartphone zurück in die Tasche. Fertig.

Das Vorgehen

1. Prompt 1

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Action editieren

Da wir uns hier um die neue Funktion kümmern, erkläre ich jetzt nicht von vorne, wie man eine Evernote-Action generell erstellt. Im einfachsten Fall nimmt man eine bestehende Evernote-Action und schiebt diese etwas nach rechts, so dass diese editiert werden kann (Bleistift wählen). Zunächst müssen wir der bisherigen Evernote-Action um die beiden Abfragen ergänzen. Dazu rechts oben das Plus-Zeichen, im Menü nach unten scrollen, Punkt “Prompt” auswählen und das Prompt-Eingabefenster aufrufen.

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Parameter “Key” ist wichtig

Description: “Display a dialog” – hat weiter keine Bedeutung
Prompt-Key: den Text für “Key” kann man frei wählen, also z. B. “Eingabe” oder “karlotto”. Ich habe hier “prompt1″ gewählt.
Title: gewünschte Überschrift des späteren Popup-Fensters – beliebig
Message: gewünschter Texthinweis – beliebig
Input: “Include text field” – bei Aktivierung würde später eine Texteingabezeile erscheinen und wir müssten z. B. die Schlagwörter tippen; wollen wir nicht – bleibt daher deaktiviert
Buttons: Hier kommen nun unsere Vorgaben hin. Im Beispiel sind es die Evernote-Notizbücher “Entwurf”, “Übersicht” und “Archiv”, die Trennung erfolgt durch einen geraden Strich “|”. Diese 3 Begriffe erscheinen später in meiner kleinen Liste, ich könnte auch noch weitere Listenpunkte vorgeben. “Include cancel button” kann man deaktivieren.

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Buttons definieren

2. Prompt 2

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Popup-Fenster

Tupfengleiches Vorgehen für die Schlagwörter mit einem wichtigen Unterschied: Der Eintrag für “Key” (in Prompt-Key) muss sich unterscheiden von dem aus Prompt 1. Na ja, ich habe ihn jetzt einfach mal “prompt2″ genannt. Bei “Buttons” wurden nun die Schlagwörter “Buchprojekt”, “Kapitel 3″ usw. eingegeben. Rechts ist das Ergebnis, wie es später im Popup-Fenster erscheint, zu sehen.

3. Evernote-Action

Nun zur eigentlichen Evernote-Action. Der Aufbau – also z. B. Platzhalter für Checkboxen, Einfügen von Terminerinnerungen, Parameter für Datum usw. werden wie gewohnt vergeben. Lediglich in die Felder “Notebook” bzw. “Tags” fügen wir jetzt unsere vorhin gewählten Key-Begriffe “prompt1″ bzw. “prompt2″ ein und hängen noch ein “_button” dran. Die fertigen Platzhalter für die Abfragen lauten also im Notizbuch-Feld “[[prompt1_button]]” bzw. “[[prompt2_button]]” im Schlagwortfeld.

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Platzhalter einfügen

Damit ist die Arbeit prinzipiell getan. Noch auf die richtige Reihenfolge im Step-Fenster achten: Prompt, Prompt, Evernote. Wenn diese nicht stimmt, mit dem Edit-Button kurz verändern.

Wer nur die Einordnung in ein bestimmtes Notizbuch möchte, der definiert nur ein Prompt und lässt das Feld bei Tags frei. Oder er setzt dort einen Datumsparameter hin, so dass er als automatischen Tag z. B. “2015-03-01″ erhält usw. Man kann noch sehr viel mehr mit dieser neuen Funktion umsetzen, aber ich denke, das Prinzip ist klar geworden.

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Variante mit Textfeld

 

 
Feb 272015
 
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Randzone erzeugen

Auf den mobilen Geräten ist Evernote-Skitch sehr beliebt, um Markierungen an Fotos anzubringen. Auch der Web Clipper bringt die Zeichenwerkzeuge mit, ebenso sind die Tools in den Desktop-Versionen eingebaut. In jeder dieser Versionen gibt es folgende Besonderheit: “fährt” man mit meiner Beschriftung oder Markierung etwas über die vorhandene Grafik hinaus, so erweitert sich an dieser Stelle die Randzone automatisch. Und zwar gerade so weit, wie man es benötigt.
Nützliche Funktion gerade auch für Legenden, denn dadurch vermeidet man, dass gerade bei kleineren Grafiken Bildinformationen durch Beschriftung oder Pfeile überdeckt werden. Die Umsetzung ist auch gelungen: man muss nicht gesondert irgendwo definieren, dass der Rand xyz Pixel breit sein soll usw. Wie gesagt: die Zone passt sich von alleine an.

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bessere Lesbarkeit

 

 
Feb 262015
 
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von nun an “nahtlos”

In der heutigen Update-Beschreibung hat Evernote bei seinen iOS-Apps eine Kleinigkeit verschwiegen, die aber ausgesprochen nützlich ist: Apples Handoff-Funktion beherrscht nun auch Evernote. Damit ist das “nahtlose” Arbeiten zumindest in der Apple-Welt [1] möglich. Konkret sieht das so aus: Man arbeitet an einer Notiz auf Gerät 1, unterbricht dort seine Arbeit, ruft auf Gerät 2 Evernote auf und sofort wird dort die Notiz eingeblendet, an der man auf Gerät 1 gearbeitet hat. Beispiel:

  1. Im Wohnzimmer blättert man seine Evernote-Notizen auf dem iPhone durch und sieht, dass man in der Notiz “Posterentwurf” noch etwas ergänzen muss.
  2. Man lässt die Notiz aufgeschlagen, geht zum Arbeitszimmer, zückt dort sein iPad und drückt jetzt nicht den Home-Button, sondern den Ein-Aus-Schalter. Der Sperrbildschirm erscheint, hat aber links unten das Evernote-Symbol.
  3. Diese Ecke “schnippt” man nun nach oben und direkt danach öffnet sich Evernote mit der Notiz “Posterentwurf” auf dem iPad, ohne dass man nach dieser Notiz suchen muss.

Elegant. Was nicht der Fall ist: wenn man einen langen Text in einer Evernote-Notiz bis zur Mitte durchblättert, dass dann das andere Gerät sofort die Notizenmitte ansteuert (wie das bei Pocket der Fall ist) – es wird immer der Anfang einer Notiz aufgerufen. Aber damit kann man, denke ich, leben.

[1] Handoff funktioniert zwischen Mac, iPhone und iPad. iPhone und iPad klappt, ob die Sache auch bereits einschließlich Mac-Desktop funktioniert, kann ich als Windows-Anwender momentan leider nicht überprüfen.

 
Feb 262015
 
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versperrter Blick

Dieses Eingangsfoto ist eher ungewöhnlich für meinen Blog. Meist schreibe ich hier ja nur über die technischen Aspekte von Evernote. Heute aber mal einen eher un-technischen Beitrag. Eigentlich wollte ich dafür zur Überschrift greifen: “Wie gefährlich ist Evernote?” – fand das aber dann doch zu reißerisch. [1] Das Foto stammt aus einem Andalusien-Urlaub, in dem mir ein Licht aufging. Genauer gesagt: ein paar hundert Lichter. Vorab die Quintessenz meiner Erleuchtung: “Es ist nicht gut, wenn Technik zu einfach zu bedienen ist.”

Es war so um 2008 herum, als ich eine sehr schöne Kirche irgendwo in Andalusien in Ruhe betrachten wollte. Innen war sehr viel dunkles Holz verbaut, es gab nicht viele Lichtquellen, man musste also genauer hinschauen. Konnte man aber nicht, denn es befanden sich just zu diesem Zeitpunkt sehr viele Menschen aus dem “Dritten Lebensabschnitt” ebenfalls in dieser Kapelle. Und jeder hatte eine Digitalkamera. Und jeder machte Fotos. Viele Fotos. Und keiner wusste, wie man den Blitz abstellt. Selbst wenn, so wette ich, hätte bei 99 % das Wissen gefehlt, dass ein Drei-Meter-Blitz halt drei Meter reicht – nicht aber die 20 Meter bis zur Decke. Dafür die drei Meter bis zu meinen Augen. Ich konnte mich auf nichts konzentrieren und verfluchte die Einfachheit der modernen Technik. 10 Jahre zuvor hätte die gleiche Anzahl von Menschen mich in der gleichen Kirche kaum gestört. Denn damals haben sich Ehepaare nur einen Apparat gegönnt. Und man drückte auch nicht wild drauf los, denn jedes Foto kostete Geld. Eventuell hat man sogar Bilder mit nach Hause gebracht, die man sich anschaute, weil man sich vor dem Auslösen überlegte, ob dieses Motiv gut genug für die Kosten von 30 Pfennig je Abzug ist.

Das war jetzt eine ziemlich lange Einleitung. Aber ich finde: man muss es auch mal aushalten können, einen etwas längeren Artikel zu lesen. Halt so, wie man in den 90-Jahren drei Tage auf die Entwicklung des Films warten musste. Den hatte man allerdings vorher 6 Monate in der Kamera, weil er noch nicht “voll” war. So, jetzt aber genug der Foto-Analogien und zum eigentlichen Punkt meines Essays: Dass Evernote, Pocket & Co. das Sammeln von Informationen so einfach machen, hat eine “Dunkle Seite”. Ja, hat es.

Ausgangspunkt: Der Web Clipper von Evernote ist toll. Webseiten. Mails. PDF-Dokumente. Alles kostet höchstens zwei bis drei Klicks. Bei Pocket sogar nur einen Klick. Die neue Scanner-App von Evernote: zwei Fingertipps. Dann ist die Quittung im Archiv. Die Rechnung. Der Kühlschrank-Zettel. Wunderlist: Ein Fingertipp. Bananen. Drin. Orangen. Drin. John Daniels [2]. Drin. Scheidungsantrag. Drin. Von Feedly, Mr. Reader, Zite, Flipboard – Klickedi-klick [3].

Gut, man “hat” es erst mal. Aber das ist noch ein Gefühl aus alten Zeiten. Als Informationen und Wissen physisch greifbar waren. Da “hatte” man 200 Musikplatten, 72 Bücher, 10 Aktenordner. Moment. Jetzt “hat” man das doch auch. Die Festplatte kann man “greifen”. Wenn man das unter “Haben” versteht, dann hat man vielleicht nicht das “Sein” verstanden. [4] Denn genau so könnte man sagen, man “hat” das Wissen des Internets. Ob man sich nun via WLan mit seiner heimischen Festplatte verbindet oder mit den Trillionen Festplatten-Servern in der Welt, das macht faktisch keinen Unterschied. Wenn man statt 10 Jahre 30 Jahre in die Vergangenheit reist, ist das ungefähr das Gefühl, das Studenten am Fotokopierer hatten: Tonnenweise trugen die Papier nach Hause. Ich hatte sogar einen Kommilitonen, der sich besondere Heftgeräte kaufte und mir preisgünstig ganze Bücher “band”. Ich habe bis heute in keins dieser fotokopierten Werke rein geschaut. Aber ich hatte sie.

Nun könnte man sagen: So what? Dann hat man halt mehr Infos auf der Platte, die löscht man dann einfach irgendwann, mit etwas Glück hat man sogar einen Festplattencrash – und nimmt nur das Wesentliche zur Kenntnis. Wenn es so leicht wäre, hätten wir nicht das mulmige Gefühl, von Informationen “überflutet” zu werden. Denn wir merken tief in uns drin: All das Zeug versperrt uns auch den Blick auf das, was wir wirklich “gebrauchen” können. Sie können einen sehr simplen Selbsttest machen: Räumen Sie Ihr Evernote-Archiv doch mal auf, wenn Sie es länger nicht gemacht haben. Plötzlich finden Sie diese irre spannende PDF-Datei, die Sie letzte Woche gut hätten gebrauchen können. Oder die Telefonnummer von Sabine. Sie hatten damals das Gekritzel auf dem Streichholzbriefchen doch extra abfotografiert. Sabine ist inzwischen verheiratet und hat drei Kinder. Ihre Jogging-Daten! Wow – Sie sind ja wirklich drei Wochen lang konsequent gelaufen! Und da – da ist auch der Vertrag vom Fitnessstudio. Goldene Zeiten. Damals. 2010. Die Liste ließe sich endlos erweitern, aber ich denke, der Punkt ist klar geworden. Unter einem Wust von Gesammelten verliert man den Blick für das Wesentliche.

Aber, aber. Evernote hat doch eine tolle Suchfunktion. Ja, hat es. Aber dazu muss man sich erinnern, dass man einen entsprechenden Inhalt einmal archiviert hat. Im Zweifelsfall sucht man die “10 besten Rezepte gegen Frühjahrspollen” im Frühjahr auf Google, findet eine tolle Webseite, speichert diese – und stellt überrascht fest, dass Evernote im Kasten “verwandte Notizen” die gleiche Webseite anzeigt. Die hatte man im letzten Frühjahr bereits gespeichert. Und das ist noch ein einfacher Fall.

Daher stellt Evernote neben der einfachen Suche auch Schlagwörter zur Verfügung. Die kann man auch sehr einfach vergeben. Erinnern Sie sich an Ihre Anfangszeit mit Evernote. Ah! Das Schlagwort “Foto”. Und “Rechnung”. Und “Scan”. Und “wichtig”. Und “wichtig2″ … Haben Sie all diese Schlagwörter genutzt? Nein, natürlich nicht. Wenn so etwas für Ordnung sorgen soll, so muss man das System auch pflegen. Und das ist jetzt auch fast der letzte Punkt dieser Überlegungen: Pflege kostet Zeit. Daher kostet auch interessante aber unwichtige Information Zeit. Denn irgendwann muss man sie aussortieren, sichten, löschen.

Das einfache Fazit, das jetzt schon fast ein bisserl platt klingt: Speichern Sie weniger! Benutzen Sie weniger Notizbücher in Evernote. Nutzen Sie weniger Schlagwörter. Haben Sie den Mut, etwas, was Sie interessiert, nicht zu speichern. Machen Sie den einfachen Test: Wenn Sie sich zwei Minuten nach dem Lesen noch erinnern, warum Sie die Webseite oder das Dokument speichern wollten – dann speichern Sie. Ansonsten war die Information offensichtlich schlicht zu unwichtig. Warum sollten Sie also ihr Archiv damit belasten?

Im diesem Sinne: Speichern Sie diesen Artikel bitte nicht! Nicht in Pocket. Nicht in Instapaper. Nicht in Flipboard. Vor allem aber nicht in Evernote! Zumindest nicht ohne ein sinnvolles Schlagwort …

[1] Ich mag auch keine Titel wie “Die 10 Killer-Tipps für Ihr Zeitmanagement”, “Ninja-Strategien für Ihren Werbefeldzug” oder “Die drei wichtigsten Methoden Ihres Lebens” … zu martialisch für eine Handvoll Zeilen in einem Blog nach meinem Geschmack …
[2] “Du magst ihn vielleicht Jack nennen, aber wenn du ihn so lange kennst wie ich …das war ein Witz!” (Al Pacino in: Der Duft der Frauen)
[3] Humphrey Bogart in “An einem Tag wie jeder andere”.
[4] Erich Fromm: Haben oder Sein. Von 1976. Heute immer noch aktuell.

 
Feb 222015
 
zaehlerstand2

mit Vorlage erfasst

Zählerstände kann man ja schon lange per Mail übermitteln, aber man muss sich im meist schlecht beleuchteten Keller immer wieder einen Weg zu den Zifferständen bahnen. Also Smartphone zücken, kurz drei Fotos mit Blitz schießen und bequem am PC die Mail schreiben. Auch wenn das nur einmal jährlich zu erledigen ist, hat sich bei mir eine kleine Evernote-Vorlage mit den Nummern der Zähler bereits rentiert. Zur Dokumentation oder falls Rückfragen kommen wandern, neben der Aufforderungskarte aus dem Briefkasten, die drei Foto-Ausschnitte mit in die Jahresnotiz. Es gibt eine ganze Reihe von  Möglichkeiten, eine Evernote-Vorlage mit den neuen Bildausschnitten zu ergänzen, im aktuellen Fall habe ich eine Besonderheit der Evernote-Screenshot-Funktion genutzt, die vielen Anwendern unbekannt ist.

Prinzipiell lassen sich ja leicht und flink direkt via Evernote Bereiche des Bildschirms mit der Tastenkombination “Windows-Taste” + “Druck-Taste” einfangen: Ein Auswahl-Kreuz erscheint, man markiert mit der Maus den gewünschten Bereich und erhält eine neue Notiz mit dem Bildausschnitt. Bei einer Vorlage möchte man den Ausschnitt aber direkt in eine bestehende Notiz einfügen. Für diesen Zweck nach der üblichen Tastenkombination (kurz vor dem abschließenden Mausklick) die STRG-Taste zusätzlich drücken. Hierdurch wird keine neue Notiz angelegt, der Ausschnitt befindet sich aber in der Zwischenablage und kann wie üblich z. B. mit STRG+V genau an der Stelle in die Notiz eingefügt werden, wo er hin soll.

Konkret lief das bei meiner Zählerstand-Aktion so ob: Aufforderungskarte war irgendwann in der Woche im Briefkasten, mit Scannable kurz in Evernote aufgenommen und mit Termin-Funktion versehen, die auch brav am Sonntag “klingelte”. Im Keller rasch die Fotos aufgenommen, die automatisch auf meinem Synology-Speicher gesichert wurden [1]. Zwei Treppen zum Arbeitszimmer, Evernote-Vorlage aufrufen und kurz die Fotos auf dem Synology-Pfad angeklickt. Die drei Ausschnitte mit der STRG-Variante kopiert und in die Vorlage eingefügt. Fertig.

Generell ist diese “Zwischenablage-Übermittlung” eine feine Sache, da einem oft während des Schreibens in Evernote einfällt: “Hier solltest Du zur Erinnerung/Illustration noch rasch einen Foto-Ausschnitt einfügen.”

Der Vollständigkeit halber noch kurz zwei alternative Möglichkeiten: Fotos in eine Notiz ziehen, Annotations-Funktion aufrufen und dort das Werkzeug “Zuschneiden” benutzen. Oder, wenn man alles mobil machen möchte: Zuerst die Vorlage aufrufen, dann innerhalb der Notiz mit der Foto-Funktion von Evernote die Aufnahmen schießen, anschließend die Zuschneide-Funktion verwenden, die auch bei den mobilen Apps im Annotationsbereich vorhanden ist.

[1] Mac-Anwender können sich das durch die iCloud-Sache sparen, die funktioniert bei Windows aber nicht so dolle, so dass ich schon längere Zeit iPad-, iPhone- und Digicam-Fotos direkt auf einem Foto-Pfad auf dem NAS sichere.