Mrz 192014
 
texterkennung1

unter der Lupe

Heute mal ein kurzer Blick hinter die Kulissen: Wie funktioniert die Texterkennung bei Evernote? Oft sind Anwender, die neu mit Evernote beginnen, erstaunt, dass Texte in Fotos oder von handschriftlichen Notizen wirklich gut gefunden werden. Heutige Software erledigt das zwar generell ganz gut bei “klaren” Vorlagen, etwa einem gut ausgeleuchteten Schriftstück aus dem Drucker. Es kommen dabei u. a. verschiedene Näherungsverfahren zum Einsatz, z. B. Häufigkeitsstatistiken, Kontext (was steht vor und nach dem zu erkennenden Wort) usw. Abschließend trifft die Software die Entscheidung für die wahrscheinlichste Variante und setzt diese in den erzeugten Text ein. Und entweder stimmt das Wort dann – oder eben nicht.

Für Evernote steht aber nicht die Erzeugung eines flüssig lesbaren Textes im Vordergrund, die Software möchte vielmehr sicher gehen, dass bei einer Suche auch wirklich die Notiz gefunden wird. Daher weist sie nicht eindeutig zu erkennenden Begriffen mehrere Bedeutungen zu. Als Beispiel mag der oben abgebildete Text dienen. Für das menschliche Gehirn natürlich problemlos zu entziffern, die “Maschine” hingegen kämpft mit der Biegung der Buchseite, mit einer ungleichmäßigen Beleuchtung, mit einem groben Papier usw. Evernote fügt daher zu der wahrscheinlichsten “Übersetzung” noch Alternativen hinzu. “Wir stellen …”: hier erkennt Evernote zwar “stellen”, nimmt aber ebenfalls die Begriffe “steilen” und “steTen” in seinen Suchindex auf. “In jeden Topf” wird ergänzt mit “Top!” und “Top”; “geben wir” mit “gehen” usw.

texterkennung2

der Code dahinter

Das ist der Grund, weshalb man bei den meisten Evernote-Notizen nicht einfach den erkannten Text exportieren kann, man würde einen sehr holprigen Text erhalten.

texterkennung3

Text speichern

Im Unterschied zu Fotos kann man bei PDF-Dokumenten, die gut für Evernote zu erkennen waren, hingegen Glück haben. Sofern man über einen Premium-Account verfügt, erscheint bei diesen Dateien (meist mit zeitlicher Verzögerung) ein zusätzlicher Menüpunkt: “Durchsuchbares PDF-Dokument speichern”. Die gespeicherte Datei enthält dann den “puren” Text, den man via Zwischenablage in andere Programme übernehmen kann.

 
Mrz 192014
 
verlos

Liste mit Clearly

Das kleine Gewinnspiel ist beendet, die Gewinner sind gezogen. Die 3 Evernote-Bücher gehen an Yves (Nr. 17), Nicole (Nr. 33) und Simon (Nr. 70). Aus der Google+ Gruppe erhält Thomas Mampel den Stift samt Moleskine-Heften. Herzlichen Glückwunsch! (Ich schreibe Euch noch wegen Eurer Adressen an.)
Bei dieser Gelegenheit auch dazu ein Evernote-Tipp: Für Verlosungen nutze ich gerne Random.org, was ja durch die Nummerierung der Kommentare im Blog ein sehr leichter Weg ist. Bei der Google-Gruppe gibt es diese Ziffern nicht. Daher habe ich hier Clearly eingesetzt und das Ergebnis in Word kopiert. Durch die automatische Formatvorlagen-Zweisung erhielt ich auf diesem Weg innerhalb weniger Sekunden die Liste. Diese Übernahme von Gliederungen in Word via Clearly klappt übrigens häufig gut, so dass sich ein Versuch immer lohnt.

 
Mrz 172014
 
inhaltsverz1

schnell erzeugt

Schon immer konnte man in den Desktop-Versionen von Evernote eine Notiz mit einem Inhaltsverzeichnis erzeugen, indem man die Links der ausgewählten Notizen in ein neues Blatt aufnahm. Bisher gab es nur bei der Mac-Version von Evernote dafür auch einen gesonderten Button, in der aktuellen Windows-Version 5.3 hat dieser nun auch Einzug in die Windows-Variante gefunden. Wie bisher kann man einfach per gedrückter STRG-Taste beliebige Notizen markieren (diese können auch aus unterschiedlichen Notizbüchern stammen). Beim aufgefächerten Notizenstapel erscheint nun der Button “Notiz mit Inhaltsverzeichnis erzeugen”. Dadurch entsteht eine neue Notiz, die die Titel der ausgewählten Notizen als anklickbare Links aufführt. Gleichzeitig werden die Links nummeriert. Über die weiteren Bearbeitungsmöglichkeiten (Inhaltsverzeichnis mit Checkboxen versehen, Reihenfolge der Notizen, Verzeichnis an erster Stelle aufführen) habe ich ja bereits eine Reihe von Postings verfasst.

inhaltsverz2

neue Auswahl

 
Mrz 152014
 
lokale-notizbuecher

eigenes Archiv

Bei der Erstellung eines neuen Notizbuchs kann man ja wählen, ob man die Inhalte mit anderen Geräten synchronisieren möchte oder ob diese auf der Festplatte verbleiben sollen. Manche Anwender legen solche Notizbücher für sensible Daten an, häufiger ist es der Fall, dass man all diese Scans von Stromrechnungen und Tankstellenquittungen einfach nicht unterwegs oder auf dem Büro-PC benötigt. Wenn es dann einmal im Jahr an die Steuer geht, hat man trotzdem alle Unterlagen geordnet in seinem Evernote-Archiv.

Da kein Sync erfolgt, denken die meisten Anwender, dass die in diesen Notizbüchern aufgenommen Dateien auch nicht über die Evernote-Suche gefunden werden könnten. Das stimmt nicht ganz. Denn die Desktop-Software von Evernote hat eine Index-Funktion “eingebaut”, die den externen Server gar nicht benötigt. Wenn Sie etwa ein PDF-Dokument in ein lokales Notizbuch aufnehmen, das z. B. über ein Office-Programm generiert wurde, so werden die darin enthaltenen Wörter in der gleichen Sekunde in die Evernote-Datenbank aufgenommen und als Suchresultate zusammen mit dem gesyncten Notizen angezeigt (Premium-Account vorausgesetzt). Das gilt auch für alle anderen Texte, z. B. Webseiten, die mit dem Web Clipper in Evernote gespeichert wurden.

Anders verhält es sich mit Dokumenten, die nur eine Grafik enthalten, z. B. das Foto einer handschriftlichen Notiz. Diese Texterkennung geschieht über den externen Evernote-Server, die gefundenen Begriffe werden dort dem Suchindex Ihres Kontos hinzugefügt und mit der Datenbank auf Ihrer Festplatte synchronisiert. Trotzdem findet man natürlich jederzeit auch diese Inhalte über die Notiztitel, Schlagwörter und Textergänzungen, die man einem Notizblatt hinzugefügt hat.

Smartphone-Scans aufnehmen

Lokale Notizbücher funktionieren auf dem Desktoprechner ganz gut, hier haben Sie auch meist einen Scanner angeschlossen. Ich persönliche erledige zu Hause z. B. noch immer sehr viele über mein altes Pixma-Drucker-Scan-Gerät, das sogar erkennt, wie rum eine Seite gedreht werden muss, Schrägen korrigiert, OCR durchführt und mir alles als kompakte PDF an Evernote liefert.

Was aber, wenn Sie z. B. über eine Smartphone-App scannen? Diese Apps sind inzwischen sehr gut geworden, führen OCR durch und schnüren PDF-Pakete. Aber das lokale Notizbuch erscheint ja nicht in der Evernote-App. Natürlich könnten Sie das Scan-Resulat vorübergehend in ein normales Notizbuch aufnehmen und später in die lokale Variante verschieben – aber dann hat man einen zusätzlichen Arbeitsgang.

Viel einfacher ist dieser Weg: Sie werden wahrscheinlich ohnehin eine Online-Festplatte wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive einsetzen – definieren Sie für diese Scans einfach einen Ordner (z. B. “Dropbox\LokaleScans”). Fast alle Smartphone-Scan-Apps können ihre Ergebnisse an diese Online-Festplatten übergeben. Den gleichen Unterordner lassen Sie auf der heimischen Festplatte von Evernote überwachen. Landet auf diesem Pfad eine neue Datei, löscht Evernote sie dort und verschiebt sie in Ihr lokales Notizbuch.

lokale-notizbuecher2

Dropbox überwachen

Lokale Notizbücher von der Suche ausschließen

Wenn man noch einen Schritt zusätzlich gehen möchte, dann kann man von Zeit zu Zeit die Offline-Notizen markieren und auf ein Archiv-Schlagwort ziehen, das könnte sich z. B. “Archiv” oder “x” nennen. Denn eventuell stören die zusätzlichen Fundstellen bei der Suche im Alltag. Man will nicht immer, wenn man “Maier” eingibt die 10 Rechnungen des Schornsteinfegers Maier aufgelistet bekommen. Nun kann man Notizbücher von der Suche nicht ausschließen – also z. B. “-notebook:Handwerker Maier” – aber für Schlagwörter klappt das. Ich kann also jederzeit sämtliche Informationen der lokalen Notizbücher ausschließen, indem ich “-tag:x Maier” eingebe (oder in einer Suche speichere).

 
Mrz 142014
 
traysuche2

sofort aufgeklappt

Im Laufe der Zeit bewahrt man ja sehr viele Informationen in Evernote auf, so dass man immer häufiger nach einem bestimmten Aspekt suchen wird. Im Alltag ist es daher eine kleine Erleichterung, wenn man sich ein, zwei Klick sparen kann. Wenn man nämlich das Evernote-Tray-Icon mit der Suche verbindet, startet Evernote sofort a) mit dem Cursor im Suchfeld und b) mit aufgeklappter Suchliste. Da diese Liste die letzten Suchvorgänge und die gespeicherten Suchen aufführt, hat man alles gleich im Blick oder beginnt eben mit der Eingabe seines neuen Suchbegriffs.

Die Aktivierung dieser Funktion ist recht einfach: rechte Maustaste auf das kleine Evernote-Symbol im Tray-Bereich Ihres Desktops, dann “Optionen”, “Bei Klick auf Tray-Symbol”, “Evernote durchsuchen”. Fertig. Alternativ können Sie hier auch eine globale Tastenkombination einstellen, die den gleichen Effekt erzeugt, egal, in welchem Windows-Programm Sie sich gerade befinden (Voreinstellung: Windows-Taste + Shift + F).

traysuche1

Einstellungen für die Suche

 
Mrz 122014
 
windows-phone-rezept1

Rezept auf Packung

Die meisten Leser wissen ja, dass ich eher mit iPhone und iPad unterwegs bin. Aber da es im real-Markt vor einigen Tagen das Lumia 520 für 95,- Euro gab, habe ich da auch mal einen näheren Blick drauf geworfen (das Gerät ist für diesen Preis außergewöhnlich gut). Evernote hat unter Windows Phone einige Besonderheiten, z. B. eigene Entwürfe als Kachel zu definieren und mit Funktionen auszustatten.

Jedenfalls fiel mein Blick in der Foto-App auf den eingebauten “Bing-Scan”, der neben Strich- und QR-Code-Erkennung auch OCR verspricht. Und ich muss sagen: tolle Ergebnisse! Sogar bei schwachem Licht und kleiner Schrift ist die Erkennungsrate außerordentlich gut. Ausprobiert habe ich das mal eben aus der freien Hand, Stehlampenlicht, Rezept auf der Rückseite einer Pfanni-Packung – und schwuppdiwupp konnte ich den Text via Zwischenablage in Evernote aufnehmen.

windows-phone-rezept2

rasch kopiert

Das ist jetzt natürlich nur ein Beispiel, aber bei dieser Erkennungsrate kann es durchaus auch Spaß machen, Stellen aus Büchern oder Zeitschriften schnell mal in einer Notiz zu archivieren.

Aber da wir gerade beim Thema “Rezepte” sind: Wenn man der oben beschriebene Evernote-Notiz jetzt noch ein Schlagwort wie “Rezeptidee” angehängt hätte, würde der Inhalt von Evernote-Food erkannt und eingeordnet werden. Okay, das gibt es momentan nur für Andorid oder iOS, aber vielleicht hat man ja neben seinem Lumia noch Tablet mit einem dieser Betriebssysteme.

 

 
Mrz 072014
 
evernote-buch-verlosung

Glück auf!

Inzwischen müsste die neue Ausgabe des Evernote-Buchs in allen Buchhandlungen erhältlich sein – und die 320 Seiten müssen wir ja auch irgendwie feiern. Daher:
Es gibt 3 Exemplare zu gewinnen!
Wie letztes Jahr muss man dafür nicht viel tun: Ihr schreibt in einem kleinen Kommentar zu diesem Beitrag, wie Ihr Evernote einsetzt. Mit meiner supertollen Rotationsapp, die schon in den früheren Verlosungen zum Einsatz kam, ziehe ich drei Kommentare und bitte dann die Gewinner um ihre Anschrift (alles ohne Rechtsweg usw.).
Da die vielen Diskussionen in unserer Google+ Gruppe “EvernoteDE” (inzwischen schon über 1.800 Mitglieder) sehr hilfreich waren, um den Inhalt auf die Leser auszurichten, gibt es dort noch eine kleine Sonderverlosung (den Evernote-Jot-Script-Stift plus von Moleskine die Evernote-Journal-Ausgabe). Ihr könnt bei beiden Verlosungen mitmachen, wenn Ihr wollt. Hier der Link zur Google+Aktion.

Mitmach-Schluss: 18. 3. 2014 (dann können auch noch unsere Kurzurlauber teilnehmen ;-) .

 
Mrz 072014
 
ifttt-checkboxen1

schnell und einfach

Viele Evernote-Anwender nutzen den kostenlosen Dienst IFTTT, um aus allen möglichen Quellen (Twitter, Feedly, Facebook, Fitness-Tracker usw.) Informationen automatisiert in Evernote zu archivieren. Seit einiger Zeit schafft es IFTTT sogar, diese Informationen mit Evernote-Checkboxen zu versehen.
Das klingt auf den ersten Blick nur “nett”, eröffnet aber zahlreiche neue Möglichkeiten: Denn derartige Checkbox kann man innerhalb von Evernote nach ihrem “Zustand” abfragen – ob sie angekreuzt sind oder nicht (todo:true|false|*). Entsprechend kann ich mir nun gespeicherte Suchen basteln, die mir mit einem einzigen Klick einen Überblick verschaffen.

Beispiel: Nehmen wir an, IFTTT fügt in das Notizblatt “Noch zu erledigen” immer eine Zeile ein, sobald in Dropbox eine Datei aufgenommen wurde, die noch zu bearbeiten ist. Ebenso hängt IFTTT eine Zeile an die Notiz, wenn ich in Gmail eine Mail mit einer Rechnung erhalte. In einem anderen Notizblatt mit dem Namen “Wichtige Kunden” erzeugt IFTTT eine Zeile, sobald eine Mail von einem entsprechenden Kunden eingeht.  Diese Todos sind erst mal bearbeitet und “abgehakt”, aber vor meinem Kurzurlaub will ich mich schnell noch vergewissern, ob alles erledigt ist. Wenn ich jetzt eine Suche mit der Bezeichnung “Alles klar?” definiert habe, die aus “tag:IFTTT todo:false” besteht, so habe ich auch mobil alles mit einem Fingertipp abgefragt. Erscheint keine Notiz, so ist alles beim letzten Stand geblieben. Hat IFTTT hingegen an einer dieser Todo-Notizen eine neue Zeile angehängt, wird diese Notiz angezeigt.

Unter den Evernote-Actions in IFTTT sind die Einstellungen in der Rubrik “Append a to-do to note” zu finden.

ifttt-checkboxen2

IFTTT einrichten

 
Mrz 052014
 
zeichenfunktion

nun integriert

Schon seit einigen Wochen in den Beta-Ausgaben vorhanden, nun auch im neuen Evernote-Android-Update dabei: Innerhalb einer Notiz können handschriftliche Notizen und Zeichnungen angefertigt werden. Da darf man jetzt nicht zu viel erwarten, eigentlich ist es nur ein Stift mit einigen Farb- und Stärke-Einstellungen. Auf diesem Gebiet haben externe Android-Apps zwar deutlich mehr zu bieten, aber man muss dabei immer einen zusätzlichen Import-Schritt zu Evernote hin machen. Wenn es hingegen um schnelle und einfache Kritzeleien geht, kann man ab sofort die Sache innerhalb von Evernote erledigen [Video - Einzelheiten (engl.)]. Immerhin ist die Handschriftenerkennung für die Suche auch hier mit dabei.

 
Mrz 052014
 
linkstruktur1

unterschiedliche Resultate

Seit heute gibt es die Version 5.2 für Evernote (Windows), die insbesondere die Möglichkeit eröffnet, Fotos und Grafiken innerhalb einer Notiz zu bearbeiten. Doch darüber habe ich ja schon im Zuge der Beta-Versionen berichtet, so dass ich mir hier eine Doppelung sparen kann. Wichtiger ist eine kleine Erweiterung, die den meisten Anwendern entgehen dürfte, die aber recht nützlich im Alltag ist: neben internen und externen Links gibt es nun auch etwas, das man “semi-externe” Links nennen könnte.

Zur Erinnerung: Interne Links sorgen für die Verknüpfung von Notizen untereinander, externe oder “URL-Links” übernehmen die Aufgabe, Notizinhalte im Web zu teilen. Interne Links beginnen mit “evernote:///view/…”. Das Ergebnis sieht dann so aus:

linkstruktur2

interne Notizenlinks

Alternativ konnte man schon immer diese Links in andere Software, z. B. in den Google-Kalender, kopieren. Klickte man dann auf den “evernote:///”-Link, so wurde die entsprechende Notiz innerhalb von Evernote geöffnet. Bei mir hat dieses zweite Verfahren ziemlich reibungslos geklappt, bei anderen Anwendern gab es – je nach Konfiguration des Betriebssystems – damit Probleme. Vor allem wurden diese internen Links nutzlos, wenn Evernote nicht installiert war. Beispiel: Man entwirft in Word ein Dokument zu Hause und verlinkt seine Notizen (die man ja nicht im Web für andere freigeben möchte, sie sollen ja intern bleiben). Im Büro ist aber Evernote nicht installiert, weil das Unternehmen keine zusätzlichen Softwareinstallationen gestattet.

linkstruktur3

semi-externe Links

Die neue Evernote-Version “bemerkt” nun, wenn man die internen Links nicht in eine Notiz kopiert, sondern in einem externen Programm aus der Zwischenlage einfügt. Automatisch “landen” die Links dort nicht in Form von “evernote:///” – sie erhalten vielmehr eine “normale” Link-Struktur mit “https://www.evernote.com/…” (in der Abbildung sieht man ein Word-Dokument).

‘Moment!’ denken Sie jetzt vielleicht. ‘Ist das nicht das gleiche Verfahren wie bei den freigegebenen Links? Kann dann nicht jeder meine Notizen anklicken?’

Anklicken schon, aber ein “Fremder” bekommt den Inhalt nicht zu Gesicht. Wenn man sich nicht mit dem korrekten Evernote-Account, der zu diesen Notizen gehört, im Web angemeldet hat, erscheint diese Meldung:

linkstruktur4

kein Zugriff

Ein unbefugter Benutzer bekommt die Inhalte also nicht zu sehen. Er kann bei Ihnen aber eine Berechtigung anfordern, was mit dem Button nur ein Klick ist – Sie erhalten sofort eine entsprechende Mail-Benachrichtigung.

Das neue Verfahren hat Vor- und Nachteile. Der entscheidende Vorteil wurde genannt: Evernote muss nicht mehr unbedingt installiert sein, die Notiz öffnet sich im Browser. Der Nachteil: Der Weg über einen Web-Browser ist in der Regel ein wenig langsamer als der Instant-Abruf durch die Evernote-Software. Wenn Sie also davon ausgehen können, dass auf all Ihren Systemen Evernote vorhanden ist, können Sie weiterhin den “evernote:///”-Link übernehmen. Sie müssen aber nun den Zwischenschritt vornehmen, den Link zunächst in eine Notiz einzufügen und von dort in das externe Programm zu übernehmen.

[Edit:] Der Evernote-Entwickler Dlu hat mich auf folgende Möglichkeit aufmerksam gemacht: Wenn man nach der Auswahl der zu verlinkenden Notizen weiterhin die Strg-Taste gedrückt hält, werden immer “evernote:///”-Links erzeugt. Damit ist der eben erwähnte Nachteil behoben – man muss nur wissen, dass das geht. Aber ej – wozu gibt es Evernote-Bücher? ;-)