Apr 022015
 
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auf einen Blick

Das heutige Update der iOS-Evernote-App bringt eine völlig überarbeitete Dokumentenkamera mit. Bisher orientierte sich die interne Kamera-Funktion am Aufbau der Standard-iOS-Kamera, d. h. man wählte durch Verschieben am unteren Rand selbst die Dokumentenart aus. Ab sofort ist das überflüssig – die Kamera erkennt, ob es sich z. B. um eine Vorlage aus einem Evernote-Moleskine handelt (klappt auch ohne Smartsticker es wird sogar als Meldung angezeigt “Moleskine erfasst”), um ein Briefdokument, einen Farbprospekt, eine Visitenkarte, ein Post-it-Zettelchen oder ob ein “normales Foto” entstehen soll. Je nach Entscheidung des – übrigens: sehr treffsicheren – Algorithmus wird der Kontrast verändert, werden die Seiten beschnitten usw. Die Randerkennung ähnelt jetzt der sehr flotten und präzisen Erkennung, die bereits mit Scannable eingeführt worden ist. Ebenfalls aus dieser App übernommen: der “Fingerschnick”, um einzelne Seiten in einer Aufnahmereihe zu löschen.
Man hat aber jederzeit Eingriffsmöglichkeiten, so dass man – auch nachträglich – die Dokumentenart ändern kann.

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eigene Änderungsmöglichkeiten

Weiterhin gibt es auf dem Startbildschirm nun nur noch einen einzigen Foto-Button – die Auswahl von vorhandenen Fotos wurde in die Kamera-Funktion integriert:

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Fotoauswahl innerhalb des Kamera-Modus

Rechts oben befindet sich der “Umschaltknopf”, falls man den automatischen Erkennungsmodus ganz unterbinden möchte.

Die Umgestaltung konnte ich schon die letzten Wochen testen und finde sie eine wirkliche Erleichterung im Alltag. (Übrigens wird es demnächst bei der Dokumentenerkennung bei Scannable ebenfalls eine wirklich gelungene Neuerung geben, von der ich hoffe, dass sie auch in der Haupt-App Eingang findet – dazu nach der Veröffentlichung mehr.)

Wenn man sich Notizen-Erinnerungen auf dem Startbildschirm anzeigen lässt, so kann man nun mit einem Links-Wisch auch die Schlummer-Funktion einblenden, die momentan auf 1 Stunde gestellt ist. Weitere Updates betreffen die Zusammenarbeit mit Apple Watch, z. B. kann die Suche via Uhr auch per Sprache ausgelöst werden.

 

 
Apr 012015
 
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echtes Evernote

Ts, manche Leser dachten tatsächlich, ich hätte Slipstream frei erfunden. Aber natürlich ist das gestern vorgestellte Programm “echt”! Und natürlich ist es von Evernote! Ihr denkt doch nicht wirklich, dass ich hier alberne Aprilscherze treibe?! 😉
Gut, über den Begriff “Brandneu” kann man streiten – denn extra für diesen Beitrag habe ich noch einmal eine Programm-Version aus der Frühzeit von Evernote aus der Schublade gezogen – 7 bis 8 Jahre hat das Teil auf dem Buckel – und schnurrt wie am ersten Tag. Tatsächlich konnte es mit der aktuellen Datenbank umgehen, was mich selbst etwas wunderte. Also auch hier: völlig “echte” Screenshots. Sogar die Geschichte mit OCR, Grafik-Modul und Handschriftübersetzung stimmt – denn Evernote hatte auf die damaligen Windows-Tablets gezielt (ja, gab es tatsächlich lange vor dem iPad). Okay, der Rest war ein klein wenig dichterische Ausschmückung:
– gleich zu Beginn führt der Wikipedia-NAS-Link zur saudischen Charterfluggesellschaft “National-Air-Services”
– für die Evernote-Synology-Edition musste mein eigener Server Pate stehen
– Zachary Quinto war seines Zeichens Commander Spock in “Star Trek Into Darkness” und
– Anton Yelchin Pavel Chekov
– zwar ist eine Serverfarm bei den vielen Farmen in Ostfriesland durchaus denkbar, aber dass Connolly – schottischer Komiker – und Numminen – finnischer Entertainer – diese leiten, dann doch eher unwahrscheinlich
– und schließlich sind die Evernote-Jungs in Kalifornien viel zu nett, als dass sie an Microsoft ein Schwarzenegger-Zitat richten würden.

Also: Eine Server-Edition von Evernote gibt es im Moment nicht – dafür aber ein sehr gutes Programm, wie wir es alle kennen. Und wir können wirklich froh sein, dass wir nicht mehr mit der Version 3 arbeiten müssen. Bei der Neu-Installation ist mir wieder klar geworden, weshalb ich damals Evernote erst einmal zur Seite gelegt habe: Dieser mittlere Teil, der tatsächlich alle Notizen in einer Reihe führte, hatte mich verrückt gemacht. Die Notizen scrollten wie mit einem Gummiband gezogen und wurden immer schneller – mal war man zu weit, mal griff man zu kurz und mal hat man die eigentliche Notiz gar nicht zu Gesicht bekommen. Diese Version wieder einzuführen – das wäre ein echter Aprilscherz! :-)

 

 

 
Mrz 312015
 
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Die neue Evernote-Ansicht – “stromlinienförmig”

Schon lange haben viele Evernote-Anwender den Wunsch, das Programm auf dem eigenen Server laufen lassen zu können. In Zeiten von NSA und anderen Geheimdiensten fühlt man sich so einfach ein Stück “sicherer”. Zwar gibt es bereits kleinere Tools – wie z. B. die “Note Station” -, die in diese Richtung gehen, aber sie bieten bei weitem nicht den gewohnten Funktionsumfang

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Mrz 312015
 
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Termine – ganz schön clever

Nun ist die iOS-Version 10 von Todoist erschienen, die alles ein wenig flotter und eleganter erledigt. Neue Gesten statt vieler Menüs, verschieben, einrücken, einklappen, Stapel-Bearbeitung, alle Einstellungen – vom Termin über die Priorität bis zum Etikett – auf Wunsch in eine einzige Zeile tippen usw. usw. Macht Laune bei der täglichen Nutzung.
Besonders gelungen: die erweiterten Möglichkeiten, Terminangaben in Umgangssprache vorzunehmen. Gerade bei gleitenden Feiertagen, die jährlich ihre Termine ändern, ist das toll – man muss diese Termine nicht mehr kennen – Todoist versteht Dich auch so. Also beispielsweise wird aus “2 Tage vor Vatertag” der 19. Juni; “Strauß bei Fleurop bestellen 3 Tage vor Muttertag”; “Ausflug mit Karin Fronleichnam” – erkannt werden alle regulären Feiertage.
Lange gewünscht von den Nutzern, nun vorhanden: Die Angabe von Zeiträumen mit Start- und Ende-Datum: “VHS-Kurs Klingonisch jeden Dienstag um 18 Uhr ab 1. Mai bis 31. Juli”.
Auch machbar: “Ablage scannen jeden letzten Sonntag” – der Termin wird monatlich wiederholt, Todoist setzt selbst die korrekten Sonntage ein. Insgesamt gibt es in jeder Sprache ca. 100 Regeln mit jeweils 300 Variationen und Kombinationen von Befehlen.
Die neue Zeit-Syntax soll recht bald auch unter Android und im Web Verwendung finden. So, und jetzt noch das Video von Todoist zum Thema.

 

 
Mrz 312015
 
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versteckte Ecken erkunden

Dank GPS lassen sich auch in unbekannten Städten verborgene Winkel finden: In welchem Café schrieb Rowling ihren Harry Potter auf Servietten? In welcher Hafenkneipe kam Agathe Christie der Einfall für ihre Miss Marple? Und in welchem Stadtpark entstand die Idee für den Schnee am Kilimandscharo?

Der gewiefte Evernote-Anwender wird zur Vorbereitung seines nächsten Städte-Trips all solche Ideen in einem gesonderten Notizbuch sammeln: Ob Tipps von Webseiten per Web Clipper oder Buchseiten aus Reiseführer per Scan-App aufgenommen werden – alles, samt Ticket-Scan und Reise-Checkliste, hat man am Urlaubsort parat. Und sofern man über einen Premium-Account verfügt, kann man per einfachem Fingertipp in der Evernote-App das gesamte Notizbuch offline vorrätig halten, so dass keine Roaming-Gebühren für den Abruf anfallen.

Allerdings kann die Karten-Navigation zu den tollen “Geheimtipps” – jenseits des Hotel-WLANs – teuer werden, ganz zu schweigen von der Netzabdeckung, die an manchen Orten nur niedrige Geschwindigkeiten zur Verfügung stellt. Aber unser Mann in Havanna weiß natürlich, dass es dank der Daten von OpenStreetMap jede Menge Apps für alle Betriebssysteme gibt, die Straßenkarten ebenfalls offline zur Verfügung stellen – die reine GPS-Navigation funktioniert ja auch ohne Telefonverbindung.

Wie verknüpft man nun Informationen aus dem Offline-Notizbuch mit Navigations-Punkten auf seiner Offline-Straßenkarte, so dass man sich gewissermaßen seine ganz persönliche Route erstellen kann? Machbar ist das mit verschiedenen Apps, ich habe hier mal beispielhaft zur “Maps.me”-App (Android und iOS) gegriffen, da hier sowohl die App als auch der Kartenabruf kostenlos ist.

1. Lesezeichen in Maps.me setzen
Prinzipiell genügt es, wenn man den betreffenden Punkt auf der Karte antippt – oben erscheint ein Lesezeichenmenü. Es genügt, wenn man das Sternchen aktiviert, schon ist die genaue Adresse in einer Bookmark-Liste innerhalb der App aufgenommen.

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Lesezeichen setzen

Oder man gibt über die Suchmaske die genaue Anschrift ein. Oder man wählt aus den vorgegebenen Rubriken in der Suchmaske – die Daten der Offlinekarten sind recht umfangreich gehalten – vom WC bis zur Weinstube findet man zumindest bei bekannteren Orten alles. Und dank der Masse von “Mitwirkenden” sind die Daten und Einträge oft sehr aktuell.
Zieht man nun die Lesezeichen-Ansicht etwas nach unten, so kann man weitere Angaben einfügen: Im Feld “Notizen” kann beispielsweise ein Link zu einer Evernote-Notiz aufgenommen werden. Wenn man darauf achtet, dass der Link mit “evernote://…” beginnt, so wird die Notiz ohne Umweg über den Browser aufgerufen, funktioniert also ebenfalls lokal.

2. Internen Maps.me-Link in Evernote aufnehmen
Noch interessanter finde ich aber den umgekehrten Weg: Mit “Teilen” erhält man innerhalb der Maps.me-App den Menüpunkt “Link kopieren”. Dabei handelt es sich ebenfalls um einen internen App-Link. Nur beginnt dieser mit “ge0://…”. Dieser Bookmark-Link befindet sich bereits in der Zwischenablage, so dass er direkt in die Evernote-Notiz kopiert werden kann.

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Verknüpfung zur Offline-Karte

Damit wird – wiederum offline – sofort der verlinkte Punkt auf der Karte aufgerufen und die Navigation kann beginnen. Testen konnte ich das jetzt nur unter iOS, ich hoffe mal, dass sich unter Android Apps ähnlich durch Links starten lassen. Vielleicht kann ja mal ein Android-Anwender bei Gelegenheit schreiben, ob es dort auch funktioniert.

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Lesezeichen-Sammlung in Maps.me

 

 
Mrz 292015
 
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Struktur-Vorschau in Writemonkey

Über die Vorteile, Evernote-Notizen durch die Verwendung der schnell erlernbaren Markdown-Syntax zu strukturieren, habe ich bereits vor einiger Zeit geschrieben. Beliebt ist Markdown bei vielen Anwendern, die sich auf ihren Text konzentrieren müssen – jenseits von späteren Layout-Fragen. Hinzu kommt, dass diese Art von Texterfassung vom kleinsten Smartphone-Bildschirm bis zum 40-Zoll-Monitor funktioniert, keine spezielle Software benötigt, sich via allen Cloud-Diensten synchronisieren lässt usw. – also die ideale Texterfassung für mobile Vielschreiber, Journalisten, Blogger und Autoren. Ob man nun einfache Konzepte oder ganze Bachelor-Arbeiten damit erfassen möchte – für eine “ablenkungsfreie” Texterfassung ist Markdown ideal.

Ein Tool auf diesem Gebiet, das es schon jahrelang kostenlos [1] für Windows gibt, nennt sich “Writemonkey“. Diesen Editor hatte ich kurz schon im ersten Artikel vorgestellt, inzwischen gibt es ein paar neue Funktionen, so dass ich noch einmal auf ein paar Besonderheiten eingehen möchte.

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viele Templates

Neu: Markdown-Preview [Plugin]
Zwar konnte man bereits in den früheren Versionen das Resultat seines Markdown-Textes z. B. in eine Word-Datei oder ein HTML-Dokument exportieren, nun kann man aber ein kleines Vorschaufenster während der Texteingabe eingeblendet lassen (ALT +Y). Dabei kann man aus rund 25 Templates wählen, die später auch für die Darstellung der exportierten Datei ausschlaggebend sind.

Neu: Easy Jumps und Scratch Pad [Plugin]
Die “Sprung”-Möglichkeiten in der sogenannten “Jump-List” sind phänomenal – ob Lesezeichen, Kommentare oder Überschriften – selbst bei sehr langen Texten ist man ausgesprochen schnell zum richtigen “Punkt” gesprungen. Mit den Plugins “Easy Jumps” und “Scratch Pad” werden kleine “Steuer-Fenster” eingeblendet, mit denen sich auch sehr lange Listen filtern lassen. Besonders hilfreich ist die automatische Generierung und Anpassung der Gliederungsliste, selbst wenn man größere Textblöcke verschiebt. Um Ziffern, Unterpunkte usw. muss man sich dabei keine Gedanken machen – die Gliederungsfunktion interpretiert die Markdown-Zeichen korrekt. Übrigens bleibt dies auch beim Export in Word erhalten: Übernimmt man einen von Writemonkey ins Word-Format exportierten Text, so kann man dort “nahtlos” mit der Word-Gliederung weiter arbeiten, Textabschnitte “einklappen” oder ein Inhaltsverzeichnis layouten lassen.

Fokus auf aktuellen Abschnitt

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Dimm-Möglichkeit

Durch das Ein- und Ausschalten des Abschnitt-Fokus (= Segment-Fokus, SHIFT-F6) kann man sich auf einen ausgewählten Textteil konzentrieren – die Texte vor und nach diesem Abschnitt bleiben während der Texterfassung ausgeblendet. Auch hilfreich: das sog. “Schreibmaschinen-Scrollen” (Einstellungen, Sonstiges): Während des Tippens verbleibt die Zeile auf immer gleicher Höhe, während ja sonst der Text “wandert”. In die gleiche Richtung geht das Plugin “Paragraph Blinds“: Nur der aktuelle Absatz (alternativ: der aktuelle Satz) erscheinen im üblichen Kontrast, der restliche Text ist leicht “gedimmt”.

Schreiben unter Druck
Oft erhält man von Verlagen eine Maximal-Angabe für die Länge des einzureichenden Textes als Zeichen- oder Wörter-Angabe. Evernote stellt zwar selbst derartige Statistiken in jeder Notiz zur Verfügung, aber bei Writemonkey kann man damit noch deutlich mehr machen: Die ganze Statusbar lässt sich konfigurieren, man kann einen Fortschrittszähler mit einer Stoppuhr kombinieren usw. Nimmt man sich beispielsweise vor, täglich 2 Stunden an seiner Bachelor-Arbeit mit einem Tagesziel von 2.000 Wörtern zu schreiben, so erkennt man jederzeit an der Prozentangabe, ob man “in der Zeit” bleibt (oder heute vielleicht ein wenig früher zum Eiscafé schlendern kann).

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Ziele im Blick behalten

Writemonkey mit Firefox und WordPress nutzen

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in WordPress nutzen

Dank der Erweiterung “It’s All Text” erhält in Firefox jede Textbox einer Webseite einen kleinen Button mit der Aufschrift “edit”. Klickt man den Button so öffnet sich Writemonkey (sofern bereits Text im Feld eingenommen wurde, wird dieser übernommen), man nutzt das Programm wie gewohnt und anschließend findet sich der neue Text auf der Webseite. Das klappt sogar mit WordPress: Einfach von “Visuell” auf “Text” im WP-Editor umstellen.

 

[1] Lediglich für die Plugin-Funktionalität erbittet der Entwickler eine kleine Spende, deren Höhe man selbst festlegen kann. Hat er sich redlich verdient, denn seit Jahren pflegt er das Programm, an dem er wahrscheinlich fast nichts verdient, mit viel Energie.

 

 
Mrz 242015
 
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automatischer Eintrag in Evernote

Die älteren Leser werden die beiden Herren, die sich während ihrer Sendungen gerne necken, noch gut kennen: Georg Schnurer und Mathias Münch, die in ihrer “Technik Ranch” jeweils Themen der aktuellen c’t-Ausgabe aufgreifen. In der neuesten Ausgabe (Nr. 54) erklären sie den Dienst IFTTT, der den meisten Lesern vertraut sein dürfte. Für alle, die hier ihre ersten Gehversuche machen, habe ich mal ein kleines Evernote-Rezept erstellt, das unser Todoist-Thema vom Wochenende aufgreift (“Mit Todoist Ziele – tatsächlich – erreichen”).

Mit diesem Rezept kann man folgenden Vorgang automatisieren: Sobald in Todoist eine Aufgabe erledigt ist, erhält eine Logbuch-Notiz in Evernote die Daten und ergänzt bereits bestehende Vermerke. Aufgenommen werden Projekt-Titel, Name der Aufgabe, Priorität, Todoist-Label, Datum und Uhrzeit (des “Abhakens”). Momentan ist das Rezept so eingestellt, dass in chronologischer Reihenfolge die erledigten Aufgaben aus allen Projekten aufgeführt werden. Wenn man für jedes Projekt eine eigene Logbuch-Notiz erhalten möchte, so muss man das Rezept entsprechend oft kopieren und im ersten Feld das betreffende Projekt auswählen. [1]

IFTTT Recipe: Todoist-Logbuch in Evernote anlegen connects todoist to evernote

[1]Theoretisch könnte man sich zwar diesen Schritt ersparen, indem man im Notiz-Titelfeld den Platzhalter für den Todoist-Projekttitel einfügt. Praktisch ist dieses Vorgehen aber fehleranfälliger, da Evernote mit Sonderzeichen in Titeln unterschiedlich umgeht.

 
Mrz 212015
 
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Der Weg ist das Ziel – oder so …

Aus meiner Sicht liegt der Schwerpunkt von Evernote im Informationsmanagement, hier hat das Programm deutlich seine Stärken. Ebenso ist Evernote gut einsetzbar für ein “Projektmanagement im Alltag” mit Elementen wie Checklisten, (Such-)Abfragen, Schlagwort-Filterung usw. Für die feingliedrige Planung größerer Vorhaben fehlen mir allerdings wichtige Funktionen wie z. B. “wiederkehrende Termine”, die Unterteilung in kleine Projektschritte oder das gezielte Verlinken einzelner Listenpunkte. Um Evernote in diesem Bereich zu ergänzen, hatte ich mir zwar schon öfter “Todoist” angesehen (kostenlos für Windows, Mac, Android, iOS usw.), konnte mich aber nicht dafür begeistern –  der “Mehrwert” gegenüber Evernote schien mir zu gering.
Seit einigen Wochen habe ich meine Meinung gründlich geändert: Die Möglichkeiten von Todoist sind enorm – aber weithin nicht bekannt, woran das Unternehmen selbst nicht ganz unschuldig ist. Denn die kostenlose Version kommt nur mit Basisfunktionen daher, “nett”, aber auf diesem Level nur einer unter anderen ToDo-Managern. Aus meiner Sicht sollte man sich einen Premium-Account gönnen (23 Euro Jahresgebühr [1]), um die umfangreichen Funktionen wirklich nutzen zu können.

Warum übliche ToDo-Listen scheitern – müssen

Checklisten sind ausreichend für die kleinen Dinge des Alltags: Reinigung abholen, Abo kündigen oder Fahrkarte besorgen. In der Sekunde, in der man den Fehler begeht, umfangreichere Ziele damit zu erfassen, müssen derartige ToDo-Listen versagen – ja, sie bewirken sogar das Gegenteil: durch die Anhäufung von Listenpunkten wächst das “schlechte Gewissen”. Man bekommt durch lange Listen bei jedem Öffnen gezeigt: Das ist noch nicht erledigt! Und das nicht! Und das auch noch nicht! “Kapitel 4 meiner Masterarbeit überarbeiten”, “Keller aufräumen”, “Steuer vorbereiten” oder “gesünder leben” sind nette Tagträume – mehr nicht. Es fehlen die Umsetzungsschritte, z. B. zu welchen konkreten Zeiten wird man wann welches konkrete Pensum in Angriff nehmen.

Alle Untersuchungen der Motivationspsychologen belegen seit Jahrzehnten, dass man mit Vorsätzen und Listen ohne das gleichzeitige Setzen von Terminen nichts erreicht. Beispielhaft dazu das Experiment von Peter Gollwitzer [2] an der Universität Konstanz: Studenten wurden gebeten, 48 Stunden nach Weihnachten einen kurzen Bericht einzusenden. Eine Gruppe bekam dazu keine weiteren Anweisungen. Eine andere Gruppe musste vorab festhalten, wann und wo sie diesen Bericht schreiben würden. Von Gruppe 1 setzten 32 Prozent das Vorhaben um – von Gruppe 2 hingegen 71 Prozent.

Ein weiterer wichtiger Faktor für das Erreichen von Zielen: das “Runterbrechen” auf überschaubare Handlungsanweisungen. Nur bei kleinen Einheiten kann man den Aufwand realistisch überblicken und einschätzen [3]. Daher nützt auch keine ToDo-Liste etwas, die zwar das Setzen einer Deadline für die Hauptaufgabe zulässt – bei den Unteraufgaben die notwendigen Funktionen hingegen nicht zur Verfügung stellt.

Ein letzter wichtiger Punkt: Fokussierungsmöglichkeiten. Wenn ich immer eine ellenlange Liste von Aufgaben und Teilschritten aller Projekte vor Augen habe, werde ich mit Informationen und Anforderungen “überflutet”. Allerdings ist das aus Papierzeiten gewohnte “Abheften” in Ordner auch keine Lösung – dadurch wird Information “isoliert”, man durchschneidet Verbindungen zu anderen Projekten. Vielmehr muss ich den jeweiligen Fokus flexibel definieren können, Filter zur Hand haben, Regeln selbst konfigurieren können. Klingt ein bisschen kompliziert, ist aber alles mit Todoist relativ einfach umzusetzen.

Was macht Todoist „besser“?

1. Todoist ermöglicht flexible Strukturen
Man kann ausgesprochen flexible Strukturen mit Todoist aufbauen:

  • Jedes Projekt lässt sich in Unterprojekte aufteilen, jedes Unterprojekt in Aufgaben, jede Aufgabe in Teilaufgaben, jede Teilaufgabe usw. usw.
  • Neben Standard-Sortiermöglichkeiten wie Datum oder Priorität können alle Elemente via Drag ‘n Drop verschoben, eingezogen, verschachtelt und beliebig angeordnet werden.
  • Für wiederkehrende Abläufe (z. B. Organisation der Lehre in jedem Semester) können eigene Vorlagen konfiguriert werden.

2. Todoist ermöglicht komplexe Terminierungen
Alle Aufgaben, Unteraufgaben, Unter-Unteraufgaben usw. können mit ausgeklügelten Terminanweisungen versehen werden.

  • Sie haben eine Deadline für die Abgabe des Projektantrags am 15. 4.? Lassen Sie sich am 11. 4. per Push-Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone erinnern.
  • Sie wollen jeden 3. Sonntag Ihre Steuerunterlagen einscannen? Todoist schickt Ihnen an diesen Sonntagen morgens eine Mail zu.
  • Termine verschieben sich? Todoist nimmt die Neuberechnung selbsttätig vor: “Ab dem 10. Juni möchte ich meinen Kühlschrank alle 3 Monate abtauen”. Kommt man erst am 20. Juni zum Abtauen, weil man es mal wieder verpasst hat, so merkt das Todoist und setzt den nächsten Termin nicht auf den 10. sondern auf den 20. September.  [4]

3. Fokussierung

  • Alle Ebenen können auf- und zugeklappt werden, so dass nur Abschnitte, an denen man gerade arbeitet, sichtbar sind.
  • Man kann per einfacher Auswahl (STRG-Taste gedrückt halten) beliebige (Unter-)Ebenen und (Unter-)Projekte zu neuen Listen kombinieren.
  • Termine, Prioritäten, Schlagwörter und Suchbegriffe lassen sich mit einer Vielzahl von Operatoren zu eigenen Filtersets clustern. Beispiel: “Zeige mir alle Aufgaben, die überfällig sind UND jene, die in den nächsten zwei Tagen anstehen UND (die Priorität 1 ODER das Schlagwort ‘Beruf” aufweisen)”.

“Tour de Biko-Vino”

Damit das Zusammenspiel der Funktionen – und auch die Möglichkeiten der Verknüpfung mit Evernote – deutlicher werden, illustriere ich das Vorgehen an einem Beispiel.

Anlässlich Ihres 35. Geburtstags trafen Sie Ihre alten Studienfreunde Udo (Bottrop) und Julia (Düsseldorf). Im Gedenken an alte Zeiten (und nach einigen Gläsern Andechser Doppelbock) beschließt die Runde: Im September machen wir eine Fahrradtour! Es bietet sich der “Radweg Deutsche Weinstraße” in der Pfalz an, landschaftlich schön und laut Touristik-Webseite “Saumpfad der Glückseligkeit”.
Am nächsten Morgen – bei Kaffee und Alka-Seltzer – sehen Sie Ihre körperliche Verfassung nüchterner und fragen sich, wer eigentlich diesen saudummen Einfall hatte. Nach 10 Jahren Schuldienst trauen Sie sich eine solche Tour nicht mehr zu – man sollte absagen. Am Nachmittag fühlen Sie sich wieder fit, greifen zu PC und Smartphone und überlegen, ob Sie mit einer guten Planung nicht doch eine Chance haben.

In Todoist erstellen Sie Ihr Groß-Projekt “Tour de Biko-Vino”, das aus den Vorbereitungen und drei Teilprojekten besteht “Training: Höhen und Tiefen”, “Tourplanung: Sonne und Hütte” und “Mini-E-Book: Mit dem E-Bike auf Du und Du”.

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Projekt anlegen

 

Vorbereitungen
Die allgemeinen Aufgaben benötigen kein eigenes Projekt, sie sind direkt im Hauptprojekt untergebracht. Dazu gehört eine kleine Skype-Konferenz mit Ihren Freunden, Erkundigungen zum Thema “E-Bikes”, Besuch eines Rad-Shops usw. Einzelheiten, wie Angebote oder Testberichte, werden in Evernote gespeichert, der Link zu dieser Notiz im Todoist aufgenommen. Termine und Erinnerungen werden vergeben, ein Todoist-Link zum geplanten E-Book-Kapitel findet sich ebenfalls.

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Optionen für Aufgaben

1.    Termin plus Erinnerung via Push-Benachrichtigung
2.    Textnotiz plus Dateianhänge plus Link zur Evernote-Notiz
3.    Prioritäten mit Farbcodierungen
4.    Link zu einer Todoist-Aufgabe in einem anderen Projekt

Trainingsplan
In diesem Projekt entwerfen Sie Ihren eigenen Trainingsplan. Sie starten langsam mit kleinen Touren in der Umgebung und gewöhnen sich in Phase 1 (“Hauptsache ankommen”) an, sich die Sonntage für dieses Mini-Training frei zu halten. Dinge wie GPS-Tracking, Puls-Datenerfassung, Touren-Logbuch werden hier eingeübt und in Evernote erfasst, in Phase 2 (“was mit Steigungen”) systematisch erweitert. Phase 1 liefert Ihnen auch Erfahrungen, wie realistisch Sie Ihre Kondition einschätzen. Gerade in der Anfangszeit sind Steigerungsraten hoch (man beginnt “ganz unten” und verbessert sich von mal zu mal) – so etwas motiviert, wenn es dokumentiert wird. Fällt es Ihnen schwerer als gedacht? Auch kein Problem: Sie korrigieren Ihren Trainingsplan entsprechend der Daumenregel “Nicht überfordern, aber einen Tick mehr, als man denkt.”
Auch in die Liste aufgenommen: konkrete Belohnungen beim Erreichen eines Teilziels oder eines Meilensteins. Motiviert immer für die nächsten Schritte.
Phase 3 (“Alle werden staunen!”) führt Ihr Training zu vorher nicht gekannten Höhen – Udo und Julia werden später in Ihrem Windschatten mit hängender Zunge in die Pedale treten!

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viele kleine Schritte

1.    Schlagwörter/Etiketten können vergeben werden
2.    Wiederkehrender Termin („jeden 2. Sonntag im Monat“)

Tourenplanung – im Team
Ähnlich gehen Sie bei Ihrer Tourenplanung vor: Einsammeln von Infos via Web Clipper, Buchungen, Fahrkarten, Reservierungsbestätigungen usw. Sie können das Projekt für Udo und Julia sogar freigeben und Aufgaben delegieren. Die Eingeladenen müssen über keinen Premium-Account verfügen. Aber die Einladungsmail enthält alle Einzelheiten (deutscher Text), die Anmeldung zu Todoist ist ausgesprochen einfach gehalten.

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im Team arbeiten

Die Einladung erfolgt projektbezogen, die Zuordnung taskbezogen. Das meint: Jeder Eingeladene kann nur das ausgewählte Projekt sehen, nicht aber Ihre anderen Projekte (z. B. “Trainingsplan”). Allerdings kann jeder im Team an allen Aufgaben Veränderungen vornehmen, Daten korrigieren (weil er z. B. eine neue Information hat), neue Etiketten definieren und vor allem kommentieren (neue Kommentare erscheinen fast umgehend).

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Benachrichtigungen

Zugleich kann jeder Aufgabe und Unter-Aufgabe eine oder mehrere andere Personen zugeordnet werden. Der Vorteil: man sieht nicht nur optische Verweise, man erhält auch entsprechende Filter, z. B. “Zeige mir alle Aufgaben in Projekt XY, die anderen zugewiesen wurden.”

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flotte Kommentarfunktion

Und sonst noch:

  • In den nächsten Tagen erhalten die mobilen Apps Updates. iOS 10 konnte ich bereits ausprobieren – gelungen! Stapelbearbeitungen, neue Gesten, sehr einfaches Verschieben von Aufgaben sind nur einige der Neuerungen. Android soll relativ rasch folgen.
  • Todoist hat jede Menge Plugins für die gängigen Browser oder Produkte wie Outlook. Wer Chrome [5] benutzt: einzelne Google-Mails können mit einem zweiten Plugin direkt in Todoist als Link aufgenommen werden. Beim Klick darauf landet man bei der Original-Mail.
  • Ideale Verknüpfungsmöglichkeiten mit Evernote: Eine Evernote-Notiz kann Direkt-Links zu Projekten, Unterprojekten, Aufgaben und Unteraufgaben aufnehmen. Umgekehrt lässt sich bei Todoist jederzeit der Link zu einer Evernote-Notiz einpflegen. Dazu kommen unzählige IFTTT-Rezepte.
  • Jedes (!) Projekt erhält automatisch eine eigene Mail-Adresse. Auf diese Weise kann man zielgenau Materialien aus anderen Anwendungen verschicken – z. B. gibt es hier auch für die beliebte iOS-App „Drafts“ entsprechende Action-Definitionen.
  • Über die vielfältigen Abfragemöglichkeiten aller möglichen Metadaten – Prioritäten, Zeitangaben, Etiketten usw. – hatte ich ja schon gesprochen – man kann sich damit eine lange Filterliste – vergleichbar mit den “gespeicherten Suchen” bei Evernote – einrichten. Vor allem aber: Man erhält dadurch auch verschiedene Startansichten! Da sich alle (Filter-)Parameter in der Browser-Adresszeile finden, muss man sich lediglich unterschiedliche Bookmarks abspeichern. Auf diese Weise erhält man beim Klick z. B. die Ansicht “Alle in den nächsten 4 Tagen fällige Aufgaben aus dem Projekt Zeitzeugen” – man überspringt also die übliche Startansicht. Diese komplexen Links kann man wiederum in Evernote aufnehmen.
  • Der (englischsprachige) Support ist auf unsere Zeitzone abgestimmt, da viele Todolist-Mitarbeiter von Europa aus arbeiten (Schwerpunkt: Portugal).

Nebenbei: Zum Thema „ToDo-Listen“ erstelle ich gerade ein neues Flipboard-Magazin – darin werden sich auch eine Reihe von Praxisbeispielen finden.

Und wer noch sich etwas in das Thema einlesen möchte: Die Ausgabe Nr. 39 von “Psychologie Heute – compact” – “Endlich geschafft! Pläne verwirklichen” – bietet eine gute Zusammenfassung (Print und iPad).

[1] Man erhält das Geld im ersten Probemonat bei Nichtgefallen zurück.

[2] Gollwitzer, P. M., & Brandstätter, V. (1997). Implementation Intentions and Effective Goal Pursuit. Journal of Personality and Social Psychology, 73 (1), 186 – 199. PDF-Version.

[3] Zumindest bei neuen Aufgaben, etwa Unterrichtsvorbereitungen im Referendariat. Ist man bereits einige Jahre im Schuldienst, kann man Vorbereitungszeiten recht genau einschätzen.

[4] Wer Todoist in diesem Bereich bereits kennt, der wird in den nächsten Wochen eine Überraschung erleben: Ich durfte unter iOS die ergänzte Syntax vorab ausprobieren – es gibt tolle neue Zeitanweisung (z. B. endlich auch ein „start – ending“). Wird in den nächsten Tagen unter iOS eingeführt werden, Web, Android usw. folgen kurz danach.

[5] Leider hat Google diese Funktion vor einigen Wochen für Firefox unterbunden (hier sind die Todoist-Entwickler leider machtlos).

 
Mrz 112015
 
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Evernote auf Apple Watch

Ich persönlich bin zwar kein Freund dieser smarten Uhren, aber andere mögen ihren Spaß daran haben und sicher wird auch die Apple Watch, die ab 24. 4. 2015 zu kaufen sein wird, ihre Abnehmer finden. Laut Evernote-Blog wird sogar die App aus diesem Haus bei den “Launch-Apps” dabei sein – also wohl am Tag des Verkaufs auch installierbar sein. Nun hatten alle App-Entwickler in diesem Bereich bisher das Problem, dass sie ihr Produkt nur am Uhren-Simulator entwickeln und testen konnten. Ob auf der Hardware wirklich alles rund läuft, wird sich also erst in den nächsten Tagen zeigen. Über einzelne Funktionen verrät daher Evernote noch nicht viel, es wird wohl in die Richtung der ToDoist-Watch-App gehen.
Interessant ist, dass sich auf dem Screenshot die Rubrik “Nearby” findet, es werden also Notizen eingeblendet, die mit dem aktuellen Aufenthaltsort in Zusammenhang stehen (die Ortsdaten werden ja ohnehin bei der Erstellung einer neuen Notiz im Info-Feld gespeichert). Das wird sicher auch Eingang in die Smartphone-Apps finden, in welcher Form, bleibt abzuwarten. Schön fände ich es, wenn der Anwender selbst – wie bei anderen Apps auch – diese Reminder-Angaben definieren könnte.[1]

[1] Wenn ich es recht sehe, erwägt Evernote, die Filterung über einen (KI-)Algorithmus vorzunehmen, der eine Reihe von Variablen berücksichtigt. Das Konzept überzeugt mich persönlich nicht so sehr – aber schauen wir mal …

 
Mrz 082015
 
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Fortbildung unterwegs

In der Serie “The Big Bang Theory”, “The Romance Resonance” (Staffel 7, Folge 6), erhält Bernadette ein Ständchen von ihren Freunden auf der Krankenstation. Howard singt dabei die Zeile “Heghlu’meH QaQ jajvam”, was sich zwar sehr schön auf “Er wohnt immer noch bei seiner Mum” reimt aber – wie wir alle wissen – auf Klingonisch in etwa “Heute ist ein guter Tag zum Sterben” bedeutet. Im Kontext eines Heiratsantrags ein, hm, verwegenes Zitat …

Wie auch immer: Mit Evernote wäre Howard besser vorbereitet gewesen. Mein heutiger Vorschlag lautet nämlich, ausgewählten Notizen Schlagwörter wie “kurz”, “mittel” oder “lang” zu geben. In seinem Evernote-Archiv hat man ja meist eine ganze Reihe von Notizen, die zwar interessant sind, die man aber nicht sofort bearbeiten muss: eine gespeicherte PDF, die man sich für eine spätere Unterrichtsplanung noch durchlesen möchte, Stichpunkte zu einer Konzeption, die noch am Anfang steht, eine Reise-Checkliste für den Sommerurlaub oder eben die gespeicherten Klingonisch-Vokabeln für den VHS-Kurs.

Gleichzeitig entstehen immer wieder Wartezeiten: Der Zug hat Verspätung, ein Termin fällt aus, man steht in einer Warteschlange usw. Wenn man nun die erwähnten Notizen mit einem “Zeitstempel” versehen hat, genügt ein Fingertipp auf das entsprechende Schlagwort und man hat aus seinen 2.000 Notizen die 5 vor Augen, die für den aktuellen Zeitslot passen. “Kurz” könnte z. B. 5 – 10 Minuten, “mittel” 10 – 30 Minuten und “lang” ab 30 Minuten bedeuten. Es geht ja nur um eine grobe Einordnung. Kann man in der Wartezeit eine Notiz bearbeiten, also z. B. das PDF-Dokument durchlesen, so genügt ein weiterer Fingertipp auf das Schlagwort oder den Lösch-Button – und die Notiz ist aus der Leseliste entfernt.

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in die Favoriten-Liste aufnehmen

Übrigens gibt es für Pocket und andere Dienste die App “Short”, die ein solches Vorgehen automatisiert. Einfach mal das Video auf der Homepage ansehen.