Nov 022014
 
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Notizen teilen

Der vor einigen Wochen angekündigte “Work-Chat” ist ab sofort in praktisch allen Evernote-Varianten integriert: Windows, Mac, Android, iOS und Web Beta. Egal, ob man den kostenlosen Account oder das Premium- bzw. Business-Modell nutzt. Einen grundsätzlichen Überblick findet man im offiziellen deutschen Evernote-Blog, so dass ich hier auf ein paar Besonderheiten eingehen möchte, die nicht sofort auffallen.

Was ist der Vorteil des Work-Chats?

Evernote fungiert aufgrund seiner Vielfalt bei vielen Anwendern als eine Art “Zentral-Archiv” für Projekte: Das Foto von einer baulichen Veränderung, der Vertragsentwurf für ein Projekt, die Mitschrift einer Besprechung, der Scan einer handschriftlichen Notiz, gespeicherte Webseiten usw. Wenn man in einem Team arbeitet, so kann man zwar diese Materialien z. B. über einen Mail-Versand oder eine Notizbuch-Freigabe zugänglich machen, aber Feedback und Kommentierung erfordern meist getrennte Wege: etwa per Mail-Verkehr oder über ein gesondertes Tool, z. B. einen Messenger. Einfacher und sinnvoller ist es natürlich, wenn die Kommentierung zumindest in der gleichen Anwendung, in der sich auch die Dokumente befinden, passiert. So hat man alles an einem Ort.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kommunikation plattformübergreifend passiert: Der Mitarbeiter im Büro hat eine Frage zu einem Evernote-Dokument, das er auf seinem Windows-Rechner geöffnet hat, die Frage erreicht den Kollegen, der gerade mit seinem Android-Smartphone auf der Baustelle unterwegs ist oder mit seinem iPad im Zug sitzt. Es muss nicht ständig ein gesondertes Programm im Auge behalten werden, jeder kann mit jedem unabhängig von den Geräten kommunizieren.

Wen kann ich zu einem Chat einladen?

Hier hat Evernote die Aufnahme eines Chats erleichtert: Prinzipiell kann jeder eingeladen werden, sogar, wenn er Evernote bisher noch nicht installiert hat. Wenn man möchte, kann man Personen aus seinen Gmail- (Mac, iOS) oder Outlook-Kontakten (Windows) auswählen (die Kontaktdaten bleiben auf dem Gerät und werden nicht zu Evernote geschickt) oder eine neue Adresse eintragen. Der Empfänger erhält dann per Mail eine Einladung zu diesem “Erst-Chat” zusammen mit der Bitte, seinen Evernote-Account zu nutzen oder sich einen solchen einzurichten.

In diesem Zusammenhang sieht Evernote eine weitere Neuerung vor [1]: Ein Account kann mit mehreren Mail-Adressen verknüpft werden. Sprich: Wenn ich jemanden einlade, weiß ich ja in der Regel nicht, mit welcher Mail-Adresse derjenige seinen Evernote-Account pflegt. Verwendet man nun für Evernote eigentlich die Adresse aaa@mail.xy und erhält die Einladung an bbb@mail.xy geschickt, so kann man diese zweite Mail-Adresse seinem Evernote-Account hinzufügen und am Chat teilnehmen.

Kann man mehrere Chats führen?

Ja, das geht, allerdings beginnt mit einer neuen Person immer einer neuer “Chat-Strang”, damit diese nicht die bisherige Konversation einsehen kann. Den früheren Chat kann man allerdings mit den vorherigen Teilnehmern weiterführen. Möchte man, dass “alte” und “neue” Teilnehmer in einem gemeinsamen Chat versammelt sind, so muss man zum Zeitpunkt der Etablierung des neuen Chat alle gewünschten Kontakte aufführen. [2]

 

Fazit

Evernote kann und will nicht “pure” Messenger, wie z. B. Whatsapp, Skype usw., mit all ihren Funktionen ersetzen. Nicht ohne Grund heißt die Funktion “Work-Chat” und konzentriert sich auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Für die Projekt- und Teamarbeit ein wirklicher Gewinn, denn der Work-Chat bringt noch einige weitere Funktionen mit sich, die im Alltag hilfreich sind (z. B. die Benachrichtigungsfunktion auf mobilen Geräten, das Einblenden der Profil-“Köpfe” beim gemeinsamen Bearbeiten einer Notiz usw.). Der Austausch zwischen Web, mobilen Apps und Mac ist auch sehr flott, lediglich Windows benötigt momentan für die Erst-Benachrichtigung noch einen Sync. Die Freigabe einzelner Notizinhalte ist nun ebenfalls sehr einfach geworden, schauen wir mal, was die nächste Zeit noch kommt. [3]

 

[1] Bei dieser Funktion bin ich mir nicht sicher, ob sie momentan schon umgesetzt ist, sollte aber demnächst auf der Profilseite zu finden sein.
[2] Sofern die bereits geführte Konversation wichtig ist, kann man sich vielleicht mit einem Screenshot behelfen.
[3] Die neue Evernote-Scan-App “Scannable” zeigt sich in der Alpha-Version mit hohen Erkennungsraten von einer sehr guten Seite, wenn in einigen Wochen die fertige Version erscheint, so können noch leichter und schneller Dokumente in Evernote aufgenommen werden.

 

 
Okt 262014
 
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Webseiten in unterschiedlichen Formaten

So langsam trudeln immer mehr Apps ein, die die Besonderheiten von iOS 8 nutzen. Der mobile WebClipper von Evernote speichert ja nun die ganze Webseite direkt in eine Evernote-Notiz (Artikel) in einem bearbeitbaren Format. Manchmal hätte man aber gerne eine PDF-Variante, weil man z. B. komplexere Markierungen anbringen möchte oder sich die Seite so leichter verschicken lässt. Die iPad-App “PDF Cabinet 2.2″ integriert hier eine optisch besonders gelungene Funktion in das allgemeine Share-Menü von iOS 8: Man erhält eine Thumbnail-Vorschau und kann mit einem Klick die PDF-Variante erstellen (und diese dann aus PDF Cabinet heraus an Evernote übergeben).

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bereinigte Version

Die Besonderheit: Mit einem kleinen “Schieberegler” kann man ein lesefreundliches Format auswählen (ähnlich wie bei Evernote-Clearly), das ebenfalls als PDF-Dokument gespeichert wird.

Neben den gängigen PDF-Funktionen kann man auch beliebige Fotos aus seinen Alben auswählen und zu einer PDF-Datei vereinen – kann gelegentlich ebenfalls nützlich sein. Auch die Performanz bei großen Dateien scheint mir bei dieser App recht gut zu sein – hier schwächelt leider momentan, evtl. wegen dem 8.1. Update – meine Lieblings-PDF-App “PDF Expert”.

Der Screenshot zeigt übrigens einen sehr lesenswerten Artikel aus dem Blog von Herr Mess: “1 Jahr digitaler Unterricht – Fazit”.

 
Okt 262014
 
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genügend Schreibfläche vorhanden

Jedes Tablet lässt sich auf einfache Weise durch eine Bluetooth-Tastatur ergänzen, ja, im Zeitalter von Galaxy Note oder iPhone 6+ und Co. lohnt sich der Einsatz vielleicht sogar bei Smartphones. [1] Vielleicht hat man ja die Unterlagen für seinen Projektantrag oder die ersten Kapitel seines Bestsellers ohnehin in Evernote eingeordnet – so kann man sich bequem in seinen Wintergarten setzen, dem Treiben der Schneeflocken zusehen und dabei am nächsten Kapitel arbeiten.

Denn Evernote schaltet beim Erkennen einer Tastatur auf einen ganz pfiffigen Modus um: Fast die gesamte Fläche der Notiz wird für die Texteingabe zur Verfügung gestellt, nur eine dünne Zeile am Bildschirmrand unten zeigt die gewohnten Formatierungen.

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alles ist möglich

Wobei man die Formatleiste nicht unbedingt benötigt – viele Auszeichnungen lassen sich auch durch gewohnte Tastenkombinationen erledigen. Diese Kombinationen unterscheiden sich allerdings von Tastatur zu Tastatur, so dass man eventuell doch mal einen Blick in sein Handbuch werfen muss. So muss ich bei meiner Variante oft die (vorhandene) Strg.-Taste durch die Windows-Taste ersetzen, also beispielsweise “Win + C” für das Kopieren, “Win + V” für das Einfügen, “Win + B” für fett, “Win + I” für kursiv usw.

Eine größere Schreibfläche – die Zeile mit der Überschrift und den anderen Informationen verschwindet – erhält man mit “Pfeil nach oben”, Sprung zum Anfang/Ende einer Zeile, markieren von größeren Textabschnitten usw. wird wie gewohnt durch die Shift-Taste ausgelöst. Mit Alt bzw. AltGR lassen sich viele Sonderzeichen, z. B. griechische Buchstaben, mathematische Symbole usw. einfügen. In manchen Fällen sicher eine Umgewöhnung, oft liegt z. B. das “@”-Zeichen auf AltGR+L statt AltGR+Q, aber da probiert man halt am Anfang mal alle Kombinationen aus – im Alltag benötigt man meist ja doch nur eine Handvoll solcher Sonderzeichen.

[1] Bei meinem iPad hatte ich zunächst Lösungen, die die Tastaturen in Hüllen oder “Deckel” unterbrachten, aber der Tastenabstand war zu gering, als dass sich wirklich hohe Geschwindigkeiten erreichen ließen. Momentan verwende ich daher eine etwas größere aber preisgünstige Variante, mit der ich ganz zufrieden bin (Speedlink), da sie die Windows-Tastatur abbildet.

 
Okt 162014
 
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Verknüpfung mit Evernote

Unter den vielen Mindmap-Programmen ist XMind seit Jahren mein persönlicher Favorit. Bereits in der kostenlosen Version leistet diese plattformübergreifende Software sehr viel und wurde von den Lesern von Lifehacker.com zur beliebtesten Anwendung seiner Gattung gewählt. Bereits in zwei früheren Artikeln (1, 2) habe ich gezeigt, wie man Mindmap-Programme mit Evernote verbinden kann. Die neue 6-er Version von XMind erscheint im Dezember, ist aber schon jetzt mit allen Pro-Funktionen als Beta kostenlos downloadbar. Ganz neu dabei: die Evernote Integration. Man kann damit Quelldatei, Grafik und Gliederungsansicht an Evernote übergeben.

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die Evernote-Notiz

Dabei beschränkt sich XMind nicht auf eine einfache Übergabe. Nimmt man Veränderungen, Ergänzungen an seiner Mindmap in XMind vor, so finden sich diese Änderungen auch in der Evernote-Notiz. Fügt man also beispielsweise einen neuen Zweig ein, so wird auch in Evernote die Abbildung in der bestehenden Notiz verändert.

Wer XMind nur für ein Mindmap-Programm hält, sollte einen näheren Blick darauf werfen: es gibt eine ganze Reihe von Funktionen für den Bereich Projektmanagement (Fortschrittsanzeigen usw.) sowie einen sehr flüssigen Präsentationsmodus für den Beamer.

Via Twitter – Dank an Reto Eugster für den Hinweis!

//Edit: Ich habe bei XMind nachgefragt, warum zwar Evernote-Thumbnail und Dateianhang aktualisiert werden, nicht aber die die Grafik an sich. Hier die Antwort:

Anna Gan replied:

Dear Herbert,

I am sorry for my late reply. The Evernote-Thumbnail and the attachment will be updated with correct modifications, but the content will not be updated. This is how it works. Beg your understanding.

The customers can modify note content in Evernote by themselves and the contents will be replaced if we update the modified topics when saving to Evernote.

Best regards,

Anna

 

 
Okt 122014
 
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Auswahl von Farben

Die neue Web-Beta wird in den kommenden Wochen etliche zusätzliche Funktionen erhalten. Wer nicht so lange warten möchte, der kann schon jetzt Erweiterungen installieren. Dazu zieht man zwei einfache Links (Bookmarklets) von dieser Seite in seine Lesezeichenliste – fertig. Mit “EN+Format” spendiert man dem Web-Editor eine Highlight-Funktion samt Überschriften-Auswahl.
“EN+Tables” stellt die üblichen Tabellenformatierungen zur Verfügung, Linien und Zellhintergründe können Farben erhalten.

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schnelles Einfügen von Tabellen

 
Okt 112014
 
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frei für den Test

Während in den letzten Wochen in den Vorstufen des neuen Firefox-Web-Clippers noch einige Funktionen fehlten, ist nun in der Version 6.0.25-Alpha praktisch alles vorhanden, was das Herz begehrt: Ob Speicherung von Webseiten, PDF-Dateien, Screenshots mit Markierung usw. scheint bereits gut zu funktionieren. Die Kleinigkeiten, die mir bei meinen Tests aufgefallen sind: “verwandte” Notizen werden nicht immer angezeigt, der Markierungsstift bei der bereinigten Ansicht fehlt noch, die Verknüpfung mit der Google-Suche ist noch nicht perfekt und die “Share/Reminder”-Icons fehlen.

Auch die zusätzliche Funktion: “Ausschnitte aus …”, die Thumbnails von Notizen anzeigt, die man bereits auf dieser Website ins Archiv aufgenommen hat, ist eingebaut. Ich habe jetzt mal meinen bisherigen Clipper ausgetauscht und überprüfe die Sache auf ihre Alltagstauglichkeit. Vielleicht berichten Leser ja über ihre Erfahrungen damit in den Kommentaren.

 

 
Okt 092014
 
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ein Klick genügt

Wer oft mit den gleichen Vorlagen arbeitet, der kann sich unter Windows 7 ein paar Klicks ersparen: Die Notiz, die den Inhalt der Vorlagennotiz enthält, wird als ENEX-Datei auf einen beliebigen Pfad der Festplatte exportiert. Anschließend zieht man diese Datei via Drag ‘n Drop auf die Taskleiste von Windows (nicht direkt auf das Evernote-Icon, eher etwas links/rechts daneben.

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anheften

Windows bringt die Meldung “Anheften an Evernote”. Diesen Vorgang kann man mit weiteren Vorlagen wiederholen, so entsteht eine ganze Liste. Klickt man nun eine der Vorlagen in dieser Liste an, so wird sofort eine neue Notiz mit den gewünschten Inhalten im Standard-Notizbuch erzeugt. Möchte man die Vorlage gleich in einem bestimmten Notizbuch erzeugen, so wählt man dieses zunächst aus und zieht die Vorlage in dieses Notizbuch.

Übrigens gibt es beim Export-Vorgang den Button “Optionen”. Wenn man diesen anklickt, kann man sich entscheiden, ob die Schlagwörter, die der Vorlage zugwiesen wurden, später automatisch eingefügt werden sollen.

 
Okt 062014
 

Im deutschsprachigen Blog vergleicht Evernote die neue Webansicht mit dem Aufspringen auf einen “epischen Zug” [1]. Evernote kennt natürlich seine Anwender und weiß, dass solch radikale Änderungen auf ein zwiespältiges Echo stoßen werden. Gleich mal zur Beruhigung: In der nächsten Zeit wird die gewohnte Ansicht parallel nutzbar sein und nicht so schnell abgelöst werden. Auch ist die neue Ansicht in einem “frühen Betastadium”, so dass man mit einem endgültigen Urteil noch ein wenig warten sollte. In einem Video-Rundgang möchte ich die grundsätzlichen Unterschiede aufzeigen.

[1] Die Original-Presseerklärung lautet “we’ve decided to go epic”, was man ein wenig sinn-näher übersetzen könnte mit “Wir lassen uns auf ein Abenteuer ein”.

 

 

 
Okt 032014
 
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neue Web-Ansicht von Evernote

Gerade ist die Evernote-Konferenz in San Francisco angelaufen – und jede Menge Neuerungen werden vorgestellt. Dazu jetzt nur ein paar Stichpunkte, in den nächsten Tagen folgen ausführlichere Informationen.

  • Schon jetzt kann man eine alternative Web-Ansicht seiner Evernote-Notizen ausprobieren, die wesentlich klarer und moderner als die bisherige Ansicht (die noch länger erhalten bleiben wird) erscheint.
  • Wenn man im Team arbeitet, so kann man künftig bei geteilten Notizbüchern eine Chat-Variante mit seinen Kollegen durchführen (“Work Chat” genannt).
  • Der bereits aktuell recht beliebte Präsentations-Modus wird ein Update erhalten (“Presentation Mode 2.0″)
  • Von der iPad Notizen-App Penultimate wird es Version 6 geben.
  • Eine neue App wird handschriftliche Notizen scannen und digitalisieren (“Scannable”).
  • Moleskine wird eine Planer-Variante mit einigen Besonderheiten für Evernote auflegen.
  • Auch am Editor wird geschraubt werden usw. usw.

Spannende Wochen stehen uns also bevor ;-)

 
Okt 022014
 
ralf-zeigermann

Foto: Konstantin Binder

Ralf Zeigermann ist freiberuflicher Graphiker und Autor in Großbritannien. Seiner Homepage kann man einen sehr interessanten Lebenslauf entnehmen: Von Dortmund kommend, in den 70-er und 80-er Jahren Gitarrist in verschiedenen Punk-Bands über Hamburg u. a. als Art Director in der bekannten Agentur Scholz & Friends über Cambridge bis London. Dort ist er heute freiberuflich tätig. Für seine Auftragsverwaltung nutzt Ralf Zeigermann Evernote auf eine sehr interessante Weise. Er war so nett, für meinen Blog einen Gastbeitrag darüber zu schreiben. Herzlichen Dank!

Ein Job-Bag/Job-Number System mit Evernote

Kurz vorab: ich lebe seit über 20 Jahren in Großbritannien und arbeite als freiberuflicher Graphiker und Autor. Von daher sei es mir bitte verziehen, wenn ich unter anderem die englisch-korrekten Ausdrücke “Job-Bag” und “Job-Number” verwende, da ich die deutschen Entsprechungen wirklich nicht kenne und ich auch vor dem Gebrauch des Wortes “Auftragsnummernsystem” etwas zurückschrecke.

Bislang war das Leben als Graphiker recht einfach für mich – ein Kunde gab mir einen Auftrag, ich erledigte ihn, schrieb die Rechnung und irgendwann trudelte der nächste Auftrag ein. Seit einiger Zeit aber gestalte ich für einen Kunden dessen gesamte In-House-Kommunikation, also viele verschiedene Jobs, die auch durchaus mal gleichzeitig aufschlagen. Da gibt es die Mitarbeiterzeitschrift, Poster, Zertifikate, Logos, Anzeigen, den Newsletter und vieles mehr. Langsam begann ich den Überblick zu verlieren: hatte ich die Rechnung für das Poster schon geschrieben? Ist die Rechnung für den Newsletter schon bezahlt? Ist das Layout der Anzeige vom Kunden abgenickt? Was ist eigentlich mit dem Logo, dessen Gestaltung ich vor 3 Wochen begonnen habe?

Kurz, es mußte ein Job-Number-System her.

Natürlich gibt es spezielle Apps, die auf genau so etwas zugeschnitten sind, es gibt sie für große Agenturen, für mittlere Büros und natürlich auch für Einzelkämpfer wie mich. Aber, so fragte ich mich, warum schon wieder Geld für Software ausgeben (und diese Programme sind nicht gerade billig), wenn ich doch bereits äußerst zufrieden Evernote benutze? Vielleicht läßt sich damit etwas auf die Beine stellen, welches mein Problem löst?

Gesagt, getan. Nach viel Herumprobieren bastelte ich mir schließlich ein System zusammen, welches für meine Zwecke perfekt funktioniert.

Ich erstellte zwei Notizvorlagen in Evernote. Die erste ist der eigentliche “Job-Bag” und dieser sieht so aus:

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Vorlage 1: Job-Bag

Der Titel der Notiz besteht aus der Job-Number und einer Beschreibung des Auftrags, darunter dann Datum, Name der Kontaktperson, und gleich nochmal die Job-Number.
Der Bereich “Art” ist für Dateianhänge, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist – ein niedrig aufgelöster PDF und die letzte, endgültige Adobe-InDesign-Datei.
Der Raum unter dem “Art”-Bereich ist für die Auftragsbeschreibung des Kunden vorgesehen, E-Mails, Änderungen und dergleichen. So habe ich die gesamte Kommunikation mit dem Kunden in einer Evernote-Notiz und muß mich nicht mehr durch mehrere, im Mail-Programm verstreute E-Mails durchquälen.

 

Und so sieht ein “Job-Bag” aus, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist:

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Job-Bag nach Abschluss

Die zweite Notizvorlage dient der Erstellung einer Auftragsliste:

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Vorlage 2: Auftragsliste

Jedesmal, wenn ein neuer Auftrag ins Haus flattert, wird dieser Text in eine (einzige) Notiz eingefügt. Dadurch entsteht im Laufe der Zeit eine Liste aller Aufträge, die zur Zeit laufen, bzw. abgeschlossen sind. Der Status eines jeden Auftrags kann dort abgehakt werden, ob er bereits begonnen ist, genehmigt, ob die Rechnung erstellt ist und – am wichtigsten – ob der Auftrag schließlich auch bezahlt wurde.

Unter “Links” wird ein interner Evernote-Link zum entsprechenden “Job-Bag” eingefügt. Das sieht dann so aus:

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alles auf einen Blick

Im Augenblick funktioniert dieses System für mich einfach. In die “Job-Bags” kommt der ganze Ramsch, der zu einem Graphiker-Auftrag gehört, und anhand der Liste habe ich einen schnellen Überblick über alle Aufträge.

Ralf Zeigermann, http://zeigermann.com