Apr 202013
 
excel-notizen

zusätzliche Infos

Bevor ich Evernote kannte, übertrug ich handschriftliche Notizen meist brav in irgendeine Textverarbeitung. Das war aus mehreren Gründen kein sehr günstiges Verfahren: erstens hatte man die doppelte Arbeit, zweitens machte man sich viel unnötige Arbeit (viele Notizen spielten nie wieder eine Rolle) und drittens war die Information nicht dort zur Stelle, wo sie gebraucht wurde. Inzwischen ist die Sache simpel geworden: Schnappschuss mit Evernote vom Papier, fertig. Da Evernote auch Handschriften durchsucht oder durch die Einordnung in Notizbüchern kann die Information später leicht gefunden werden.

Nun geht es mir oft so, dass ich Tabellen erstelle – z. B. für Steuerangelegenheiten – deren Eintragungen auf Informationen basieren, die ich in Evernote gespeichert habe. Wenn die Sache klar ist, ist das auch weiter kein Problem. Aber in Zweifelsfällen möchte ich später rasch jene Information zur Hand haben, die zu dieser Eintragung geführt hat. Also entweder die gerade erwähnte handschriftliche Notiz oder ein anderes Dokument, das in Evernote gespeichert ist.

Ich habe es mir daher angewöhnt, bei einzelnen Zellen einen Direkt-Link zur betreffenden Evernote-Notiz zu setzen. Wenn dann Rückfragen kommen, klicke ich in meiner Excel- oder Word-Tabelle einfach auf den Link und habe die Information sofort vor Augen. Das Vorgehen ist einfach:

  1. Einen internen Link zur Notiz erzeugen: In der Vorschau mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und die Option “Link zur Notiz” auswählen.
  2. In Excel auf die Zelle klicken, die das zu verlinkende Wort enthält, ebenfalls rechte Maustaste und das Wort “Hyperlink” auswählen.
  3. Den Link aus der Zwischenablage in das Feld “Adresse” einsetzen.

Der eingesetzte Link beginnt nicht mit dem gewohnten “http://www ….” sondern mit “evernote:///view/ …”. Das ist auch gut so, denn es soll ja keine Information im Web aufgerufen werden, sondern Excel soll direkt unser Desktop-Evernote starten. Beim Klick auf den Link wird damit sofort die korrekte Einzelnotiz aufgerufen.

Das funktioniert auch auf dem Smartphone, sofern Sie eine App verwenden, die Links in Tabellenkalkulationen starten kann.

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ein Klick genügt

 

Apr 192013
 
evernote-skitch-pdf

neue Möglichkeiten

Gestern hat das Markierungstool Skitch neue Funktionen erhalten (Mac, iPhone und iPad – leider noch nicht in der Windows-Version): Man kann eine Reihe trickreicher Marker setzen. Vor allem aber: auch PDF-Dokumente können nun markiert werden. Da der offizielle Evernote-Blog (deutsch) darüber einen ausführlichen Artikel bringt, erspare ich mir hier eine Doppelung. Die Pfeilrichtungen können wie Uhrzeiger gedreht werden, der Textbanner lässt sich leicht bearbeiten, das bearbeitete PDF erhält vorangestellt “Schnipsel” mit Sprungmarken usw. Nett.

Insgesamt gefällt mir das Konzept recht gut, allerdings wird man unterscheiden müssen: Wenn es um Markierungen überschaubarer Grafiken oder kleinerer PDF-Dateien geht – etwa der Entwurf eines Flyers – so kann man mit diesen justierbaren Pfeilchen samt Textbeigabe in der Tat rasch auf Besonderheiten aufmerksam machen (“Hier weiter einrücken”, “Überschrift zu fett” usw.). Für diesen Bereich macht auch die Verknüpfung mit Evernote Sinn, denn so kann man die Markierungen rasch freigeben oder gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Weniger sinnvoll ist die Sache für Dokumente, bei denen es um umfangreichere Texte geht, also z. B. die Edition von Manuskripten. Dazu ist Skitch einfach zu “globig”. Das würde ich am Desktop weiterhin mit einer PDF-Software wie z. B. Acrobat bearbeiten bzw. am Smartphone/Tablet mit spezialisierten PDF-Apps.

Apr 152013
 
ibooks-evernote

immer dabei

Kleiner Hinweis in eigener Sache: Zwar finde ich die Printversion des Evernote-Buchs recht hübsch gestaltet, doch viele Leser ziehen eine E-Book-Variante vor. Nun, es hat auch etwas, sein kleines Nachschlagewerk jederzeit aus per Smartphone aus der Jackentasche ziehen zu können. Seit letzter Woche gibt es das Buch daher auch als Apple-iBooks-Version [1]. Bei Google Play im Store schon länger (da müsste es neben der PDF- inzwischen auch eine ePub-Variante geben), oder, wer es über den normalen Buchhandel auf seinen eReader ziehen möchte, der kann alle 3 Varianten z. B. bei Hugendubel finden. (Nebenbei: Der Verlag war so vernünftig, kein “hartes” DRM zu nutzen, die Sache läuft über ein digitales Wasserzeichen, das nicht weiter stört, wenn man mal einen exotischen eReader benutzt). Leider keine Kindle-Version – die Bedingungen, die Amazon stellt, hält der Verlag momentan für nicht akzeptabel.

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immer zur Hand

[1]Apropos iBooks: Man kann Zitate, Markierungen, eigene Kommentare usw. sehr bequem an Evernote übergeben – das erläutere ich mal demnächst ausführlicher.

Apr 152013
 
auto-ablage

Einstellungen ändern

Evernote testet momentan eine neue Funktion, die man aber bereits auf seiner Account-Seite aktivieren kann: “Automatische Ablage”. Darunter kann man sich nicht viel vorstellen und Evernote erklärt diese Funktion auch nicht. Gemeint ist damit ein Verfahren, das man schon länger von der Evernote-Clearly-Erweiterung her kennt: Evernote sucht nach inhaltlich verwandten Notizen und – sofern der Dienst fündig – sortiert die Webinhalte gleich ins passende Notizbuch.

Die “Automatische Ablage” überträgt dieses System auf Notizen, die per Mail an Evernote gesendet werden. Nehmen wir an, dass Sie den Statusbericht Ihrer Smartphone-Jogging-App täglich via persönlicher Evernote-Adresse – z. B. karli1234@m.evernote.com – an ihre Notizen senden. Sie könnten nun zwar durch eine Betreffzeile wie “Wegstrecke gelaufen @laufnotizen #ich #bin #super” das Notizbuch und die Tags mitgeben (oder eben später in das korrekte Notizbuch einordnen). Aber bei Smartphones ist man froh, wenn man sich Tipparbeit ersparen kann. Mit der aktivierten Funktion ordnet Evernote selbst die Notiz in das Notizbuch “Laufnotizen” ein und vergibt die entsprechenden Schlagwörter, ohne dass man etwas in die Betreffzeile tippen müsste.

Das Feature ist noch Alpha, aber meine ersten Tests verliefen erstaunlich gut. Sie erreichen den Menüpunkt über die Online-Seite Ihres Accounts, dort der zweite Menüpunkt “Persönliche Einstellungen”.

Apr 132013
 
skitch-varianten3

so – oder so

Evernote-Skitch, das flotte Markierungstool für Fotos und Screenshots, kommt aus der Mac-Welt. Es ist aber inzwischen auch als Windows-Variante erhältlich und hat sogar einen eigenen Button in Evernote erhalten, mit dem man es jederzeit aufrufen kann.
Was viele nicht wissen: Skitch lässt sich in zwei sehr unterschiedlichen Modi “betreiben”. Am bekanntesten ist die Verknüpfungsvariante: Man ruft das – externe – Programm auf (entweder durch den Button in Evernote oder durch einen üblichen Programmstart), fügt dort einen Screenshot oder ein Foto von der Festplatte ein, nimmt seine Markierungen vor und speichert die Sache dann als Evernote-Notiz. In ein solches Notizblatt – gekennzeichnet durch eine pinkfarbene Banderole am oberen Rand – können keine weiteren Inhalte eingefügt werden. Allerdings – durch Klick auf die erwähnte Banderole – können die bereits vorgenommenen Markierungen weiterhin verändert werden! Wenn also z. B. ein Pfeil entfernt oder ein Text geändert werden soll, so ist das weiterhin möglich.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Skitch über das Kontextmenü aufzurufen. Nehmen wir an, ein Screenshot wurde über die Evernote-Tastenkombination WIN-Taste + Druck-Taste in eine Notiz eingefügt oder man hat eine bereits archivierte Notiz mit einem Foto: dann kurz auf die Grafik klicken, rechte Maustaste und “Mit Skitch markieren” aufrufen:

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beliebige Grafiken markieren

Anschließend erscheint das gewohnte Skitch-Programm, man kann alle Markierungen wie gewohnt vornehmen. Der eigentliche Unterschied liegt in der “Rück-Speicherung” zur Evernote-Notiz: Die rote Banderole fehlt nun, das Notizblatt kannn beliebig durch Text oder weitere Grafiken ergänzt werden usw. Allerdings: Die Markierungen sind nun fester Bestandteil der Grafik, können also nicht nachträglich verschoben oder gelöscht werden.

Apr 112013
 
evernote-journal

Zeit ist fließend

Der Notizbuchhersteller “Leuchtturm” (der seine Webseite mal überarbeiten sollte) hat mit seinem “Fünfjahresbuch” eine ganz nette Idee realisiert: Fünf Jahre lang schreibt man zum jeweils gleichen Tag eine kurze Notiz, also unter 12. 4. 2013 etwas am 12. 4. 2014 und am 12. 4. 2015 … okay. Erinnert ein wenig an das Buch “Zwei an einem Tag” von David Nicholls.

Von Haus aus lässt sich Evernote natürlich ohnehin sehr gut als Journal verwenden – das Datum wird ja immer automatisch in das entsprechende Feld eingetragen, man kann in der Listenansicht entsprechend sortieren usw. Es gibt aber noch zwei Shortcuts, die man sich merken kann, falls man ein Journal als Liste innerhalb einer Notiz führt: Mit der Tastenkombination STRG + Ü erhält man sofort Datum und Uhrzeit (kann man auch als Timer-Funktion verwenden, wenn man z. B. seine Gedanken während eines Fußballspiels oder einer Besprechung mit Minutenangaben versehen möchte).

Dazu würde ich dann noch STRG + SHIFT + “_” für die horizontale Linie nehmen. Das sind zwar drei Tasten, lässt sich aber doch merken, da der Unterstrich an eine Linie erinnert. In der Kombination sieht das dann so aus:

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sauber und flott

 

Apr 082013
 
strukturierte-notizen

eine Browserergänzung, die es in sich hat

Ich habe ja versprochen, dass das Frühjahr einen kleinen Schwerpunkt im Bildungsbereich haben wird – daher heute wieder eine Funktion, die man in Schule und Studium besonders gut nutzen kann. Evernote bietet ja zahlreiche Möglichkeiten, um Inhalte von Webseiten zu “sammeln”: der Web Clipper, der vom Foto über Ausschnitte bis hin zu vollständigen Webseiten alles archiviert, Clearly, die Erweiterung, die Werbung und überflüssige Menüs ausblendet und den reinen Text an Evernote übergibt, die in Evernote eingebaute Screenshot-Funktion oder die Annotationsergänzung Skitch usw. usw.

Das sind zwar alles feine Funktionen für die rasche Recherche oder für Archivierungsvorhaben, aber um Information zu verstehen oder zu verarbeiten, muss man meist weitere Schritte unternehmen, z. B. das systematische Durcharbeiten des Materials. Wie nun, wenn man bereits auf der gefundenen Webseite direkt die Information nach verschiedenen Kriterien strukturieren und an Evernote übergeben könnte? Das ermöglicht der in Deutschland weithin unbekannte Dienst “Remarkebe” auf eine ausgesprochene clevere Art und Weise. Sie benötigen noch nicht einmal einen Account, sondern können direkt mit einer kleinen Browsererweiterung (Firefox und Chrome, andere Browser mit Bookmarklet) die entsprechenden Ergänzungen vornehmen. Am einfachsten ist es, wenn man sich ein kleines Beispiel dazu ansieht.

Beispiel: Unterrichtstext

Dem sehr empfehlenswerten Angebot “Lehrer online” habe ich die Webseite “Kampf der Kulturen” für den Deutschunterricht entnommen. Die könnte man nun einfach via Web Clipper speichern. Wenn man aber mit einem kleinen Button die Remarkerbe-Erweiterung aufruft, so erscheinen eine ganze Reihe Tools für die Markierung von Textelementen:

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Tastenbefehle

Das Prinzip ist: Man markiert zunächst eine zentrale Textstelle und drückt dann eine der eingeblendeten Buchstabentasten, z. B. T für “Ausgangsfrage”. Mit weiteren Stellen auf der Webseite verfährt man ähnlich und kann z. B. eine Markierung für “Pro”, eine für “Kontra”, eine für “Antwort”, eine für “Beispiel” usw. vergeben. Oder man markiert einzelne Begriffe und drückt jeweils “t” für “Tags” – das wird von Evernote als die Vergabe von Schlagwörtern zum Text interpretiert, so dass man diese nicht mehr gesondert in die Evernote-Felder eintragen muss.

Auf der Webseite erhalten die Markierungen unterschiedliche Farben und Buchstaben – hier ein “Q” für “Question” und “A” für “Answer”:

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Markierungen

 

Unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten
Man könnte nun den derart markierten Text an Evernote übergeben. Aber wenn man den Blick auf das Wesentliche lenken möchte, so sollte man sich die Auswahl unter “Custom Save” einmal anschauen: Remarkerbe hat nicht nur nur die Webseite von überflüssigen Elementen befreit (ähnlich, wie wir das von Clearly oder Pocket kennen), die Erweiterung hat auch selbst weitere Strukturelemente des Inhalts erkannt, z. B. Zwischenüberschriften oder Gliederungselemente. Man kann nun wählen, was man an Evernote übergeben möchte:

  1. Die bereinigte Seite mit Markierungen und dem vollständigen Text.
  2. Die Markierungen mit zusätzlichen Gliederungselementen der Seite.
  3. Ausschließlich die vorgenommenen Markierungen.

Durch einfaches Klicken auf die oberen Auswahlbuttons erhält man sofort die unterschiedlichen Ansichten angezeigt.

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Auswahl

Anzeige in Evernote

Man kann jederzeit zurück zur Original-Webseite schalten und weitere Änderungen vornehmen, auch das Löschen von Markierungen ist möglich. Die ausgewählte Variante wird schließlich an Evernote übergeben, samt Bereinigung, Schlagwörtern und Original-URL. So sieht unser Beispiel in Evernote aus:

 

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Notiz in Evernote

Farben, Einrückungen und Buchstabengrafiken bleiben erhalten.

Weitere Anwendungsmöglichkeiten
Wenn man sich einmal näher mit der Erweiterung befasst hat, werden einem viele Anwendungsmöglichkeiten in den Sinn kommen: Vorarbeiten für die Gestaltung von Arbeitsblättern, das Erstellen von kompakten Informationen für neue Mitarbeiter, damit diese sich nicht durch hundert Webseiten wühlen müssen. Oder, wenn man daran denkt, dass Lernstrategien, zu denen das zielgerichtete Markieren von Textteilen gehört, in der 5. Klasse geübt werden: Warum nicht die Schüler im Browser einen längeren Text aufrufen lassen und schauen, ob sie die zentralen Fragestellungen oder Argumente des Inhalts erkennen? Das Erlernen von Sprachen, die Annotation von Code-Zeilen und … und … und …

Remarkerbe hat noch eine Reihe von weiteren Möglichkeiten, wie das Verschachteln unterschiedlicher Markierungen, das Hervorheben aktiver Auszeichnungen usw. Meiner Ansicht nach lohnt sich die kleine Lernkurve am Anfang, denn danach ist das Tools sehr leicht zu bedienen.

Noch ein Hinweis: Groß- und Kleinbuchstaben haben unterschiedliche Bedeutungen, z. B. ist “t” für “Tags” zuständig, “T” hingegen für “Topic”.

 

Apr 072013
 
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Notizen können terminiert werden.

Lange von den Evernote-Nutzern erwartet: Funktionen für Aufgabenplanung, Wiedervorlage, Erinnerungen usw. Evernote hat auch Ende letzten Jahres versprochen, dass solche Funktionen 2013 umgesetzt werden (wie berichtet: die entsprechenden Datenbankfelder sind bereits jetzt vorhanden). Ein erster und sehr wichtiger Schritt ist seit heute getan: Android, Version 5.1, hat eine “Erinnerungsfunktion” erhalten. Die Notiz kann also mit Datum und Uhrzeit versehen werden, damit zum angegebenen Zeitpunkt – zunächst auf dem Smartphone/Tablet – an den Inhalt erinnert wird:

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Erinnerung einfügen

Der entsprechende Punkt versteckt sich im Menü “mehr”. Der Vorgang ist simpel: Nach dem Anklicken kann man ein Datum und eine Uhrzeit für die Notiz vergeben – fertig.

Das Bearbeiten einer Erinnerung ist auch sehr einfach: Sobald man auf das angezeigte Datum klickt, kann man es editieren. Oder man tippt auf das Häkchen, dann ist die Erinnerung entfernt

Die Erinnerungsfunktion bleibt momentan auf das Smartphone/Tablet begrenzt, da in den Desktop-Versionen die entsprechenden Felder noch nicht frei geschaltet wurden. Oft implementiert Evernote eine Funktion zunächst nur in einer Betriebssystem-Variante, um zu sehen, ob die Sache rund läuft – aber nach einiger Zeit finden die Ergänzungen auch in den anderen Apps statt. So wurde die Moleskine-Scan-Funktion bereits vor längerer Zeit bei iPhone- und iPad-App integriert, inzwischen ist sie auch in der Android-App vorhanden.

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leicht editierbar

Es ist zu vermuten, dass die endgültigen Funktionen für die Aufgabenplanung umfangreicher gestaltet sein werden – aber lassen wir uns einmal überraschen. Der erste Schritt ist getan, so dass für diesen Bereich nun Licht am Horizont zu sehen ist.

Wer die Beta jetzt schon mal ausprobieren möchte: Hier der Download-Link.

Apr 072013
 
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schneller Aufruf

Besitzer eines Android-Smartphones können sehr einfach direkte Links zu einer speziellen Evernote-Notiz auf dem Hauptbildschirm erzeugen. Bei iPhone oder iPad muss man zunächst die App aufrufen und sich dann zur entsprechenden Notiz durchhangeln. Aber auch hier gibt es einen Trick, mit dem man den Weg abkürzen kann: Ähnlich wie bei Webseiten kann man einen Shortcut für die gewünschte Notiz auf dem Homescreen ablegen. Dafür muss man nicht die Notiz im Web freigeben, man kann dazu den internen Link nutzen, so dass der Notiz-Aufruf deutlicher rascher geschieht (und auch ohne Internet-Verbindung funktioniert, sofern der Notizinhalt offline gespeichert wurde).

Am einfachsten lässt sich das mit der 89-Cent-App “Ever Sticker” erledigen. Diese verbindet sich mit Evernote und stellt eine Liste der Notizen (geordnet nach Notizbüchern oder Schlagwörtern) zur Verfügung:

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Notiz wählen

Aus der Liste wählt man die gewünschte Notiz, kann die Farbe des Icons bestimmen, wird kurz zu Safari umgeleitet, um dort den Homescreen-Link samt Beschriftung zu erzeugen – fertig. Beim Klick auf das Icon taucht zwar für einen Sekundenbruchteil Safari auf, danach erscheint aber direkt die Notiz in der Evernote-App.

Wenn man mehrere Shortcuts zu Notizen erzeugt, so kann man die Übersicht erhöhen, indem man einen entsprechenden Ordner auf dem Homescreen anlegt. Die Icons von “Ever Sticker” sind nicht besonders “hübsch”. Wer hier attraktivere Symbole oder eigene Grafiken verwenden möchte, der findet auch Shortcut-Apps bei iTunes, die dies können und sogar kostenlos sind. Allerdings muss man dann den internen Evernote-Link “von Hand” erzeugen.

Apr 052013
 
archivieren1

unterschiedliche Möglichkeiten

Wenn man Evernote länger nutzt, so sammeln sich mit der Zeit recht viele Notizen an – darunter auch Projekte, die schon lange abgeschlossen sind. Oft möchte man diese älteren Informationen aber nicht löschen, sie sollen einfach “aus dem Blickfeld” sein. Eine der einfachsten Möglichkeiten besteht darin, am Ende seiner Notizbuch-Liste ein Archiv-Notizbuch anzulegen und die Notizen “einzuklappen”. Damit dieses Notizbuch nicht mitten in der Liste auftaucht, vergibt man einen Titel wie beispielsweise “Z-Archiv” oder “ZZZ”. Der Vorteil dieses Verfahrens: Alte Notizen bleiben weiterhin auffindbar und sind rasch zur Hand. Der Nachteil: Bei einem Suchvorgang tauchen diese Notizen auch auf und verlängern unnötig die Ergebnisliste. Das könnte man zwar mit dem Suchparamter “-Archivnotizbuch” ausschließen, abe das ist ein zusätzlicher Handgriff.

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mit Schlagwörtern

Eine Alternative bietet der Export von Notizen. Man erhält eine kompakte Datei, die man auf seiner Festplatte auslagern und die eigentlichen Notizen innerhalb von Evernote löschen kann. Sollte man später doch mal eine Information benötigen, so ist diese Datei rasch importiert und wieder durchsuchbar. Bei den Exportmöglichkeiten bietet sich für diesen Zweck das ENEX-Format an. Die anderen Export-Varianten haben auf den ersten Blick den Vorteil, dass alle Informationen und Anhänge im ursprünglichen Format auf der Festplatte landen – aber man müsste die Dateien dann wieder mühsam für einen Import einsammeln. Mit dem ENEX-Format erhält man beim Import z. B. sofort die damals vergebenen Schlagwörter wieder, was für ein Auffinden nützlich sein kann.

Man kann auch verschachtelte Notizbücher exportieren – allerdings bleibt die Struktur des Notizbuchstabels auf der Strecke – die Notizen werden also so exportiert, als befänden sie sich innerhalb eines Notizbuchs. Falls die Gruppierung der Notizbücher wichtig ist, so kann man getrennte Archive erstellen – jeweils gesondert für ein spezielles Notizbuch. Die ENEX-Dateien erhalten automatisch den Titel des einzelnen Notizbuchs als Dateinamen, also etwa “Bauprojekt-Stuttgart.enex”.

Beim späteren Import werden die Notizen nicht mit den vorhandenen Notizen vermischt – sie landen in eigenen Notizbüchern mit den Titeln “Importierte Notizen”, “Importierte Notizen [2]” usw. Diese Notizbücher kann man wie gewohnt umbenennen, in Stapel ziehen usw.

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importierte Notizbücher

Falls man doch recht häufig auf die exportierten Notizen zugreifen muss, gibt es noch einen weiteren Trick: Man legt sich einen kostenlosen zweiten Account und importiert in diesen die archivierten Notizen. Durch einfaches Umschalten zwischen den Accounts erhält man so den gewohnten und raschen Zugang zu seinem Archiv.