Jun 302014
 
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ein Klick genügt

Seit einiger Zeit bietet Feedly in der Pro-Variante ja die Möglichkeit, Artikel direkt in Evernote zu speichern. Heute habe ich einen Link zu einer Feedly-Beta-Funktion erhalten, die noch mehr Möglichkeiten eröffnet (und auch schon prima funktioniert): Markierte Artikel können direkt in unterschiedliche Dropbox-Ordner gespeichert werden, entweder im HTML- oder PDF-Format (gekürzte Feed-Artikel werden als vollständiger Text gespeichert). Feedly erzeugt dafür in Dropbox einen Ordner “Feedly Vault” und richtet Unterordner ein – für die “später-lesen”-Markierung entsteht der Ordner “Saved For Later” für Schlagwörter “Tags” und pro Tag ein weiterer Unterordner. Das hat bis hierhin noch nicht viel mit Evernote zu tun. Aber diese Funktion kann man nun nutzen, um zielgerichteter Feedly-Artikel zu archivieren.

1. Überwachung der Feedly-Dropbox-Ordner mit Evernote

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automatischer Import

Evernote (Windows-Desktop) kann ja beliebige Festplattenordner überwachen, also auch Dropbox-Unterordner. Man wählt in Evernote den gewünschten Ordner aus, sobald ein neuer Feedly-Artikel darin erscheint, wird dieser von Evernote “aufgesaugt” und je nach Einstellung innerhalb von Dropbox gelöscht. Gleichzeitig verbindet man den Dropbox-Unterordner mit einem passenden Notizbuch, z. B. für den Feedly-Tag “Datenschutz” das Evernote-Notizbuch “Datenschutz”. Das gleiche verfahren kann man auf mehrere Tag-Ordner anwenden und erhält so eine getrennte Ablage in Evernote. Nicht ganz so wichtige Artikel markiert man vielleicht nur mit der “später-lesen” Funktion und richtet für diesen Ordner keinen Evernote-Import ein. Auf diese Weise landen nur ausgewählte Artikel in Evernote.

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Markierungen in PDF Expert

2. PDF-Dateien vor der Archivierung bearbeiten
Wenn man möchte, kann man einen Schritt “dazwischen schalten”: die Bearbeitung des Feedly-Artikels in einem PDF-Programm. Unter iOS synchronisiert z. B. die bekannte App “PDF-Expert” mit Dropbox. Diese kann also den Artikel “abfangen” [1], man nimmt seine Markierungen vor, synct – und auf diese Weise landet eine markierte Datei in Evernote. [2]

Sieht vielleicht auf den ersten Blick etwas umständlich aus, lässt sich aber doch recht schnell einrichten. Ist ja nur einmal, danach läuft alles von selbst. Um den Prozess zu veranschaulichen, hier das entsprechende Ablaufdiagramm:

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automatische Archivierung

[1] Wenn man die Feedly-Artikel im HTML-Format in Dropbox speichert, kann PDF Expert mit einem Klick die Sache in PDF konvertieren.
[2] Bei Evernote evtl. in den Import-Funktionen von “Quelle löschen” auf “Quelle behalten” umstellen, sonst holt sich Evernote den Artikel, bevor man ihn bearbeiten konnte.

 
Jun 262014
 
rasch geöffnet

rasch geöffnet

In Evernote “eingebaut” ist ja eine Verschlüsselungsmöglichkeit für den Text von Notizen (Stärke: AES 128). Wenn es sich um größere Dokumente handelt, so verschlüsselt man einfach im zuständigen Programm – Word oder Adobe Acrobat zum Beispiel – und fügt das verschlüsselte Dokument in eine Notiz ein. Das klappt schon länger tadellos (auch auf den mobilen Geräten), allerdings hatte die Windows-Desktop-Variante von Evernote jetzt länger einen Anzeige-Bug, der ist mit dem heutigen Update behoben. Verschlüsselte PDF-Dateien werden mit einem Schloss-Symbol in der Notiz angezeigt. Nach dem üblichen Klick wird das Passwort angefordert, danach wird der Inhalt wie bei allen anderen PDF-Dokumenten angezeigt.

"entschlüsselt"

“entschlüsselt”

Besonderheiten: Ein Vorschaubild für die mittlere Leiste wird bei diesen Dokumenten nicht erzeugt – diese Grafik wäre ja ein Sicherheitsrisiko. Auch kann der Inhalt eines solchen Dokumentes nicht in den Suchindex aufgenommen werden – Evernote kann ja von sich aus das Dokument nicht öffnen. Allerdings kann man die Notiz mit unverfänglichen Zusatzinfos versehen, so dass über diesen offenen Text später dennoch die richtige Notiz gefunden wird. Einmal geöffnet, bleibt das Dokument zunächst offen. Wenn man also z. B. das Notizbuch wechselt und anschließend wieder die Notiz mit dem passwortgeschützten Dokument aufruft, ist dieses immer noch sichtbar. Ich bin mir momentan nicht sicher, ob es für die Anzeige eine zeitliche Begrenzung gibt. Jedenfalls kann man das Dokument auch sofort wieder “unsichtbar” machen, wenn man es kurz aufruft, z. B. in Acrobat, und gleich wieder speichert, ohne den Namen zu ändern.

Nebenbei: Sie können auch direkt aus Word heraus eine passwortgeschützte PDF-Datei auf sehr einfachem Wege erzeugen. Wenn Sie beim “Datei speichern unter …”-Dialog das PDF-Format auswählen, so müssen Sie nur den “Optionen”-Button anklicken und ein Passwort vergeben – fertig.

Passwortschutz im Word-Dialog

Passwortschutz im Word-Dialog

 
Jun 252014
 
mac-tabellen

Farbe und Größenänderungen

In der neuen Beta 6.2 von Mac-Evernote hat sich einiges getan: einzelne Notizen werden sofort synchronisiert, Notizen können umgehend freigegeben werden, ohne die Synchronisation abzuwarten, schnellerer Start usw. Interessant für viele Anwender sind insbesondere zwei Neuerungen:

1. Grafiken innerhalb einer Notiz kann man nun direkt in der Darstellungsgröße ändern.
2. Die Tabellen-Darstellung wurde verbessert: Zell-Größen und Farbeinstellungen lassen sich verändern.

Der Download der neuen Beta ist nur bedingt empfehlenswert, momentan gibt es noch etliche Bugs. Aber immerhin kann man so die Richtung der nächsten Desktop-Verbesserungen erkennen. Screenshots zur neuen Beta gibt es noch keine – aber Boris Lewandowski aus unserer Google+ Community “Evernote DE” hat sich die Mühe gemacht, ein YouTube-Video zu erstellen. Enfach mal anschauen, dann erhält man schnell einen Eindruck.

 

 

 
Jun 252014
 
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weniger Platz

Der Web Clipper von Evernote wird besonders häufig eingesetzt: ob Fotos, bereinigte Nachrichten-Artikel, mit Anmerkungen versehene Screenshots oder die Archivierung von PDF-Dateien – die Browser-Erweiterung fängt alles ein. Bisher nahm die 6-er-Version des Clippers allerdings recht viel Raum an der Seite ein, weshalb es demnächst ein Update geben wird, das kompakter ausfällt. Die Funktionen bleiben erhalten, aber alles wird auf kleinerem Raum angeordnet, was insbesondere bei Notebooks von Vorteil sein kann.

Wer Chrome verwendet, der kann sich die Beta-Version 6.2 downloaden und die Erweiterung ausprobieren. Firefox ist zwar momentan noch bei der nicht so hübschen 5.9-er-Version, aber die interne Beta-Variante wurde bereits ausgerollt: diese macht direkt den Sprung auf das kompakte Layout. Opera und Safari werden folgen.

 
Jun 182014
 
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schneller Austausch

Sunrise Calendar ist inzwischen eine sehr gute Kalenderanwendung für alle Systeme geworden (Web, Chrome-Erweiterung, iOS und Android), nutzt den Google-Kalender, viele Funktionen und dennoch übersichtlich gemacht – und kostenlos. Ein Blick in die verschiedenen App-Stores lohnt also auf jeden Fall. Seit heute noch einen Tick mehr, denn nach Android gibt es nun auch unter iOS und Chrome die Evernote-Synchronisation. Funktioniert sogar in beide Richtungen und ist richtig flott! Einzelheiten:

Unter Einstellungen/Accounts wählt man Evernote aus. Das muss man nur einmal tun, bei mir war die Verbindung damit gleichzeitig auf iPhone, iPad und in der – eigenständigen – Chrome-App hergestellt. Innerhalb von Evernote terminiert man seine Notizen wie gewohnt über das kleine Weckersymbol.

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Einstellungen in Evernote

Sunrise bemerkt nicht nur, wenn man einen neuen Termin erstellt hat, der Kalender registriert auch sofort, wenn man die Erinnerung innerhalb von Evernote als “erledigt” markiert – dann bekommt der Termin in Sunrise sofort ein Häkchen. Ebenso wird erkannt, wenn man in Evernote vollständig einen Termin löscht – dann verschwindet der Termin ganz aus dem Kalender.

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Einstellmöglichkeiten

In Sunrise wird der Titel der Notiz als Terminbeschreibung angezeigt. Ebenso ist ein Link-Symbol zu sehen, das direkt zur vollständigen Evernote-Notiz führt (unter iOS wird die Evernote-App geöffnet, unter Chrome die Webansicht der Notiz). Man kann den Termin innerhalb des Kalenders bearbeiten, z. B. auf eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag verschieben. Beim nächsten Sync von Evernote zeigt die betreffende Notiz das neue Datum als Erinnerung an.

Weiterhin kann man zunächst im Sunrise Kalender einen neuen Termin erstellen und diesen dem Teil-Kalender “Note Reminders” zuweisen. Evernote zeigt dann eine neue Notiz mit der Überschrift des Termins samt eingestellter Erinnerung, der Inhalt der Notiz ist ansonsten leer. Will man also mal all seine Evernote-Termine gleichzeitig überschauen, so kann man – alternativ zur Termin-Listenansicht innerhalb von Evernote – alle anderen Google-Einzelkalender ausblenden, übrig bleiben dann die terminierten Evernote-Notizen.

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Ortsangabe wird übernommen

Ebenfalls ganz nett: Sofern die Evernote-Notiz eine Ortsangabe in dem entsprechenden Feld enthält, wird der jeweilige Kartenausschnitt in Sunrise angezeigt. Ein Klick darauf öffnet die Adresse in Google Maps.

Momentane Nachteile: teilweise muss man mit englischen Benennungen leben. Weiterhin funktioniert es innerhalb von Sunrise nicht, den Evernote-Termin mit einem Intervall zu versehen (man kann zwar versuchen, auf einen “wiederkehrenden Termin” umzustellen, aber nach dem Speichern “schnappt” der Termin zurück). Evernote hat ja sein längerer Zeit in Aussicht gestellt, innerhalb seiner Anwendung Terminwiederholungen zu ermöglichen – vielleicht klappt das also zu einem späteren Zeitpunkt mal besser.

Davon abgesehen gefällt mir diese sehr nahtlose Synchronisation deutlich besser als die meisten anderen Lösungen – sofern also der Sunrise-Kalender gefällt, ist ein Umstieg sicher eine Überlegung wert.

 
Jun 152014
 
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leichter zu merken

Die persönliche Evernote-Mail-Adresse erhält man beim Anlegen seines Accounts. Und praktisch jeder Evernote-Anwender weiß sie zu schätzen, denn alle Dateien, Berichte, Ergebnisse aus Anwendungen, die keine direkte Evernote-Schnittstelle haben, kann man so sehr bequem zu seinem Archiv schicken. Auf den mobilen Geräten steckt man diese Adresse ohnehin in seine Kontaktdatenbank, so dass man nicht lange nachdenken muss. Ich habe meiner den “Nachnamen” “Notiz” gegeben und kann so z. B. Siri diktieren: “Mail an Notiz – Steuerabgabe-Termin verlängern”.

Wenn man hingegen am PC sitzt oder etwas vom Hotel-Computer verschicken möchte, muss man meist erst nachschlagen, denn die Zufallsziffern hat man nicht im Kopf. Es gibt zwar auf der Online-Account-Seite die Möglichkeit, diese Adresse mit einem Klick zurückzusetzen [1] , aber man erhält dann nur eine neue zufallsgenerierte Adresse. Falls man aber einen Premium-Account besitzt, kann man die Mailadresse auf seinen Evernote-Nutzernamen reduzieren lassen, was sich deutlich leichter merkt. Ein Supportticket genügt, die gewünschte Änderung wird meist innerhalb weniger Stunden vorgenommen.

[1] falls die Adresse in unbefugte Hände gerät, man Spam erhält usw. – kam bei mir in all den Jahren aber niemals vor

 
Jun 152014
 
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Termin mit Wiederholungen

Viele Evernote-Anwender setzen die ToDo-Anwendung Wunderlist als Ergänzung ein. Beim Thema “Termine” hat momentan Wunderlist meiner Ansicht nach etwas die Nase vorn: Wiederholungen lassen sich problemlos einstellen. Die Wiederholbarkeit von Terminen soll zwar auch in Evernote Einzug halten, aber wahrscheinlich wird man sich noch etwas gedulden müssen. Wie auch immer – Michael Lanzinger, der bereits zu OneNote einen Gastartikel verfasst hat, schildert hier seine Sichtweise aus seinem persönlichen Arbeitsalltag.


Man könnte diesen Artikel auch “Warum ich die Reminder in Evernote liebe, aber trotzdem primär mit Wunderlist arbeite” nennen, aber das wäre dann doch etwas zu lang.

Für alle die Wunderlist nicht kennen, es handelt sich dabei um ein GTD-Tool der deutschen Software-Schmiede 6Wunderkinder und ist – zumindest für mich – die beste App, wenn es darum geht, To-do-Listen zu erstellen.

Derzeit in der Version “Wunderlist 2″ wurden mit dem Umstieg von Version 1 zahlreiche neue Features eingefügt, welche teilweise auch von dem (leider) gescheiterten “Wunderkit”-Projekt  übernommen wurden.

Grundsätzlich tut Wunderlist genau das was es soll. Man kann verschiedene Ordner erstellen, in welche dann Aufgaben eingefügt werden können. In diese können dann noch Datum und eine Erinnerung nach Datum und Uhrzeit sowie Unteraufgaben eingefügt werden. Standardisiert stehen neben den individuell erstellbaren Ordnern auch noch vordefinierte zur Verfügung, die einem die Aufgaben des Tages, der kommenden sieben oder 14 Tage einsehen lassen. Außerdem werden erledigte Aufgaben nicht automatisch gelöscht, sondern stehen im jeweiligen Ordner zur Verfügung, können jedoch ausgeblendet werden. Ein netter Zusatz ist noch die Option Aufgaben bzw Ordner mit anderen Wunderlist-Usern zu teilen und sogar Aufgaben kommentieren. Im Premium-Modus hat man außerdem noch die Möglichkeit, an die einzelnen Aufgaben Dokumente anzufügen, sodass man z. B. den zu erledigenden Brief auch gleich zur Hand hat. Auch eine Art von Webclipper ist vorhanden.

So weit, so gut und nicht viel anders als die Reminders in Evernote. Oder gibt es doch Vorteile?

Zu Beginn sei angemerkt, dass es Wunderlist als App schon länger gibt als die Reminder-Funktion bei Evernote verfügbar ist, sodass bei meiner primären Nutzung von Wunderlist für GTD natürlich auch die Gewohnheit eine große Rolle spielt. Einen direkten Sync zwischen Evernote und Wunderlist gibt es derzeit – mir vollkommen unverständlich – noch nicht, wobei die Hoffnung ja bekanntlich zuletzt stirbt. In der Zwischenzeit kann man sich aber anderweitig, wie im Blog bereits beschrieben, behelfen. Dennoch eignet sich, zumindest der eigenen Erfahrung nach, Wunderlist besser als GTD-Tool [1] als die Reminder bei Evernote. Wenngleich man auch bei Evernote die Möglichkeit hat, sich bei einer Notiz einen Termin zu setzen und in der Notiz Checklisten zu erstellen, Evernote bleibt dennoch primär ein Notiz-Tool. Daher schätze ich die Reminder-Funktion ungemein, setze aber bei GTD auf Wunderlist, überhaupt in der Premium-Version, wenn man Dokumente an die To-do-Einträge anhängen kann oder den Eintrag – auch in der Basis-Version – mit einer kurzen Notiz bzw Links versehen kann.

Zusammengefasst kann mit Evernote und Wunderlist auch ganz ohne Sync sehr gut nebeneinander gearbeitet werden. Denn habe ich mir eine Notiz angelegt, kann ich diese gleich mit einem Reminder versehen und brauche Wunderlist nicht zu bemühen. Gerade reine To-do-Listen aber lege ich lieber in Wunderlist an. Und wenn man wirklich sichergehen möchte, dann kann man sich ja sowohl von Wunderlist als auch Evernote an eine Aufgabe erinnern lassen. Was auch noch sehr gut funktioniert ist natürlich die Option, in Wunderlist in der jeweiligen To-do-Liste mittels Link auf die Evernote-Notiz zu verweisen. So hat man die Erinnerung, eventuell mit Sub-Tasks, in Wunderlist und die vollen Notizoptionen von Evernote. Ungeachtet dessen stehen für mich auf der Wunschliste für GTD bei Wunderlist und Evernote die Sync-Funktionen zusammen mit Location-based-Reminders ganz oben.

Michael Lanzinger [E-Mail]

[1] GTD: Getting Things Done, eine Selbstmanagement-Methode (siehe Wikipedia).

 

 
Jun 152014
 
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Marker-Funktion nutzen

Prinzipiell arbeitet der “Später-lesen-Dienst” Instapaper ähnlich wie sein großer Bruder Pocket: mit einem kurzen Klick lassen sich Webinhalte in bereinigter Form archivieren. Über all die Jahre hat es Instaper geschafft, sich eine treue Anhängerschaft zu erhalten, da der Dienst mit einigen Besonderheiten aufwarten kann (z. B. kann man eigene Zusammenfassungen zu den Artikeln erstellen). Seit einiger Zeit gibt es ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zu Pocket – Stellen in den Artikeln können wie mit einem Leuchtmarker markiert werden [1]. Sehr nützliche Angelegenheit, denn sonst muss man nach längerer Zeit ja immer wieder einen Artikel “von vorne” lesen, bis man wieder weiß, was man daran besonders interessant fand. Instapaper hat zwar eine eigene Rubrik, in der alle Markierungen von allen Artikeln nochmals als Liste aufgeführt werden, aber diese lässt sich nicht direkt an Evernote übergeben.

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rasch markiert

Gerade für Recherchearbeiten ist es ideal, dass sich aber auf anderem Weg vorgenommenen Markierungen automatisiert – via IFTTT – in einer einzelnen Notizen zusammenfassen lassen, denn seit einigen Wochen hat IFTTT einen speziellen Instapaper-Kanal. Man könnte zwar von jeder Markierung eine eigene Notiz erstellen lassen, interessanter scheint mir aber die die Bündelung mit diesem Rezept:

  • Notizbuch und Schlagwörter kann man vorgeben.
  • Es wird von IFTTT nach der ersten Markierung eine neue Notiz angelegt, die als Überschrift den Titel des Artikels trägt.
  • Jede neue Markierung wird innerhalb dieser Notiz angefügt (der Link verweist auf den Original-Webartikel).
  • Nimmt man Markierungen in einem anderen Artikel vor, wird eine neue Notiz angelegt.
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Liste in Evernote

 

[1] In der kostenlosen Version kann man zwar nur fünf Markierungen monatlich vornehmen, aber alle Instapaper Zusatzfunktionen kosten insgesamt nur um die 80 Cent im Monat (3 Monate-Abo, jederzeit kündbar).

 
Jun 132014
 
materialien

kurze Erläuterung

Gerade wenn man Workshops oder Fortbildungen hält, ist es eine ausgesprochen bequeme Sache, den Teilnehmern zum Abschluss ein Notizbuch mit den Materialien zugänglich zu machen. Man selbst hat ja alle seine Folien, Dokumente oder Fotos von Flipcharts ohnehin bereits in Evernote archiviert und muss nun nur noch einen Link freigeben. In unserer Google+ Community “Evernote DE” berichtet Hermann, dass er genau das bei seinen Veranstaltungen so umsetzt – und dabei immer wieder auf ein Verständnis-Problem bei den Teilnehmern stößt:

Wer Evernote selbst nicht einsetzt – trotz der rund 100 Millionen Nutzer weltweit werden Sie z. B. bei einer VHS-Veranstaltung oder in einem Lehrerkollegium nur 1 bis 2 Anwender finden -, für den wirkt das freigegebene Online-Notizbuch “fremd”. Vor allem das Abfragefenster am Anfang – ob man am Notizbuch “teilnehmen” möchte, führt oft zu Rückfragen (“Muss ich auch einen Account haben””, “Muss ich was installieren?” usw.).

Wenn man solche Fragen vermeiden möchte, so kann man sich einfach eine Vorlage basteln, die das Vorgehen kurz erklärt. Die Teilnehmer erhalten dann nur den Link zu dieser Einzelnotiz – nicht zu dem Notizbuch. Die Notiz selbst enthält den weiterführenden Link zum ganzen Notizbuch, so dass man gewissermaßen eine “Vorstufe” einbaut.

Das Vorgehen:

1. Erstellen Sie eine kurze Notiz mit Erläuterungen. Sie selbst kennen Ihre Teilnehmergruppe am besten – je nachdem genügen einige Stichpunkte oder Sie fassen die Notiz ausführlicher. Ich habe Ihnen ein Beispiel gebastelt, das Sie gerne übernehmen und anpassen dürfen: Beispielnotiz. Denken Sie vor allem daran, die beiden [1] Links anzupassen.

2. Legen Sie diese Notiz bei Ihren Vorlagen ab. Bei jeder neuen Veranstaltung (sofern Sie nicht immer auf das gleiche Notizbuch verweisen), kopieren Sie das Notizblatt, passen den Link an und geben es frei.

3. Der Link zu Ihrem “Erklärungs-Notizblatt” ist recht lang, was für manche Teilnehmer eine weitere Hürde darstellt. Verwenden Sie einen der vielen Dienste, die lange Links kürzen, z. B.  bit.ly oder is.gd.

Nachtrag: Hermann wendet dieses Verfahren seit einiger Zeit an und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht.

[1] Da Nutzer gerne auf Grafiken klicken, habe ich das Beispielnotizbuch nicht nur im Satz “Weiter zu den Unterlagen” verlinkt – auch die Grafik hat diesen Link erhalten. Um ihn zu ändern: 1. Grafik markieren, 2. Strg + K.

 
Jun 052014
 
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Endlich wieder da!

Gute Nachrichten für alle, die mit der vertikalen Favoriten-Ecke der Vesion 5 nicht zufrieden waren: In der früheren Version 4 fanden es viele Anwender sehr nützlich, sich eine eigene – zweite – Menübar via Drag ‘n Drop zu gestalten. In Version 5.4.1., Beta 2, Windows, ist das nun wieder möglich. Man kann wählen, ob man seine Favoriten in der linken Seitenleiste oder oben angezeigt bekommen möchte. Die obere Anordnung gefällt mir deutlich besser, denn damit bleiben diese Shortcuts permanent eingeblendet, auch wenn man in der Seitenleiste nach unten scrollt. Außerdem hat man dadurch links Platz gewonnen und der Punkt “Notizen”, der nützlich für den Sprung von einem Unter-Notizbuch zu “Alle Notizen” ist, fällt nun als erster Punkt sofort in den Blick. Die Einstellung kann vorgenommen werden mit dem Menüpunkt “Darstellung”, “Favoriten”, “In der Kopfzeile anzeigen”.

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Menü “Darstellung”