Sep 262014
 
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Erstelldatum ändern

Oft kommt man nicht dazu, Papierunterlagen sofort am Tag des Eingangs zu scannen oder mit dem Smartphone aufzunehmen (ich nehme mir dafür z. B. meist am Wochenende Zeit). Entsprechend erhält die Notiz von Evernote das aktuelle, jüngere, Datum. Meist kein Problem, da man ja via Volltext sucht, Schlagwörter vergibt oder die Unterlagen in thematische Notizbücher einsortiert. Bei einer umfangreicheren Archivierung kann es aber nützlich sein, wenn man nach dem eigentlichen Datum des Dokuments sortieren kann.

In unserer Evernote-Google+Community schlägt Enrico daher vor, das Erstell-Datum in der Notiz anzupassen (in der Editor-Ansicht einfach auf “Erstellt” klicken). Eventuell nimmt man eine derartige Anpassung nur für bestimmte Unterlagen vor (Schriftstücke, die z. B. für die Steuer oder für ein bestimmtes Projekt relevant sind). Filtert man später nach dem Notizbuch und blendet die Listenansicht ein, so hat man sehr übersichtlich eine chronologische Ordnung relevanter Unterlagen.

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Sortierung nach Datum

 
Sep 232014
 
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Du denkst, Du stehst in Evernote …

Heute ist die Beta-Version DSM 5.1 erschienen. Synology, die Herstellerfirma, verzeichnet ja schon lange enorme Zuwächse. Die kleinen Boxen werden zunehmend auch im Privatbereich für Backup-Vorgänge, Medienstreaming oder eigene Clouds genutzt. Die Beliebtheit hängt unter anderem mit der recht guten Software zusammen, die gemeinsam mit den mobilen Apps zahlreiche Möglichkeiten der Dateiverwaltung bietet. Ganz neu dabei ist die sogenannte “Note Station”, die in Aussehen und in vielen Funktionen Evernote gleicht, allerdings eben auf dem eigenen Server betrieben wird. Die mobilen Apps für Android und iOS werden demnächst erscheinen. Ich habe in einem Video mal die Unterschiede zwischen der Note Station und Evernote dargestellt.

 
Sep 222014
 
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Evernote plus Speichermedium

So langsam müssen auch die Nachzügler an die Abgabe ihrer Steuer denken, was oft zum Einscannen ganzer Papierstapel in Evernote führt. Dort kann man in Ruhe die Belege ordnen, mit Anmerkungen versehen, zusammenführen usw. Gelegentlich denkt man an solchen Tagen: ‘Was ist, wenn Evernote mal nicht mehr funktioniert?’ Eigentlich kein Problem, ich habe ja schon zahlreiche Beiträge darüber geschrieben, wie man seine Evernote-Daten sichern oder exportieren kann. Eine weitere Möglichkeit ist, direkt während des Scanvorgangs ein “Doppel” des Belegs anzulegen. Dieses wandert auf eine externe (Online-)Festplatte, einen Backup-Pfad oder – wie in meinem Fall – auf einen kleinen Synologie-Server.

Die ScanSnap-Scanner [1] – und wahrscheinlich auch andere Scanner – können da viel Arbeit ersparen: Man scannt wie gewohnt direkt in Evernote in das gewünschte Notizbuch “hinein”, gleichzeitig wird von dem Scanner eine Kopie auf einem ausgewählten Pfad angelegt. Sie können das Profil “Scan to Folder” anpassen oder ein neues mit feineren Parametern erstellen. Im Reiter “Anwendung” muss lediglich ausgewählt sein “Scan to Evernote (Document)” (Alternativ, wenn man statt PDF Grafiken erzeugen möchte: “Scan to Evernote (Note)”. Und unter dem Reiter “Speichern” wählen Sie Ihren Backup-Pfad oder Ihr Backup-Medium aus.

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Dateinamen anpassen

Empfehlenswert ist noch eine Anpassung des Dateinamens: Neben dem Datum können Sie noch eine “Seriennummer” einstellen. Wenn Sie später mal die Datei “Rechnung Fensterbau Maier” mit “0556.pdf” in Evernote entdecken, haben Sie einen zusätzlichen Anhaltspunkt, wo sich die “Rechnung Türbau Schulze” in Ihrem Backup-Verzeichnis finden könnte. Oder Sie strukturieren am Anfang des Jahres Ihr Backupverzeichnis nach Jahre- bzw. Monate-Unterordner und ändern dann den Ablagepfad im ScanSnap. (Zu aufwändig würde ich persönlich den Backupt-Teil aber nicht pflegen, da sich meine eigentliche Struktur in Evernote befindet.)

[1] Wie die Stammleser des Blogs wissen, verwende ich ja einen Fujitsu ScanSnap iX500, mit dem ich sehr zufrieden bin.

 

 
Sep 222014
 
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Anwenderwünsche umgesetzt

Gerade ist die Version 5.6 von Evernote für Mac erschienen mit einer stattlichen Liste an Neuerungen:

  • die Größe von Grafiken kann man jetzt direkt in der Notiz ändern
  • das Tabellen-Layout wurde erweitert (Größenänderung, Farben für Hintergrund und Linien)
  • Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert
  • Spotlight kann nun auch für die Notiz-Suche verwendet werden
  • neue Notizen werden sofort gesynct und stehen unmittelbar auf allen Geräten zur Verfügung
  • Notizen können unmittelbar freigegeben werden, ohne den Gesamtsync abzuwarten
  • 3 x schneller soll der Gesamtsync erfolgen usw.

Alle Einzelheiten zu der neuen Version im Evernote-Forum.

 
Sep 182014
 
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neue Widgets

Inzwischen werden viele iPhone- und iPad-Besitzer ihr Update auf iOS 8 durchgeführt haben, so dass wir uns nun im Detail ansehen können, welche Figur Evernote unter diesem Betriebssystem macht.

Mitteilungszentrale
Sofern dies eine App bereit stellt, kann man Einzelfunktionen in die Mitteilungszentrale integrieren. Bei Evernote handelt sich um die bekannten fünf Notiz-Buttons, so dass man nun nicht mehr erst die App starten muss. Diesen Screen kann man ja in jeder Anwendung von oben nach unten ziehen – sogar über den Sperr-Bildschirm. Damit klappt das Anlegen einer neuen Notiz nun deutlich schneller.

Neue Share-Möglichkeiten
Vor einigen Wochen hat Evernote ja bereits als WebClipper in den Android-Browsern seinen Einzug gehalten. In dieses Menü wurde es nun auch unter iOS aufgenommen. Während man allerdings unter Android einen “bereinigten” Text erhält, wird unter iOS die Webseite samt Formatierungen übernommen.

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ein mobiler “WebClipper”

Schlagwörter kann man zwar keine Vergeben, aber das Notizbuch lässt sich auswählen. Diese Übergabe-Funktion wird auch in vielen anderen Apps eingeblendet, z. B. in der Fotogalerie oder in Wetter-Apps. Allerdings erhält man nicht immer verwertbaren Content, das kann von App zu App sehr unterschiedlich sein. Momentan ist ja auch erst ein kleiner Teil der Apps speziell für die Funktionen von iOS aktualisiert worden.

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Übernahme aus verschiedenen Apps

Übrigens lässt sich unter iOS einfach durch Drag ‘n Drop die Reihenfolge der verknüpften Apps selbst einstellen. Sehr praktisch – bisher kamen bei mir z. B. immer 12 PDF-Apps in der Auswahlliste, bevor Evernote erschien.

Gelegentlich stellen Apps von Drittanbietern auch Funktionen für die Basis-Apps zur Verfügung. Zum Beispiel die sehr gute OCR-App “Prizmo”. Prinzipiell kann man auf diese Weise ein vorhandenes Foto in einer Evernote-Notiz, z. B. die Aufnahme einer Buchseite, “direkt” bearbeiten. Ganz so direkt funktioniert die Sache momentan in der Praxis doch noch nicht: es wird die externe App gesondert aufgerufen, was nun keine ganz so große Zeitersparnis ist. Aber vielleicht gibt es da demnächst noch Verbesserungen.

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weitere Bearbeitungsfunktionen

Verwandte Notizen
Premium-Anwender kennen es schon länger von der Mac- und Windows-Version: Wenn man eine neue Notiz anlegt, werden unter dieser Notiz drei andere aus dem eigenen Bestand angezeigt, die inhaltlich zu ähnlichen Themen erstellt wurden. Diese Vorschau-Schnipsel erscheinen nun auch in der App (wenn das stört: in den Einstellungen lässt es sich deaktivieren. Statt zur PIN-Sperre können Premium-User nun übrigens die Evernote-App mit ihrem Fingerabdruck entsperren, sofern man über ein iPhone 5S oder iPhone 6 verfügt.

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verwandte Notizen

Schön wäre nun noch, wenn auch die neue “Handsoff”-Funktionalität in Evernote aufgenommen würde. Bei Pocket funktioniert das bereits ganz gut: Man liest beispielsweise im Zug einen längeren Artikel in der iPhone-Pocket-App, zückt zu Hause sein iPad – und ist sofort an der letzten Stelle, so dass man nahtlos weiter arbeiten kann.

 
Sep 172014
 
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iOS-8-Erleichterungen

Zwar ist gerade ein Evernote-Update erschienen, aber etliche der Neuerungen funktionieren erst nach der Installation von iOS8, daher im Moment nur Stichpunkte, ausführlicher Bericht folgt:

  • Clipper: Webseiten, Fotos und Dokumente aus Anwendungen können direkt über den Share-Button in ein ausgewähltes Notizbuch verschoben werden. Vor allem: unter iOS 8 lässt sich die Reihenfolge der Anwendungen im Share-Menü verändern – man kann also Evernote ganz vorne aufnehmen.

  • Benachrichtigungen: Im neuen iOS8-Benachrichtigungscenter kann man ja Widgets ablegen. Die Leiste mit Evernote-Buttons, die sich innerhalb des Startbildschirms der App befindet, kann man dort auch aufnehmen. Sprich: Kurzer Wisch von oben nach unten und aus jeder Anwendung heraus kann man eine neue Notiz erstellen.

  • Premium: Sperren der Evernote-App mittels Fingerabdruck. Und “verwandte Notizen” werden jetzt – wie bereits in der Desktop-Variante – ebenfalls angezeigt.

Weitere Einzelheiten im (engl.) Evernote-Blog.

 
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Sep 152014
 
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übersichtlich

Ob nun Spotify oder iTunes – all diese Musikprogramme legen Playlisten an. Ist die Verwaltung von Musik mit Evernote da eigentlich noch sinnvoll? Der Fotograf Dietmar Bachmann von bildwerkstatt.ch hat da seinen eigenen Weg gefunden. Ein tolles Fallbeispiel, das er mir als Gastbeitrag zur Verfügung stellt:

plattensammlung2

digital/analog

Ausgangspunkt sind 4 Notizbücher, die meine Frau und ich für die Katalogisierung von besonderen Platten oder Musikstücken nutzen.

Musikkäufe analog
Hier katalogisieren wir mit einem Foto vom LP-Cover besondere «Schmankerl» oder einfach diejenigen Vinyl LP’s, die uns besonders wichtig sind. Sieht man sich das NB an, entsteht fast der Eindruck, man scrolle sich durch eine iTunes Liste, da EN das Cover ganz automatisch immer gleich groß rechts zu jedem Eintrag anzeigt (siehe Abbildung rechts oben).

Nebst dem Foto des LP-Covers sind innerhalb der einzelnen Notiz typischerweise folgende Infos enthalten:

  • Interpret
  • Titel der LP
  • Jahrgang der Platte
  • Label
  • manchmal auch die Namen aller Titel
  • technische Besonderheiten wie z.B. Art des Vinyl, Mastering u.ä.
  • wann und wo gekauft zu welchem Preis
  • weitere Infos zur Platte, wie z.B. weitere Künstler (v.a. bei Jazz-Scheiben), Dirigent bei Klassik usw.

Erhält man heute übers Internet Zusatzinformationen zu Künstlern oder der Platte selbst, oder Rezessionen, kopieren wir solche Infos ebenfalls in diese Notiz. So haben wir alle Infos zu einem Album und Künstler schön beisammen.

Musikkäufe digital

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mit Zahlungsdaten

Hier verfahren wir eigentlich ähnlich wie für die analogen LPs, mit dem Unterschied, dass hier z.B. Infos zur Musikdatei hinterlegt werden, wie z.B. Bit- oder Sampling-Rate, z.B. «24bit / 96 kHz».

Man könnte nun sagen, dass es für digitale Medien kein zusätzliches Verzeichnis braucht, da diese ja in iTunes sichtbar sind. Wir tragen hier deshalb nur Musikkäufe ein, die über dem CD-Standard von 16bit / 44.1 kHz liegen, also die klanglich hochwertigeren Produktionen. Diese wären in iTunes nur als Liste ohne Cover zu selektieren.

Fazit: Wenn wir also Lust auf hochauflösende Musik haben, scrollen wir dieses Notizbuch durch und entscheiden uns dann, was gespielt wird. Zudem hinterlegen wir auch hier die gleichen Zusatzinfos wie für Vinyl-LPs, die in iTunes nicht speicherbar wären, wie z.B. auch Hintergrundinfos zu Künstlern oder Alben.

Musiktipps
In dieses NB kommen Infos, Links und/oder Covers, die man irgendwo aufschnappt und sich zum späteren Probehören merken will. Die iOS Apps von EN machen einem das ja sehr einfach. Der große Vorteil von Streamingdiensten sehen wir darin, dass wir Alben so zu Hause probehören können, und erst dann entscheiden, ob ein Album digital oder analog gekauft werden soll. Falls ein Album gekauft wird, hat man schon mal die Basisinfos beisammen und kann die Notiz nur noch ergänzen und ins NB «Musikkäufe Digital» bzw. «Musikkäufe Analog» verschieben. Hat sich als sehr praktisch erwiesen.

Verworfene Musiktipps
Hier hinein kommen Notizen aus dem Notizbuch «Musiktipps», nachdem wir entschieden haben, ein Album nicht zu kaufen. Meistens tragen wir auch eine kurze Begründung ein. Der grosse Vorteil: Sind wir irgendwo unterwegs und sehen ein mögliches Album oder bekommen eines empfohlen, schauen wir mit einer globalen EN-Suche mal nach, was wir schon darüber wissen. Eventuell erscheint ein Album dann hier und man erinnert sich dann, dass man das eben nicht so gut fand und deshalb verworfen hatte.

Übergeordnete Vorteile dieses Systems
Manchmal möchten wir wissen, was wir bereits über Künstler XY wissen. Oder wir möchten nachschauen, welche Scheiben wir z.B. vom Label ECM schon haben. Mit Evernote ist das in Sekundenbruchteilen geklärt, dank der starken Suchfunktion. Natürlich betreiben wir diesen Aufwand auch deshalb, weil Musik für uns sehr wichtig ist. Wir spielen auch selbst Musikinstrumente.

Zwar haben wir noch ca. 350 weitere Vinyl-Scheiben, v.a. Maxi-Singles von früher, und etwa 650 weitere digitale Alben in iTunes, vieles auch gerippte CDs. Diese ebenfalls in EN so zu katalogisieren, wäre möglich. Der Aufwand dafür ist es uns aber nicht wert, da wir nur – wie schon erwähnt – den Überblick über für uns «wichtige» Vinyl-Scheiben sowie nur über sämtliche hochauflösende Digital-Musik behalten möchten.

Dietmar Bachmann, bildwerkstatt.ch

 
Sep 102014
 

Wenn sich meine Gedanken um neue Projekte drehen, tauchen zahlreiche Gedanken auf, während ich unterwegs bin. Meist möchte ich dann nur rasch ein paar Sätze fest halten und fertig. Das funktioniert natürlich mit der mobilen Evernote-App prinzipiell recht gut, kostet aber oft doch ein paar zusätzliche Finger-Tipps. Zum Beispiel ist von einer vorhergehenden Aktion noch ein bestimmtes Notizbuch aufgeschlagen, so dass ich zunächst den Startbildschirm aktivieren muss usw. Unter Android geht das einen Tick schneller, da man dort Einzelnotizen direkt auf dem Homescreen ablegen kann. Noch schneller geht es aber mit der iOS-App Drafts: App starten, sofort tippen, an Evernote schicken, schließen. Drafts arbeitet auch mit Dropbox, Google Drive usw. zusammen. Damit Ihr einen Eindruck erhaltet, habe ich mal ein Beispiel aus meinem Buch (Kapitel “Evernote für Autoren”) in einem Video umgesetzt.

PS: Die Idee mit der Wasserpistole stammt dem Wallace-Klassiker “Der unheimliche Mönch”.