Mai 062015
 
raus7

Erklärungen mit Daumenkino (Grafik anklicken)

Eigentlich stammen GIF-Animationen aus der Steinzeit des Internets [1]: lachende Smilies, presslufthämmernde Baustellenarbeiter auf Webseiten, einfliegende Sternchen in PowerPoint-Dateien – würg würde Dr. Erika Fuchs dazu vielleicht in eine Sprechblase geschrieben haben. Egal – seit einiger Zeit kommen die wackelnden Grafiken durch Facebook, Google+, Twitter usw. zu neuem Ruhm, da sie unkomplizierter als Filme anzuzeigen sind. Auch Evernote kann damit umgehen, sowohl in den Desktop-Anwendungen, als auch bei geteilten Notizen im Web und auf den mobilen Geräten. Ideal, um sehr schnell mit sehr kleinen Dateien einen Sachverhalt zu erläutern. Dazu vielleicht zwei Sätze getippt (“Auf den grünen Punkt klicken”) und schon hat man per freigegebener Notiz eine Anleitung für einen Kollegen erstellt.

Es gibt sehr viele und kostenlose Tools, mit denen man die Daumenkinos erstellen kann. Besonders gut gefällt mir GifCam, das etliche Einstellungen (z. B. das Einblenden des Mauszeigers) ermöglicht und kleine Dateigrößen erzeugt. Vor allem kann man im gewünschten Bildschirmbereich einen Rahmen ziehen, auf “Rec” klicken, danach “Save” – fertig. Innerhalb von Sekunden hat man seine GIF-Datei erzeugt – die noch in eine Evernote-Notiz ziehen, das war es.

gifcam

unkompliziert

 

[1] Nebenbei: Ursprünglich entwickelt von Kollegen aus der Fakultät für Mathematik der Uni Ulm, wenn ich mich korrekt erinnere.

 
Mai 062015
 
todoist-evernote

künftig besserer Austausch

Wenn man neben Evernote die Anwendung Todoist verwendet, so kann man bisher nur über Umwege Daten austauschen: interne Links vom jeweils anderen Programm verwenden, IFTTT-Rezepte, Dritt-Anwendungen wie Taskclone usw. Heute hat Todoist aber eine sehr umfangreiche neue Schnittstelle (API) Entwicklern zur Verfügung gestellt, bei der insbesondere Evernote Berücksichtigung findet:

“Sync your notes, tasks, and photos from Evernote to Todoist and back again.” (Quelle). Entwickler von Anwendungen, die Informationen aus beiden Diensten verknüpfen, werden also künftig schneller und problemloser entsprechende Funktionen einbauen können. Gleichzeitig ist die neue Entwicklerumgebung wohl sehr gut dokumentiert. Die Stärke von Todoist liegt ja insbesondere in den unzähligen Möglichkeiten, komplexe Terminwiederholungen einzurichten (z. B. “Erinnere mich an das Scannen von Dokumenten jeden 3. Sonntag im Monat”), ein Bereich, der bei Evernote leider noch nicht in Sicht ist (von den Einmal-Erinnerungen abgesehen). Vielleicht erhält man auf diesem Weg künftig “das Beste aus zwei Welten” – schauen wir mal.

 
Mai 032015
 
notizen-druck

saubere Links

Es hört sich wie eine Kleinigkeit an, war aber seit langer Zeit doch sehr störend: Bei Ausdrucken von Notizen führten die Link-Unterstreichungen mitten durch das Wort. Das war nicht unbedingt bei jedem Windows-System der Fall, aber mein System war davon auch betroffen und die entsprechenden Klagen häuften sich in den Foren. Nun scheint der optische Fehler behoben zu sein: externe Hyperlinks werden in Blau, interne Notizen-Links in Grün und beide Linkarten ganz ohne Striche gedruckt.

Da wir gerade beim Thema sind: Das Druckmenü enthält auch den Button “Optionen”, mit dem man die Informationen auf dem Ausdruck beeinflussen kann:

notizen-druck2

Optionen für den Druck

 
Apr 292015
 
evernote-preise

Basic – Plus – Premium – für jeden ein Angebot

Evernote führt neue Bezahl-Varianten ein, die für die meisten Anwender Vorteile bringen. Die kostenlose Version, bei der man lediglich eine kleine Werbeecke für Evernote-Produkte in Kauf nimmt, genügt ca. 90 % der Evernote-Anwender, da diese in ihrem Funktionsumfang kaum eingeschränkt ist. Wer aber viele Uploads hatte oder auf den mobilen Geräten gerne die Notizbücher auf offline zur Verfügung gehabt hätte, der musste bisher das Premium-Abo für 45,- Euro abschließen. In Zukunft kann er diese Zusatzfunktionen für knapp 20,- Euro buchen. Bis zu 12 GB Upload-Volumen stehen ihm damit jährlich zur Verfügung, was im Bereich der Dokumentenverwaltung sehr ordentlich ist, selbst wenn man die Ordner aus dem Keller scannt und in Evernote archiviert.

Premium gibt es aber weiterhin – mit unbegrenztem Upload-Volumen! Alle bestehenden Accounts erhalten ein kostenloses Upgrade! Und wer neu Premium abschließen möchte, den kostet es nur noch 40,- Euro.

Einen sehr schnellen Überblick, was jeweils bei Basic, Plus und Premium enthalten ist, erhält man durch diese Tabelle.

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Vergleich der neuen Modelle

Ausführlich werden die neuen Varianten im deutschen Evernote-Blog geschildert. Da Evernote weiterhin auf Einnahmen durch Werbung verzichtet, keine Daten verkauft und seit Jahren seinen Premium-Preis stabil hielt, hätte ich eher mit einer Preiserhöhung gerechnet. So spart praktisch jeder, der mit Evernote intensiv arbeitet.

Gibt es auch Nachteile? Auf den ersten Blick fällt mir nur einer auf, der die kostenlose Variante betrifft: Das Verfahren, Notizen per Mail an Evernote zu erstellen, kann man nun erst in der Plus-Variante nutzen. Im mobilen Bereich hat diese Möglichkeit schon länger etwas an Bedeutung verloren, da die Evernote-App inzwischen bei den meisten Anwendungen direkt im Share-Menü auftaucht und man seltener diesen Umweg nutzt. Eher kann es zu einem Problem werden, wenn man entsprechende IFTTT-Rezepte einsetzt. Andererseits erhält man für – umgerechnet – 1,67 € im Monat diese Funktion und alle anderen Zusatzfunktionen der Plus-Variante … Und Besitzer eines Telekom-Anschlusses erhalten ja nach wie vor ein Premium-Jahr geschenkt.

 

 
Apr 242015
 
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pro Nachricht 1 Zeile

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auswählen

Zwar kann man den gesamten Chat-Verlauf von WhatsApp an Evernote schicken, aber zumindest unter iOS gibt es da Probleme mit den Umlauten. Meist geht es ja nur um ausgewählte Chat-Stücke, die man möglichst rasch an Evernote übergeben möchte. Ein einfaches Verfahren hierfür ist

  • einen “Nachrichten-Bubble” länger gedrückt halten, damit der Menüpunkt “weiterleiten” erscheint,
  • nach dem Fingertipp erscheint die ganze Konversation in einer Ankreuzliste, gewünschte Textstücke auswählen und am unteren Bildrand auf “xy Nachrichten weiterleiten” tippen,
  • schließlich Evernote-Mail-Adresse [1] eintragen

Die neue Evernote-Notiz führt jede ausgewählte Einzelnachricht zusammen mit Datum und Uhrzeit in einer Zeile auf, was einen übersichtlichen Eindruck macht.

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rasche Weiterleitung

[1] Zwar taucht im Teilen-Menü neben der Mail-Weiterleitung auch das Evernote-Icon auf, hier klappt aber momentan die Übergabe nicht richtig – vielleicht ein Bug …

 
Apr 222015
 
work-chat-trennen

Überblick mit 2 Fenstern

Obwohl Evernote viel Arbeit in das neue Work-Chat-Modul gesteckt hat, sind die Meinungen bei den Anwendern geteilt. Wer überwiegend Evernote “für sich” nutzt, den stört es eher, dass man nun z. B. für das Teilen von Notizbüchern zunächst eine Chat-Ansicht aufrufen muss. Wer Evernote oft in einem Team nutzt, wird hingegen eher Vorteile entdecken, z. B. die Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone oder die gesonderte Liste mit Anhängen/Dateien [1].

Gerade für letztere Anwender ist vielleicht folgender Tipp ganz nützlich: sowohl bei Mac- als auch bei Win-Desktop kann man den Chat in einem getrennten Fenster laufen lassen und damit sein “vollständiges” Evernote weiterhin im Blick haben und darin navigieren. Das klappt sogar mit mehreren Chats gleichzeitig. Es genügt, wenn man die Work-Chat-Rubrik aufruft (oben links in der Ecke “Work-Chat” klicken) und einen Doppelklick auf den gewünschten Chat ausführt.

[1] Im Grunde wandelt Evernote hier auf den Spuren von Slack. Dieser “Unternehmens-Chat-Datei-Dienst” ist in den Staaten überraschen erfolgreich, weil immer mehr Unternehmen das Gefühl haben, mit einem solchen Dienst deutlich schneller agieren zu können als mit dem alten “Mail-hin-und-her-Geschubse”.

 
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Apr 162015
 
kontaktformular1

einfache Auswahl

Ob einfache Webseite oder Blog – ein Kontaktformular ist schnell eingebunden. Horst hat mich z. B. auf den Dienst “JotForm” aufmerksam gemacht, mit dem man ein solches Formular per Drag ‘n Drop erstellen kann. Ich werde die Idee allerdings hier am Beispiel von WordPress und dem verbreiteten Plugin “Contact Form 7″ schildern.

Das Ziel

Den Besuchern der Webseite wird ein erweitertes Mail-Formular zur Verfügung gestellt: Es kann beispielsweise angekreuzt werden, zu welchem Thema man Auskünfte wünscht, welche Abteilung die Anfrage betrifft, welchen Ansprechpartner man wünscht usw. Nach dem Absenden des Formulars landet das Schreiben sofort im jeweiligen Notizbuch – das man z. B. mit einem bestimmten Support-Mitarbeiter teilt – oder erhält ein bestimmtes Schlagwort, so dass man die eingegangen Meldungen später leichter filtern kann. Über die vielfältigen Möglichkeiten der Teamarbeit mit Evernote haben wir uns ja schon öfter unterhalten.

Das Vorgehen

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einfache Gestaltung

Grundsätzlich können Webformular neben Mail-Adressen und Textfeldern auch Checkboxen, Radio-Buttons oder Auswahlmenüs aufnehmen. Die Resultate aus diesen Menüs werden dann meist in den Mail-Text aufgenommen. Wir verwenden hingegen die vom Absender getroffene Wahl, um die Nachricht automatisch von Evernote einordnen zu lassen.

Contact Form 7 stellt alle genannten Möglichkeiten in einer Liste – unter dem Stichwort “Tags” – zur Verfügung. Man selbst muss nur noch die Auswahlmöglichkeiten eintragen, also z. B. die Namen der Mitarbeiter “Maier”, “Schmidt”, “Schubert”. Ob man die Form von Radio-Buttons oder ein aufklappbares Auswahlmenü bevorzugt, ist gleichgültig – unser Vorhaben funktioniert mit allen Varianten. Gespeichert wird unser Menü unter einem beliebigen Namen, hier: “Schlagwort”, den müssen wir uns merken.

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Auswahlmenü gestalten

Die Code-Zeile ([select Schlagwort “Maier” …]) positionieren wir im Formular an jene Stelle, wo später die Abfrage erscheinen soll, also z. B. unter die Mail-Adresse oder ans Ende der Nachricht. Das gleiche Vorgehen wählen wir für die Auswahl einer Abteilung. Im Beispiel gibt es die Notizbücher “allgemein”, “Marketing” und “Support” in Evernote – daher finden sich diese Begriffe auch in unserem Kontaktformular. Dieses Menü wurde “Notizbuch” genannt.

Contact Form 7 will nun noch wissen, wohin es die Mail verschicken soll – da wird die Evernote-Mail-Adresse eingetragen. Und anschließend der wichtigste Eintrag: die Formatierung der Betreffzeile. Evernote ordnet ja Angaben, die mit “@” oder “#” beginnen, entsprechend ein. Beispielsweise wird eine Mail mit dem Betreff “Käse-Spätzle wie Oma sie macht @Rezepte #Käse #Nudeln” in das Notizbuch “Rezepte” eingetragen und mit den Schlagwörtern “Käse” und “Nudeln” versehen. Entsprechend ordnen wir die von uns vergebenen Feldbezeichnungen zu. Die ganze Betreffzeile lautet also: [your-subject] @[Notizbuch] #[Schlagwort]. Mit [your-subject] bleibt der vom Absender vergebene Text erhalten, der gleichzeitig zum Titel der Evernote-Notiz wird.

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Einträge für die Betreffzeile

Auf einer beliebigen WordPress-Seite fügt man den von Contact Form 7 generierten Code ein, der sehr kurz ist, z. B. “[contact – form – 7 id=”3411″ title=”Support-Anfragen”]”.
So kommt die von der Webseite abgeschickte Nachricht dann als Evernote-Notiz an:

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eingeordnet

Mit dem Plugin lassen sich beliebig viele unterschiedliche Formulare mit unterschiedlichen Aufgaben einfügen – man kann also auf die gleiche Weise noch ein Formular “Ihre Anregungen zu unseren Produkten” erzeugen, mit den Schlagwörtern “Produkt1″, “Produkt2″ und “Produkte” und dieses an einer anderen Stelle des Webauftritts einbinden. Ebenso kann man neben der Evernote-Adresse einen zweiten Empfänger angeben. Dann erhält beispielsweise das Sekretariat als “normale” Mail die Nachricht, während in Evernote ein geordnetes Archiv entsteht.

In einem größeren Schaubild habe ich die Felder von Contact-Form-7 noch einmal übersichtlich in einem PDF-Dokumtent dargestellt.

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Überblick

 
Apr 122015
 
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Befehle auf Tastendruck

Evernote kann man recht flott mit bereits eingebauten Tastenkombinationen steuern, z. B. erzeugt STRG+Shift+C (für “Checkmark”) die Todo-Box im Editor, mit STRG+Shift+”_” erhält man eine durchgezogene Linie, ALT+Shift+D setzt das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein usw. Solche Tastenkombinationen sind natürlich nur in Maßen hilfreich, wenn man sich nicht gerade als Gedächtniskünstler bewerben oder seine Finger verknoten will. So könnte man zwar mit STRG+Shift+ALT+B die Notizbuchliste aufrufen, aber in diesem Fall ist man mit dem einfachen Mausklick besser bedient. Doch es gibt noch weitere Wege, mit Tasten Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Favoriten-Shortcuts

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schnell erstellt

Die Favoriten-Shortcuts lassen sich recht gut merken, denn in der Liste, die man selber per einfachem Drag’n Drop ordnet, erhalten die Punkte automatisch STRG+1 bis STRG+0 von Evernote zugewiesen. Im abgebildeten Beispiel erhält man also mit STRG+1 alle Notizen, die man diese Woche erstellt oder geändert hat, mit STRG+2 die Notizen dieses Monats usw. Da man gespeicherte Suchvorgänge sehr komplex gestalten kann – Terminsetzungen, Todo-Kästchen, Schlagwörter usw. können in die Befehlszeile aufgenommen werden – erhält man durch dieses einfache Verfahren das Abarbeiten ganzer “Befehlsketten”, für die man nur zwei Tasten zu drücken hat.

Makro-Rekorder

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Aufzeichnung eines Makros

Nicht immer muss es sich um komplizierte Abläufe handeln – oft ist es auch eine wirkliche Erleichterung, wenn häufig benötigte Befehle verkürzt werden können. Ich benötige z. B. sehr oft den  einzelnen Notizen-Link, um diesen in externen Programmen wie Todoist, Google-Kalender oder in Word einzusetzen. Allerdings muss ich beim Erzeugen dieses Links daran denken, die STRG-Taste gedrückt zu halten, da – außerhalb von Evernote – sonst aus dem “evernote://…” ein “https://…” wird, was einen unnötigen Zwischenschritt beim Aufruf des Links bedeutet (sowohl Windows als auch iOS haben ja kein Problem mit dem korrekten Interpretieren des “evernote://…”-Links). Da meine Tastatur – eine Razer Blackwidow Chroma [1] – an der Seite zusätzliche Makro-Tasten aufweist, musste ich die Abfolge nur einmal aufzeichnen. Jetzt genügt es, wenn ich diese Makrotaste kurz antippe – und schon ist der richtige Link in der Zwischenablage – sehr bequem. Heute lassen sich viele Tastaturen neu belegen, aber es gibt auch genügend kostenlose Software-Tools, die diese Aufgabe übernehmen können. Empfehlenswert ist hier z. B. das deutschsprachige Programm “Makro” von Marina Hintenaus.

Zusätzliche Kürzel aktivieren
Zwar können viele Makro-Tools auch die Position des Mauszeigers auswerten, aber nicht immer fährt man damit gut, da vielleicht andere Fenster aktiviert sind oder die Fenstergröße eine Rolle spielt. Der Weg über das “Nacheinanderdrücken” einzelner Buchstabentasten ist oft erfolgreicher. Vielen Evernote-Anwendern ist unbekannt, dass sie solche zusätzlichen Kürzel temporär aktivieren können: dazu hält man kurz die ALT-Taste gedrückt und lässt diese anschließend wieder los – plötzlich sind die Anfangsbuchstaben im Menü unterstrichen. Drückt man nun ein “N” für das Notizen-Menü, dann sind auch hier die weiteren Unterpunkte unterstrichen. Auf diese Weise hangelt sich jeder Makro-Recorder präzise durch die Menü-Befehle.

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Menü-Kürzel einblenden

AutoHotkey-Skripte in EXE-Dateien umwandeln
Etliche Tastaturen erlauben es zwar, externe Anwendungen zu starten, aber nicht immer können Startparameter einem Aufruf mitgegeben werden. In diesen Fällen ist es oft besser, wenn man ein “eigenständiges” Programm starten kann. Über die außerordentlich umfangreiche Skript-Sprache “AutoHotkey” und wie man mit dieser an vielen Stellen Evernote anpassen kann, habe ich ja schon öfter berichtet. Diese bringt ein kleines Zusatztool mit – Ahk2Exe. Damit kann man einzelne Skripte in verschiedene EXE-Dateien umwandeln und diese dann via Tastatur aufrufen. So ist es z. B. möglich, ein Skript zu schreiben, das ein neues Projekt-Notizbuch samt Blanko-Templates erzeugt, daraus wird dann eine Datei “ProjektNeu.exe”, die man via Hardware-Taste startet.

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Ahk2Exe einsetzen

[1] Zum Glück haben die Gamer vor einiger Zeit den Wert mechanischer Tasten (Stichwort: alte Cherry-Tastaturen) erkannt, so dass man heute im E-Sport-Bereich sehr gute Tastaturen erhält. Ich spiele nicht, möchte aber bei langen Texteingaben ermüdungsfrei und vor allem schnell (momentan bei mir: ca. 380 Anschläge/Minute) tippen, da sind derartige Tastaturen einfach unschlagbar (daher auch keine Stealth-Edition, neben dem taktilen Feedback erhält man so auch ein akustisches Feedback, das nützlich für einen sehr gleichförmigen Schreibfluss ist – und einen ein wenig in die Zeit der Schriftsteller mit Schreibmaschinen zurück versetzt 😉 ). Im Falle meiner Blackwidow Chroma kann nicht nur jede Taste mit dem RGB-Spektrum beleuchtet werden, jede Taste lässt sich auch absolut getrennt konfigurieren und mit Makros belegen.

 

 

 

 
Apr 032015
 
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Titel und Tabelle ändern

Viele Anwender nutzen im Desktop-Bereich die jeweilige Beta-Version, da neue Funktionen so schon früh zur Verfügung stehen. Größere Probleme gibt es damit eher selten, aber momentan – Version 5.8.5.7193 (275193), Windows – haben sich ein paar kleinere Schönheitsfehler eingeschlichen, die manchen Anwender stören. So ist der Notiztitel plötzlich nicht mehr größer als der restliche Text, die Tabelle nimmt die gesamte Notizbreite ein, auch wenn man z. B. nur 80-%-Breite gewählt hat usw.
Es gibt einen neuen Punkt im Optionen-Menü, mit dem man Beta-Funktionen rückwirkend ausschalten kann, ohne Evernote neu installieren zu müssen: “Beta Features und Updates aktivieren”. Bei Deaktivierung des Punkts startet Evernote kurz neu und stellt den alten Zustand wieder her. Man kann den Punkt jederzeit wieder aktivieren, um weiterhin auf Beta-Versionen aufmerksam zu werden.

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schnell erledigt

 
Apr 032015
 
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Erkennung via OneDrive

Die Scan-App “Office Lens” gibt es schon länger auf dem Windows-Phone, nun ist sie kostenlos auch für iOS bzw. als Vorschau-Version auch für Android erhältlich. Was die puren Scan-Funktionen betrifft, so liegt die App eher im Mittelfeld, beispielsweise mit Scanbot ist man hier deutlich besser bedient. Der Pluspunkt von Office Lens: Sofern man bereit ist, sich bei Microsoft OneDrive einen Account zuzulegen, erhält man kostenlos eine Texterkennung, das Foto wird zum Server geschickt und dort ausgelesen. Sofern man als Zielformat PDF gewählt hat, erhält man ein durchsuchbares PDF-Dokument zurück, das man z. B. an Evernote übergeben kann [1]. Etwas interessanter ist die Konvertierung in Word – hier erhält man in einer Datei Ursprungsfoto plus erkannten Text. Wie gewohnt kann man entweder per Kopier-Funktion den Text in einer Evernote-Notiz einfügen oder die Wort-Datei anhängen. Meine Tests verliefen auch bei zweispaltigen Texten bzw. farbigem Hintergrund positiv. Kleine Verzögerungen entstehen durch die extern durchgeführte Erkennung. Wer oft OCR benötigt, dem würde ich eher zu Apps wie Prizmo raten, die die Erkennung sehr flott vornehmen – allerdings Geld kosten.

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gute Erkennungsrate

[1] Evernote übernimmt ja auch ohne vorherige Erkennung den Text aus Fotos und PDF-Dokumenten in seinen Suchindex. Aber manche Anwender bevorzugen es, wenn das Dokument selbst mit dem zusätzlichen Text-Layer ausgestattet wird, der dann auch bei einem späteren Export der Evernote-Notiz zur Verfügung steht.