Feb 262014
 
notizen-struktur1

Übersicht behalten

Für kurze Notizen genügen die Formatierungen, die der Evernote-Editor aufweist (fett, kursiv usw.). Bei neuen Notizen, die umfangreichere Texte beinhalten, greife ich zu Markdown-Editoren und kopiere die so entstandenen Texte in eine Evernote-Notiz. Oft habe ich im Alltag aber den Fall, dass ich mit einer kurzen Evernote-Notiz beginne und diese mit der Zeit immer länger wird. Dann möchte ich Zwischenüberschriften einfügen, was ja prinzipiell über die Fontvergrößerung machbar ist. Aber das ist dann doch ein bisserl Rumgeklicke, so dass ich mein “Buntstift-AutoHotkey-Script” entsprechend erweiter habe. Konkret bedeutet das:

1. Mit “Strg+Alt+Ebene” lege ich die Gliederungsebene für eine Überschrift fest, also “Strg+Alt+1″ = Hauptüberschrift, “Strg+Alt+2″ = Zwischenüberschrift usw., wobei mir drei Ebenen genügen. Die Ebene 1 setze ich eher selten ein, mit 2 und 3 fahre ich für einen großen Teil der Texte ganz gut.

2. “Strg+Alt+Farbe” fährt dann nahtlos fort: “Strg+Alt+4″ = hellblau, “Strg+Alt+5″ = hellgrün, “Strg+Alt+6″ = hellgrau.

Die Schriftgrößen sind so justiert, dass sie auch beim kleinere iPhone-Bildschirm nicht zu viel Raum einnehmen – man will ja noch was vom Text lesen können und nicht von lauter “Headlines” erschlagen werden. Und die Farben eigenen sich recht gut, um durch Web Clipper oder Clearly übernommene Webtexte nachträglich zu markieren. Größe und Farben kann man leicht nach eigenem Geschmack anpassen.

Das fertige AutoHotkey-Script habe ich an diese freigegebene Notiz angehängt (Einzelheiten zur Installation wurden im erwähnten Buntstift-Artikel beschrieben).

 
Feb 252014
 
audiokommentare1

rasch eingefügt

PDF-Software wie z. B. Adobe Acrobat kann schon länger neben Text und Zeichnungen auch Foto- und Audionotizen in eine PDF einfügen. Früher hat das nicht gar so viel Sinn gemacht, wenn man vor einem Desktop-PC saß, war die Tastatur gegenüber dem umständlichen Anschließen eines Headsets im Vorteil. Bei mobilen Geräten ist die Funktion deutlich nützlicher: Ein kurzer Fingertipp auf die Stelle einer PDF-Seite, an der man seinen Audio-Kommentar einfügen möchte, sprechen, fertig. Hängt natürlich davon ab, ob man ungestört sprechen kann, aber z. B. im Hotelzimmer oder auf einer Parkbank (bei dem schönen Wetter) vielleicht doch eine Überlegung wert. Dann ab damit zu Evernote.

Man kann natürlich auch die Annotationsmöglichkeiten kombinieren: Mit Stylus oder Evernote-Skitch grafische Markierungen anbringen, ergänzende Sacherverhalte in Audio-Beiträgen hinzufügen. Geht wirklich flott – das abgebildete Beispiel hat keine zwei Minuten beansprucht:

1. Foto mit dem iPad aufgenommen.
2. Foto in die Notizenapp Upad eingefügt.
3. Mit Stylus optische Markierungen vorgenommen.
4. Zu PDF Expert geschickt, dort die drei Audio-Kommentare eingesprochen.
5. Zu Evernote geschickt.

Das Beispiel habe ich für Euch mal in einer Notiz frei gegeben.

Zwar können die Audio-Kommentare später nicht direkt in Evernote abgespielt werden, aber meist öffnet man das Dokument ohnehin in einer zusätzlichen Anwendung. Unter iOS gibt es beispielsweise die sehr gute und kostenlose App “Documents”, ich persönlich verwende PDF Expert und iAnnotate ist ebenfalls noch sehr gut. Mit Android kenne ich mich leider nicht genügend aus, da sollte es aber auch entsprechende Apps geben. Vielleicht kann jemand in den Kommentaren etwas empfehlen? Unter Windows können Acrobat und Adobe Reader damit umgehen, Foxit ebenso, sicher auch noch andere Programme.

 

 
Feb 222014
 
gisin

Projekt mit Evernote umgesetzt

Ich hatte ja schon einige Beiträge über den Einsatz von Evernote in Bereichen wie Design oder Mode. Heute mal etwas aus dem sportlichen Umfeld: Die Skirennfahrerin Dominique Gisin aus der Schweiz hat gerade Gold in der Abfahrt geholt. Durch Horst bin ich auf eine Artikelreihe von ihr aufmerksam geworden, in der sie erklärt, wie sie mit Evernote gemeinsam mit einem Freund (Marcel Widmer) ein Projekt umgesetzt hat. Für sie waren solche Dinge vor zwei Jahren noch, wie sie selbst sagt, “Neuland”, aber rasch hat sie die Vorteile erkannt. Sie geht insbesondere auf die Besonderheiten ein, als Spitzensportlerin viel unterwegs sein zu müssen. In dem geteilten Evernote-Notizbuch setzte sie auch Ideen um wie beispielsweise eine farbliche Unterscheidung der Texte je nach Autor. Einige Funktionen fehlten ihr beim damaligen Projekt noch in Evernote, die es inzwischen in der Software gibt (hätte es damals schon die Business-Variante gegeben, wäre so gut wie alles machbar gewesen). Hier mal die Links zur Artikelreihe: Teil 1, Teil 2, Teil 3.

(Da wir gerade beim Thema “Schweiz” sind, nur mal am Rande: Evernote hat für Europa in Zürich eine 100%-Tochter gegründet – während Facebook sich das datenschutzschwache Irland ausgesucht hat.)

Ein dickes Danke an Horst für den Hinweis!

 
Feb 212014
 
praesentationsmodus5

für den Beamer

Für die Mac-Version von Evernote gibt es den Präsentationsmodus (Premium-Funktion) ja schon einige Monate, in der iPhone- und iPad-App ist er auch bereits vorhanden. In der neueste Windows-Beta taucht der Modus nun auch auf, so dass man ihn wahrscheinlich in ein paar Wochen in der Endversion zur Verfügung haben wird. Die Grund-Idee: Man kann z. B. über den Beamer seine Notizen samt Laserpointer, Nachtmodus usw. an die Wand im Vollbild-Modus werfen, gleichzeitig verbleibt auf dem eigenen Monitor die Desktop-Ansicht, so dass man als Präsentierender zusätzliche Informationen zur Verfügung hat.

Einen schnellen guten Eindruck von der Funktionsweise erhält man über dieses Video.

 

 
Feb 202014
 
mikro1

bessere Qualität

Mobile Geräte haben inzwischen eine sehr gute Video-Qualtität, so dass man problemlos und schnell Filmsequenzen z. B. bei Seminaren, Workshops, Trainingsstunden usw. erstellen kann. Allerdings ist die Audioqualität von Smartphones und Tablets für Nahaufnahmen optimiert, schon bei ein paar Meter Entfernung wird der aufgenommene Ton leise. Das ist schade, denn gerade bei Besprechungen, Lerngruppen-Treffen usw. kann man eigentlich wunderbar einfach in Evernote eine Audio-Notiz erstellen und gleichzeitig Stichworte in die Notiz tippen, ohne dass die Aufnahme gestört wird.
Hinzu kommt, dass zumindest die iOS-Evernote-App in den Einstellungen den Modus “hohe Aufnahmequalität” ermöglicht, was nun auch z. B. Aufnahmen beim Musikunterricht ermöglicht.
Auf sehr einfache Weise lässt sich der Aufnahmeradius vergrößern: Ich habe mir dazu den Mikro-Stecker EDUTIGE iMicrophone für rund 40 Euro bei Amazon bestellt. Keine Installation und kein Bluetooth notwendig – einfach in die Kopfhörer–Mikro-Kombibuchse stecken, fertig (zum Anhören der Aufnahme natürlich wieder entfernen).

Natürlich erhält man keine Studioqualität, dafür werden aber “rund” um das Gerät herum die Geräusche verstärkt, also gut geeignet für Gruppenaufnahmen, bei denen das Gerät an einer Stelle liegen bleibt. Sehr gut fand ich bei meinen Tests folgende Verbesserung: in ca. 6 – 8 Meter Entfernung steht der Redner mit dem Rücken zu den anderen Teilnehmern, weil z. B. etwas an das Whiteboard geschrieben wird. Während die Aufnahme beim eingebauten Mikro dann schon sehr leise wird und man genau hinhören muss, blieb die Lautstärke mit diesem Mini-Mikro auf dem vorherigen Level.

Damit Ihr Euch selbst ein Bild machen könnt: Audio-Beispiel. Aufgenommen mit der Evernote-App (iOS7, iPad-Air), evtl. kann man mit anderen Apps die Qualität noch einen Tick verbessern, aber so finde ich es schon mal ganz zurfriedenstellend. Und da ich ohnehin ein kleines Etui mit meinem Stylus meist dabei habe, wandert das Mikro dort auch hinein und nimmt keinen Platz weg.

 

 
Feb 172014
 
uebersetzungen1

ein Klick genügt

Auf dem Tech-Blog von Caschy wurde gerade ein Tool empfohlen, dessen Entwicklerseite auf einem Server in Kolumbien liegt und in polnischer Sprache verfasst ist. Nun ist mein kolumbianisches Polnisch etwa so gut wie mein koreanisches Mandarin – aber der Entwickler hatte zum Glück den Google-Übersetzer eingebaut.

Wer Chrome benutzt, der bekommt ohnehin immer automatisch die Leiste mit dem Übersetzungsangebot angezeigt, sobald er eine nicht-deutsche Webseite aufschlägt (in Firefox kann man das mit Pluins nur bedingt nachrüsten). Die Qualität der Übersetzungen schwankt natürlich, ist aber inzwischen ganz akzeptabel, so dass sich eine Archivierung lohnt.

Evernote kann derart übersetzte Seiten speichern (Web Clipper oder Clearly). Erhalten bleibt im Feld “Quell-URL” der Original-Link. Sollte man später also beim Lesen in Evernote Zweifel daran haben, ob “kristallbedeckte Schallplattenbezug” zum Rezept für sizilianischen Kaiserschmarren passt, kann man noch mal nachschlagen …

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Übersetzungen speichern

 
Feb 162014
 
eisenhower1

Prioritäten setzen

Das “Eisenhower-Prinzip” findet sich fast in jedem Buch über Zeitplanung oder Selbstmanagement. Die grundsätzliche Idee ist simpel: In unserem beruflichen und privaten Alltag stehen unzählige Aufgaben an, die nach Prioritäten geordnet werden wollen. Meist verfallen wir in die Denkfalle: “Was dringend ist, das muss sofort erledigt werden. Alles andere kann warten.” Durch diese Haltung kommen unsere langfristigen Ziele, die uns eigentlich im Leben weiter bringen würden, ins Hintertreffen. Wir verzetteln uns mit Kleinkram, erledigen tausend Dinge, denken bei Karrierezielen, familiären Zielen, Lebensplanungen immer: ‘Das hat noch Zeit, jetzt muss erst mal das erledigt werden, dann das, dann das …’ usw. Wenn man hingegen mittel- und langfristigen Zielen den Vorrang einräumt, kommt man deutlich weiter. Daher unterscheidet das Eisenhower-Prinzip zwischen “wichtig” (= “bedeutend für mein Leben”) und “dringend” (= “Termin ist zu erledigen”). Die 2×2-Felder-Tabelle aus dringend/nicht-dringend und wichtig/nicht-wichtig ergibt folgende Prioritäten:

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Prioritäten

A-Priorität: wichtig + dringend – Aufgaben, die meine Zielsetzungen wirklich voran bringen und bald erledigt werden müssen. Meist können diese nicht deligiert werden (z. B. Gespräch über Gehaltserhöhung).

B-Priorität: wichtig + nicht-dringend – Bedeutend für ein mittelfristiges oder fernes Ziel (z. B. mehr Freiraum für die Familie zu schaffen). Auch darum muss ich mich in der Regel selbst kümmern.

C-Priorität: dringend + nicht-wichtig - Terminierte Angelegenheiten, die einen gewissen zeitlichen Druck haben, ohne mir viel zu bringen. Etwa die Rechnung vom Zeitungsabo zu begleichen (na, dann schickt mir der Verlag halt eine Mahnung). Oder die neue Monatsfahrkarte zu holen (das könnte eventuell ein Bekannter auch für mich erledigen).

D-Priorität: nicht-dringend + nicht-wichtig – Das sind die typischen Zeitfresser. Beispielsweise stolpere ich immer wieder über die Kartons im Keller und überlege, ob ich nicht endlich mal entrümpeln soll. Bringt mich die Entrümpelung im Leben weiter? Nein. Ist das dringend? So lange ich noch zum Strohmzähler vordingen kann: Nein. Dann stolpere ich halt noch ein paar Mal. So what? Oder ich drücke dem Nachbarjungen 50 Euro in die Hand, der die Sachen weg bringt. Die gewonnene Zeit setze ich lieber für die A- bis C-Prioritäten ein.

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Schlagwörter

Das Eisenhower-Prinzip lässt sich nun wunderbar einfach mit Evernote realisieren. Jede Aufgabe, die erledigt werden muss, erhält die entsprechende Zuordnung durch Schlagwörter. Dazu wird aber nicht das Schlagwort “A-Priorität” vergeben, das wäre zu unflexibel und ich müsste jedes Mal überlegen, in welches “Kästchen” ich die Aufgabe einordne.  Vielmehr werden die Reihen- und Spaltenbezeichnungen als einzelne Schlagwörter vergeben. Jetzt kann ich ganz einfach das Schlagwort “wichtig” auf eine Aufgabe oder ein Dokument ziehen, und wenn ich sehe, dass die Erledigung noch Zeit hat, so kommt dazu das Schlagwort “nicht-dringend” usw.

Zusätzlich kann man noch das Schlagwort “unerledigt” [1] vergeben. Wenn sich eine Aufgabe später erledigt hat, dann einfach dieses Schlagwort entfernen – schon tauch die Notiz nicht mehr bei den Aufgaben auf.

Nun könnte man swar mit der STRG-Taste die beiden in Frage kommenden Schlagwörter markieren, eleganter sind aber gespeicherte Suchevorgänge, die man in seine Favoritenliste zieht. Das Muster dieser Suche ist recht simpel angelegt:

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gespeicherte Prioritäten

In der üblichen Weise trage ich in das Hauptsuchfeld rechts oben einmalig die Abfrage ein, z. B. “tag:wichtig tag:dringend tag:z-unerledigt” und speichere anschließend die Suche unter einem Namen ab (hier: “A-Priorität”). Dann noch in die Favoriten-Rubrik ziehen – und ich habe die Prioritäten immer zur Hand.

Das Geniale an diesem Modell: Die Prioritätenlisten werden dynamisch generiert. Nehmen wir an, bei einer Aufgabe verschiebt sich ein Termin längerfristig. Ich brauche dann nur das Schlagwort “dringend” gegen “nicht-dringend” auszutauschen. Schon erscheint die Aufgabe nicht mehr bei “A-Priorität” sondern bei “B-Priorität” (oder wandert von C nach D). Oder etwas “Nicht-Wichtiges” (Keller aufräumen) wird doch “wichtig” (Steuer will alte Akten sehen) usw.

Probieren Sie es aus. Mit Evernote lassen sich solche Zuordnungen herrlich flexibel gestalten, und Sie haben immer genau jene Liste im Blick, um die es Ihnen gerade geht. In der Kombination mit der Erinnerungsfunktion (= Termine setzen) kann man das Prinzip noch weiter verfeinern.

[1] könnte man auch mit “todo:false” realisieren, aber sofern die Notiz eine weitere Checkliste enthält, kann dies unpräzise werden

 

 

 
Feb 122014
 
eingabehilfe1

schnell eingeblendet

Dadurch, dass jeder Anwender von Evernote bereits bei der Konto-Erstellung eine spezielle Mail-Adresse erhält, kann man wunderbar schnell alle möglichen Infos und Anhänge an das eigene Evernote-Archiv senden: die Jogging-Laufstrecke von der Workout-App, den Monatsbericht aus der Haushaltsbuch-App, die Amazon-Vorschau vom gewünschten Buch, die iTunes-Musiktitel, den man gerade hört usw. usw. Und eigentlich kann man bereits vor dem Versenden durch Parameter in der Betreffzeile genau bestimmen, wie die Information eingeordnet werden soll: in welches Notizbuch mit welchen Schlagwörtern, Terminierung, Addition zu bestehenden Listen usw.

Allerdings muss man diese Parameter, bei denen auch die Reihenfolge wichtig ist, im Kopf haben. Wurde nun das Notizbuch mit “@” oder mit “#” angesteuert, kam das Erinnerungsdatum an das Ende der Betreffzeile oder an den Anfang? Unter iOS – und wahrscheinlich auch unter Android – kann man sich eigene Tastenkürzel definieren. Tippt man dann die Buchstaben dieses Kürzels (z. B. “mfg” wird zu “Mit freundlichen Grüßen”), so erscheint in einem Popup der vorgesehene vollständige Text. Daher mein Vorschlag: Ein Kürzel – ich habe hier “xx” genommen – definieren, das die Parameter als Muster einblendet. Schon hat man der Erinnerung auf die Sprünge geholfen.

  1. Einstellungen/Allgemein/Tastatur aufrufen.
  2. In der unteren Bildschirmhälfte findet sich der Menüpunkt “Kurzbefehl hinzufügen”
eingabehilfe2

Kurzbefehle ergänzen

Anschließend eine beliebige Abkürzung ausdenken, z. B. “xx” und folgende Zeile bei “Text” tippen:

!2014/12/31 @NB #Tag #Tag +

Speichern nicht vergessen. Wenn Sie nun eine Mail an Evernote schreiben, so tragen Sie als Empfänger die Mailadresse von Evernote ein, die Sie wahrscheinlich in Ihrem Adressbuch aufgenommen haben. Bei mir ist der Nachname “Notiz”, sprich, wenn ich im “An:”-Feld mit “No …” beginne wird sofort Evernote als Empfänger eingetragen. In der Betreffzeile tippt man nun “xx” – und schon wird das Muster eingeblendet. Wenn ich also am Valentinstag Rosen für Stefanie, Rebekka, Christine und Udo besorgen muss, tippe ich:

“Rosen besorgen !2014/02/14 @Geschenke #Stefanie #Rebekka #Christine #Udo”

Soll die Information an eine bestehende Notiz angehängt werden, so wird ganz am Schluss noch ein Plus-Zeichen angehängt (gut, um z. B. eine Tabelle zu ergänzen).

 
Feb 112014
 
keepass1

verschlüsselte Dokumente

Da wir heute den “Safer Internet Day 2014″ begehen, mal ein Beitrag zu diesem Thema. Über Verschlüsselungsmöglichkeiten innerhalb von Evernote habe ich hier ja schon öfter geschrieben. Aber wie sieht es z. B. mit den “Backup-Codes” aus, die man (sofern man die 2-Wege-Authorisierung bei Evernote aktiviert hat) für Notfälle generieren kann? Diese Einmalcodes, die auch Dropbox und Google Mail benutzen, kann man ja nicht innerhalb des Systems aufbewahren, zu dem man Zugang erlangen möchte.

Nun, KeePass ist hier aus meiner Sicht eine gute Ergänzung. Mit seiner AES-256-Verschlüsselung [1] und der Offenlegung des Quellcodes genießt das Tool schon seit Jahren einen sehr guten Ruf und ist kostenlos. Da es sich selbst “Passwort-Safe” nennt, denken viele, man könne damit nur Nutzernamen, Links und Passwörter aufbewahren. Aber der Safe nimmt genau so einfach jede Art von Datei auf und verschlüsselt diese. Egal, ob man nun einen Screenshot seiner Backup-Codes gemacht hat oder die Information in PDF-Form zur Hand hat – diese Dateien kann man einfach in sein KeePass-Tool reinziehen – und fertig.

Für mich persönlich liegt einer der großen Vorteile der verschlüsselten KeePass-Datenbank darin, dass ich die via Dropbox [2] synchron halten kann. Bei mir hat sich unter iOS “KyPass 3″ bewährt, aber es gibt auch kostenlose Apps. Bei KyPass gefällt mir der Startvorgang, der mir eine Abkürzung für meinen langen Schlüssel bietet. (Übrigens habe ich bei der Recherche entdeckt, dass sich das iPhone selbst durch Hardware-Verschlüsselung plus Software-Verschlüsselung plus iOS7 recht gut gegen Manipulationen wehren kann, aber auf diesem Gebiet bin ich kein Experte.)

Wer es noch nicht kennt und keinen anderen Passwort-Manager einsetzt, der sollte sich KeePass mal näher anschauen. Es gibt auch unzählige Plugins, die Vorgänge automatisieren (z. B. das Passwortmanagement im Browser) und wird auch für den Einsatz im Schulbereich empfohlen. Von PC-Welt gibt es ein recht frisches Tutorial-Video dazu.

[1] … die nach wie vor als recht sicher auch gegenüber den Unternehmungen der Jungs in England und den Staaten gilt.
[2] Ja, ich weiß: Drobox sein auch böse, weil Dropbox auch in den Staaten – man kann auch via USB syncen. Ich persönlich gehe in meinem Alltag halt einen Mittelweg und lege nicht ständig den Akku ins Eisfach ;-) (Was beim iPhone ohnehin problematisch wäre.)

 
Feb 112014
 
mode-bloggerin

modisches Evernote

In einem neuen Video lässt Evernote gleich eine ganze Reihe von Fashion-Bloggerinnen zu Wort kommen. Von Paris über Mailand bis nach Berlin (Metropolitan Circus) berichten die Befragten, wie sie auf Messen und Reisen Informationen und Anregungen mit Evernote sammeln und für ihre Blogs aufbereiten. Die Einsatzgebiete reichen von raschen Schnappschüssen, die man in Evernote sortiert bis hin zu geteilten Notizbücher, die bei der internationalen Zusammenarbeit zum Einsatz kommen.

Generell habe ich den Eindruck, dass Evernote mehr und mehr von “Kreativ-Schaffenden” entdeckt wird. Viele in dieser Sparte tun sich ja eher schwer mit “technischen Tools”. Aber durch die einfache Verwendung, die Zusammenarbeit mit Optik, Design und Text und durch die Team-Möglichkeiten scheint sich auch hier Evernote mehr und mehr zu verbreiten. Mein Lieblings-Praxis-Video dazu ist das (etwas ältere) von Janine Vangool, die ihr Design-Magazin “UPPERCASE” mit Evernote organisiert.