Okt 172012
 
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kurzbesprechung

schnell muss es gehen

Jetzt, zu Beginn des Wintersemesters, ist es wieder so weit: eine Besprechung jagt die nächste. Dabei geht es meist nicht um große Dinge, vielmehr müssen viele Kleinigkeiten rasch mit ein paar Leuten besprochen werden. Es lohnt also nicht, dafür ein großes Ordnungssystem einzurichten oder unbedingt darauf zu achten, dass man alles ganz sorgfältig in Evernote mit Stichworten versieht usw. Ein Verfahren, dass sich für solche Fälle bei mir bewährt hat, läuft wie folgt ab:

  • Für die Besprechung wird rasch ein eigenes Notizbuch angelegt (das zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgelöst wird). Obwohl ich sonst wegen der vielfältigeren Möglichkeiten Tags bevorzuge, schafft das Notizbuch rasch einen Blickfänger, auf den ich in der Besprechung zugreifen kann.
  • In das Notizbuch kommen alle Schnipsel, die eine Rolle spielen: Stichpunkte, PDF-Dokumente, Mails zum Thema – meist habe ich die Sachen ohnehin bereits in Evernote. Oder ich ziehe sie kurz von der Festplatte in das Notizbuch. Gerne dabei: rasche Screenshot-Ausschnitte, auf die ich während der Diskussion verweisen kann – also z. B. der Screenshot einer bestimmten Tabelle, statt umständlich Seite 237 im PDF während der Diskussion aufzuschlagen.
  • Dazu eine schnelle “Hauptnotiz”, um den roten Faden zu behalten. Darin: lediglich Stichpunkte, evtl. samt Checkboxen. Wenn etwas nachgeschlagen werden muss, habe ich die Unterlagen ja in den übrigen Notizblättern des speziellen “Besprechungsbuchs”.

Was ich besonders nützlich finde: Bei diesen schnellen Treffen bevorzuge ich handschriftliche Notizen. Da ich Evernote auf dem iPad aufgeschlagen habe – und durch die Vorschaubilder in meinem Notizbuch immer einen visuellen Anker parat habe – notiere ich auf Papier, zur Not auch mal auf der sprichwörtlichen Serviette. Am Schluss erspare ich mir weitgehend das Abtippen von “Ergebnissen”, sondern hänge einfach einen Schnappschuss meiner Gesprächsnotizen dran – das genügt in vielen Fällen.

Besonders praktisch – und doch oft übersehen: Man kann einen Arbeitsschritt sparen, indem man z. B. seine vorherige “Hauptnotiz” aufruft, auf den Edit-Modus tippt und die Fotos direkt darunter hängt. So muss man nicht später aus einer neuen Notiz die Fotos rüberkopieren – und man hat Ausgangsüberlegungen und Gesprächsergebnisse in einer einzigen Notiz. Das gelingt besonders elegant mit iOS, da man dort den “Foto-Einfüge-Platz” via Fingertipp definieren kann. Aber prinzipiell klappt das “Wieder-Editieren” und Ergänzen einer Notiz auch unter Android. Und nicht vergessen: Inzwischen gestatten die Evernote-Apps auch das nahtlose Knipsen von mehreren (Papier-)Seiten, ohne dass man immer wieder neu in den Kameramodus schalten müsste. Geht wirklich ausgesprochen flink.

 

  One Response to “Kurze Besprechungen mit Evernote vorbereiten”

  1. Ich gehe ähnlich vor, wenn ich ein “Projekt” starte. Das Projekt kann eine Besprechung, der bevorstehende Kauf eines Gerätes (Preisvergleiche, Tests), ein Wochenendausflug, eine Konferenz oder auch mein aktueller Umzug sein.

    Ich habe mich allerdings für Tags entschlossen. Alle Projekte bekommen ein Tag mit “.P.” sowie sonstige “normalen” Tags. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, benenne ich das Tag um in “.zP.”.

    Ich benutze oft ebenfalls handschriftliche Notizen und fotografiere sie ab. Oder ich nutze Noteshelf auf dem iPad und exportiere die Notizen als PDF nach Evernote. Das mache ich auch oft in Besprechungen, bei Präsentationen oder in Barcamp-Sessions. Beispielsweise letzte Woche auf dem Lifeworkcamp: 9 to 5 versus ROWE.

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