Evernote für Pfiffige

Die kleinen Vor- und Zurück-Pfeilchen in Evernote fristen oft zu Unrecht ein Schattendasein. Denn das Blättern in den zuvor angeschauten Notizen geht flink und erspart so manche Suche. Gerade, wenn man z. B. ein Notizblatt mit einem Inhaltsverzeichnis verwendet, ist die Geschichte auch unterwegs ideal: Man klickt zu einer Notiz, ergänzt diese, mit dem Pfeilchen ist man wieder beim Ausgangsverzeichnis usw.
Und es versteckt sich sogar eine History-/Verlaufsfunktion hinter den Icons: Mit der rechten Maustaste anklicken, schon sieht man die letzten Notizen in einer Liste. Damit ist man oft schneller, als wenn das Auge wieder die Schlagwort-/Notizbuchliste durchsuchen muss. Beispiel:
1. Notiz: Man schreibt den Memo-Entwurf für den neuen Kollegen. Hieß er nun “Maier” oder “Meier”?
2. Notiz: Adressblatt der Kollegen, Namen rausgesucht.
3. Notiz: PDF durchgelesen
4. Notiz: Lageplan gespeichert.
5. Anruf entgegengenommen.
Wieder 1. Notiz: “Lieber Udo M …”, stopp, verflixt, wie war das noch mal? Jetzt einfach im Verlauf “Adressblatt” anklicken, danach Zurück-Pfeil. Fertig.
Übrigens wird eine getrennte Verlaufsliste für den Vorwärts- und Rückwärts-Pfeil geführt.

Im Beitrag “Ordner intelligent importieren” wurde ja gezeigt, wie mühelos mit Evernote Verzeichnisse auf der Festplatte oder dem USB-Stick “überwacht” werden können. Immer, wenn in einem ausgewählten Ordner etwas gespeichert wird, landet das betreffende Dokument sofort in Evernote. Prinzipiell kann ich das auch für Downloads aus dem Web nutzen, nur, dass ich die Datei im jeweils überwachten Ordner speichern muss. In der Praxis bedeutet das oft ein “hangeln” durch die Verzeichnisstruktur.
Mit einer kleinen Erweiterung, die auch jenseits von Evernote sehr nützlich ist, haben es zumindest die Firefox-Nutzer ein wenig einfacher: Mit “Save File to …” können beliebige Download-Ordner vorab eingestellt werden. Wenn ich auf einer Webseite z. B. ein PDF-Dokument entdecke, von dem ich weiß, dass ich es in Evernote aufnehmen möchte, genügt es, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufzurufen. Die Datei wird damit im überwachten Ordner gespeichert und Evernote archiviert sie automatisch.
Übrigens wird die Ordnerauswahl auch in das Dialogfenster “Speichern unter” integriert – wenn ich also z. B. eine EXE-Datei direkt anklicke, habe ich ein zusätzliches Pull-Down-Menü für meine Verzeichnisse.

In Teil 1  habe ich die Zielsetzungen für unseren „Super-Index“ erläutert, der bei umfangreichen Evernote-Projekten die Übersichtlichkeit erhöhen soll. Nun wollen wir uns etwas um das Layout kümmern.

Bei unserem Beispielprojekt „Bachelorarbeit“ wollen wir eine Tabelle erzeugen, die neben den puren Überschriften auch Spalten bietet für den Bearbeitungsstand und für Anmerkungen.  Das Gerüst lautet also:

1. Spalte: Titel von Notizen bzw. Notizbüchern
2. – 4. Spalte: Bearbeitungsstand einzelner Projektabschnitte
5. Spalte: Anmerkungen/Hinweise

Der Evernote-eigene Editor lässt zwar das Erstellen von einfachen Tabellen zu, aber ohne jeden „Schnick-Schnack“: keine Farben für die Zellen, keine unterschiedliche Spaltenbreiten, keine ordentliche Schriftpositionierung usw. Dinge also, die jede bessere Textverarbeitung beherrscht – und zu eben dieser greifen wir jetzt. 

Mit MS-Word, Open Office oder was auch immer Sie gewohnt sind legen Sie sich also eine Tabelle an, die Ihren Wünschen entspricht. Sie sollten lediglich darauf achten, dass die Tabelle nicht zu „breit“ wird, damit sie korrekt auf unterschiedlichen Monitoren dargestellt wird.

Spalte 2 – 4 erhalten verschiedene Grün-Schattierungen, Spalte bekommt ein dezentes Blau.

Auch Text kann jetzt schon eingefügt werden, z. B. wenn Sie später nicht die die Original-Titel Ihrer Notizblätter aufnehmen, sondern z. B. abgekürzte Titel in den Reihen stehen haben möchten. Oder zusätzliche Hinweise wie eine Legende anfügen möchten. Ob Sie die Texteingabe in Ihrem Word-Programm oder später in Evernote vornehmen, ist aber prinzipiell egal.

Alles fertig? Gut, dann in der Textverarbeitung „Speichern unter“ auswählen und als Speicherformat „Webseite“ oder „HTML“ wählen. Word bietet noch „Webseite (gefiltert)“ an, das ist die beste Variante.

Die gespeicherte Datei, sagen wir: „Tabelle.html“ kann man nun im Dateimanager auswählen, rechte Maustaste, „Senden an“ – „Evernote“  - und schon erscheint sie in einem Notizblatt.

Wenn die Tabelle gut aussieht, ist alles in Ordnung. Wenn es hingegen in Evernote etwa Probleme mit den Umlauten gibt, hilft ein einfacher Trick: Rufen Sie die gespeicherte Datei „Tabelle.html“ in Ihrem Browser auf. Sieht sie dort korrekt aus? Dann einfach im Browser markieren und über die Zwischenablage in Evernote einfügen – es sollte alles, einschließlich der Farben, korrekt in Ihrem Notizblatt landen.

So, damit sind wir ein ganzes Stück weiter. In Teil 3 kümmern wir uns darum, wie die Inhalte in die Tabelle gelangen.

Grundsätzliche Überlegungen

Evernote eignet sich nicht nur für all die kleinen Alltagsdinge oder zur Archivierung von Dokumenten – auch umfangreiche Projekte können mit diesem Tool wunderbar erfasst werden. Ob Sie nun als Journalist wie ehedem Mikael Blomkvist bei Stieg Larsson Recherche-Material für einen großen Artikel erfassen möchten, ein Projekt für das nächste Schuljahr in Einzelheiten planen müssen oder eine Abschlussarbeit an der Hochschule schreiben dürfen – Evernote ist Ihr Freund!

Da solche Vorhaben sich meist über einen längeren Zeitraum erstrecken, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Mit Notizbüchern, Schlagwörtern und den Suchmöglichkeiten von Evernote klappt das schon ganz gut. Aber es geht noch besser: Entwerfen Sie als „Steuerzentrale“ eine ganz besondere Notiz mit vielen Funktionen. Ganz unbescheiden nennen wir diese Notiz den „Super-Index“.

Was ist der Super-Index?

Über das Erstellen von einfachen Inhaltsverzeichnissen habe ich ja in diesem Blog schon mehrfach geschrieben, dank der eingebauten Notizverlinkung sind solche Verzeichnisse sehr rasch zu erstellen: die gewünschten Notizblätter markieren, rechte Maustaste, „Links der Notizen kopieren“, zu leerem Notizblatt gehen, aus der Zwischenablage einfügen. Fertig ist die Linkliste, die Titel der Notizen stehen untereinander und verlinken zu den jeweiligen Einzelnotizen. Für kleinere Vorhaben ist das auch ausreichend, aber wir wollen mehr.

Unser Super-Index wird folgende Elemente beinhalten:

• ein besonderes Layout
• Statusmeldungen über einzelne Projektabschnitte
• Raum für Anmerkungen und Hinweise
• Links zu wichtigen Notizen
• Links zu wichtigen Notizbüchern

Der Sinn dieser Elemente ist es, alles „im Blick“ zu haben, leicht und schnell navigieren zu können (auch auf mobilen Geräten), ohne sich im „Dickicht“ des Materials zu verirren. Da all diese Informationen gebündelt auf einem Blatt erscheinen, weiß man auch nach einer längeren Pause sofort wieder, was Stand der Sache ist, an welchem Punkt man weiterarbeiten muss usw.

Außerdem wird unser Super-Index „wiederverwendbar“ sein: Es entsteht eine auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Vorlage, die man jederzeit mit zwei kurzen Klicks für andere Projekte verwenden kann.

So viel für heute, Teil 2 wird sich damit befassen, wie Sie mit Ihrer gewohnten Textverarbeitung ein individuelles Layout erstellen können.

Kleine Geschichte, die man aber oft vergisst: Das Notizenfenster lässt sich ganz einfach von der großen Software abtrennen. Einfach einen Doppelklick auf die Voransicht (= mittlere Spalte) ausführen – schon öffnet es sich als getrenntes Fenster. Praktisch, wenn man z. B. auf kleinen Bildschirmen eine größere Texteingabe vor hat oder schlicht nicht durch die Ansicht der beiden linken Spalten abgelenkt werden möchte.
Bei dieser Gelegenheit: Evernote hat ja letzte Woche einen Finanzdeal über 70 Millionen frische Unternehmensdollar abgeschlossen – und heute kauft es sich die bekannte iPad-App “Penultimate“. Nicht dumm, denn dank neuer Stifte, die recht präzise Zeichnungen erlauben, werden immer mehr Leute auf Tablets Skizzen und handschriftliche Notizen erfassen. Und da Evernote dank OCR sogar solche Inhalte entziffern kann, bietet sich eine entsprechende Erweiterung an … Im deutschen Evernote-Blog gibt es ein Interview dazu.

Penultimate soll ein eigenständiges Programm bleiben, auch will man es nicht mit neuen Funktionen überfrachten. Denn das es bei 25 Milliarden Apps immerhin lt. Apple auf Platz 4 der “meistverkauften iPad-Apps aller Zeiten” kommt, verdankt es gerade seiner unkomplizierten Bedienung (so benötigt es z. B. keine Handballenauflage – man kann die Hand auf dem Glas ruhen lassen, während man schreibt). Ein Evernote-Send-Knopf ist seit dem letzten Update bereits in der App vorhanden – schauen wir mal, was sich die Jungs noch so einfallen lassen …