Aug 232013
 
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Erinnerungen mal anders nutzen

Phil Libin, der Geschäftsführer von Evernote, schildert in “Evernote-Podcast 39″ ein Verfahren, das er häufig vor Besprechungen mit den Vorstandsmitgliedern nutzt: Er teilt mit ihnen ein Notizbuch und sorgt dafür, dass ein “Inhaltsverzeichnis” zu den Materialien ins Auge fällt [1]. Das Vorgehen in einzelnen Schritten:

1. Man erstellt ein neues Notizbuch mit den gewünschten Unterlagen (diese können aus anderen Notizbüchern kopiert oder verschoben werden). Anschließend gibt man es zur Einsicht frei. Man könnte zwar ein “öffentliches Notizbuch” erzeugen – also einen Web-Link, den jeder nutzen kann, der diesen Link kennt. Für Besprechungen wird man eher die Variante eines Team-Notizbuchs wählen, also die Mail-Adressen derjenigen eintragen, die Zugang zu den Unterlagen haben sollen [2]

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Notizbuch teilen

2. Nun markiert man alle Unterlagen in der mittleren Spalte in der Windows-üblichen Weise mit STRG+Mausklick oder Shift+Mausklick oder STRG+A, drückt die rechte Maustaste und wählt “Links der Notizen kopieren”.

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Links in die Zwischenablage

 3. Eine neue Notiz erstellen und über die Zwischenablage die Links in diese Notiz einfügen, also z. B. mit STRG+V. Auf einen Rutsch erhält man ein sauberes Verzeichnis: Die Links stehen untereinander und weisen als Text die Überschriften der Einzelnotizen auf. Dieses Notizblatt kann man beliebig mit Informationen ergänzen.

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das Inhaltsverzeichnis

Im abgebildeten Beispiel wurden noch Ankreuz-Kästchen davor gesetzt, man hätte auch Aufzählungspunkte usw. wählen können. Wie in einem Wiki-System verlinkt nun jede Zeile zu der entsprechenden Notiz.

4. Diese Index-Notiz wird nun mit einer datumslosen Erinnerung versehen: Das erreicht man durch einfaches Klicken auf das Wecker-Symbol, ohne dass man anschließend Einstellungen für Datum und Uhrzeit vornimmt. Wozu? Nun, zunächst ist unser Verzeichnis noch “oben” in der Liste gut sichtbar, wenn man selbst oder Team-Mitglieder aber neue Materialien einstellen, verändert sich die Reihenfolge. Außerdem kann jeder seine eigenen Sortierungen vornehmen – man kann sich also nie ganz sicher sein, ob dieses Verzeichnis auch gleich gefunden wird. Durch den Erinnerungstrick erscheint nun aber in der mittleren Spalte ein entsprechender Hinweis.

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Hinweis immer oben

Übrigens gibt es bei der Web-Ansicht einen neuen Effekt, der zusätzlich die Übersicht erleichtert: Beim “Schweben” mit dem Mauszeiger über einen Link wird jeweils eine kleine Vorschauinformation eingeblendet.

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mit Vorschaufunktion

Insgesamt also eine sehr übersichtliche Sache, die rasch erstellt ist. Das Verzeichnis lässt sich jederzeit ergänzen und auch die eingefügten Notiztitel kann man umbenennen – der Link funktioniert weiterhin korrekt. Wenn man dieses Notizbuch später noch z. B. durch Scans oder Fotos seiner Mitschrift bzw. durch Protokolle ergänzt, hat man automatisch eine Dokumentation der einzelnen Besprechungen. Diese Dokumentation können alle Teilnehmer per einfachen Klick in ihr privates Evernote-Notizbuch übernehmen oder – sofern nicht jeder Evernote nutzt – einfach exportiert und verschickt werden.

 

[1] Das prinzipielle Vorgehen habe ich zwar schon gelegentlich in meinem Blog beschrieben, allerdings musste man sich bisher mit einem Kniff behelfen: Damit die Notiz mit den Verzeichnislinks “oben” sichtbar blieb, änderte man das Erstelldatum auf ein willkürliches Datum in der Zukunft, z. B. 22. 2. 2022. Funktioniert in der Praxis eigentlich ganz gut, verwirrt aber unerfahrene Evernote-Nutzer gelegentlich.

[2] Sofern der “Notizbuch-Ersteller” über einen Premium-Account verfügt, kann er den Teilnehmenden zusätzlich die Berechtigung für Editiermöglichkeiten geben, so dass von deren Seite zusätzliches Material in das gemeinsame Notizbuch hochgeladen werden kann.

 

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