Okt 032014
 
evernote-web

neue Web-Ansicht von Evernote

Gerade ist die Evernote-Konferenz in San Francisco angelaufen – und jede Menge Neuerungen werden vorgestellt. Dazu jetzt nur ein paar Stichpunkte, in den nächsten Tagen folgen ausführlichere Informationen.

  • Schon jetzt kann man eine alternative Web-Ansicht seiner Evernote-Notizen ausprobieren, die wesentlich klarer und moderner als die bisherige Ansicht (die noch länger erhalten bleiben wird) erscheint.
  • Wenn man im Team arbeitet, so kann man künftig bei geteilten Notizbüchern eine Chat-Variante mit seinen Kollegen durchführen (“Work Chat” genannt).
  • Der bereits aktuell recht beliebte Präsentations-Modus wird ein Update erhalten (“Presentation Mode 2.0″)
  • Von der iPad Notizen-App Penultimate wird es Version 6 geben.
  • Eine neue App wird handschriftliche Notizen scannen und digitalisieren (“Scannable”).
  • Moleskine wird eine Planer-Variante mit einigen Besonderheiten für Evernote auflegen.
  • Auch am Editor wird geschraubt werden usw. usw.

Spannende Wochen stehen uns also bevor ;-)

 
Okt 022014
 
ralf-zeigermann

Foto: Konstantin Binder

Ralf Zeigermann ist freiberuflicher Graphiker und Autor in Großbritannien. Seiner Homepage kann man einen sehr interessanten Lebenslauf entnehmen: Von Dortmund kommend, in den 70-er und 80-er Jahren Gitarrist in verschiedenen Punk-Bands über Hamburg u. a. als Art Director in der bekannten Agentur Scholz & Friends über Cambridge bis London. Dort ist er heute freiberuflich tätig. Für seine Auftragsverwaltung nutzt Ralf Zeigermann Evernote auf eine sehr interessante Weise. Er war so nett, für meinen Blog einen Gastbeitrag darüber zu schreiben. Herzlichen Dank!

Ein Job-Bag/Job-Number System mit Evernote

Kurz vorab: ich lebe seit über 20 Jahren in Großbritannien und arbeite als freiberuflicher Graphiker und Autor. Von daher sei es mir bitte verziehen, wenn ich unter anderem die englisch-korrekten Ausdrücke “Job-Bag” und “Job-Number” verwende, da ich die deutschen Entsprechungen wirklich nicht kenne und ich auch vor dem Gebrauch des Wortes “Auftragsnummernsystem” etwas zurückschrecke.

Bislang war das Leben als Graphiker recht einfach für mich – ein Kunde gab mir einen Auftrag, ich erledigte ihn, schrieb die Rechnung und irgendwann trudelte der nächste Auftrag ein. Seit einiger Zeit aber gestalte ich für einen Kunden dessen gesamte In-House-Kommunikation, also viele verschiedene Jobs, die auch durchaus mal gleichzeitig aufschlagen. Da gibt es die Mitarbeiterzeitschrift, Poster, Zertifikate, Logos, Anzeigen, den Newsletter und vieles mehr. Langsam begann ich den Überblick zu verlieren: hatte ich die Rechnung für das Poster schon geschrieben? Ist die Rechnung für den Newsletter schon bezahlt? Ist das Layout der Anzeige vom Kunden abgenickt? Was ist eigentlich mit dem Logo, dessen Gestaltung ich vor 3 Wochen begonnen habe?

Kurz, es mußte ein Job-Number-System her.

Natürlich gibt es spezielle Apps, die auf genau so etwas zugeschnitten sind, es gibt sie für große Agenturen, für mittlere Büros und natürlich auch für Einzelkämpfer wie mich. Aber, so fragte ich mich, warum schon wieder Geld für Software ausgeben (und diese Programme sind nicht gerade billig), wenn ich doch bereits äußerst zufrieden Evernote benutze? Vielleicht läßt sich damit etwas auf die Beine stellen, welches mein Problem löst?

Gesagt, getan. Nach viel Herumprobieren bastelte ich mir schließlich ein System zusammen, welches für meine Zwecke perfekt funktioniert.

Ich erstellte zwei Notizvorlagen in Evernote. Die erste ist der eigentliche “Job-Bag” und dieser sieht so aus:

job-bag2

Vorlage 1: Job-Bag

Der Titel der Notiz besteht aus der Job-Number und einer Beschreibung des Auftrags, darunter dann Datum, Name der Kontaktperson, und gleich nochmal die Job-Number.
Der Bereich “Art” ist für Dateianhänge, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist – ein niedrig aufgelöster PDF und die letzte, endgültige Adobe-InDesign-Datei.
Der Raum unter dem “Art”-Bereich ist für die Auftragsbeschreibung des Kunden vorgesehen, E-Mails, Änderungen und dergleichen. So habe ich die gesamte Kommunikation mit dem Kunden in einer Evernote-Notiz und muß mich nicht mehr durch mehrere, im Mail-Programm verstreute E-Mails durchquälen.

 

Und so sieht ein “Job-Bag” aus, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist:

job-bag3

Job-Bag nach Abschluss

Die zweite Notizvorlage dient der Erstellung einer Auftragsliste:

job-bag4

Vorlage 2: Auftragsliste

Jedesmal, wenn ein neuer Auftrag ins Haus flattert, wird dieser Text in eine (einzige) Notiz eingefügt. Dadurch entsteht im Laufe der Zeit eine Liste aller Aufträge, die zur Zeit laufen, bzw. abgeschlossen sind. Der Status eines jeden Auftrags kann dort abgehakt werden, ob er bereits begonnen ist, genehmigt, ob die Rechnung erstellt ist und – am wichtigsten – ob der Auftrag schließlich auch bezahlt wurde.

Unter “Links” wird ein interner Evernote-Link zum entsprechenden “Job-Bag” eingefügt. Das sieht dann so aus:

job-bag5

alles auf einen Blick

Im Augenblick funktioniert dieses System für mich einfach. In die “Job-Bags” kommt der ganze Ramsch, der zu einem Graphiker-Auftrag gehört, und anhand der Liste habe ich einen schnellen Überblick über alle Aufträge.

Ralf Zeigermann, http://zeigermann.com

 
Sep 302014
 
marxico-markdown

strukturierte Texterfassung

Über die Vorteile via Markdown Texte in Evernote zu erfassen, habe ich ja schon ausführlicher geschrieben. In der Mac-/iOS-Welt eine gängige Form der Texterfassung, unter Windows-/Android führt diese Variante zwar eher ein Schattendasein, wird aber gerade unter Autoren immer beliebter. Ein speziell für Evernote entwickelter Editor – Marxi.co – ist via Web-Frontend online unter allen Betriebssystemen zugänglich (wenn man möchte: auch offline via Chrome-Browser-App).

marxico-markdown2

Evernote-Notizbücher

Marxi.co verbindet sich mit Evernote und synchronisiert die geschriebenen Texte mit den eigenen Notizen. Innerhalb von Marxi.co können vorhandene Evernote-Notizbücher aus einer Liste ausgewählt und Schlagwörter vergeben werden. Die Synchronisation erfolgt wahlweise automatisch alle 10 Minuten oder per Mausklick. Kleine Einschränkung: Der Sync erfolgt nur in Richtung Evernote. Dort kann man zwar den Text ergänzen, diese Ergänzungen finden sich dann aber nicht in Marxi.co. Allerdings weist jede erstellte Notiz ganz oben ein kleines Link-Symbol auf, mit dem man sofort Marxi.co mit dem korrekten Text aufrufen und weiterarbeiten kann. In der Praxis geht das sehr viel flotter, als man das von anderen Online-Editoren kennt, da kein Account geöffnet werden muss.

Besonderheit: unsichtbarer Code

Marxi.co hat sich für die Datenübermittlung nämlich eine Besonderheit einfallen lassen, die andere Online-Editoren nicht beherrschen: Die geschriebenen Texte werden nicht in einem Marxi.co-Account gesichert. Vielmehr wandert in die Evernote-Notiz der sichtbare formatierte (HTML-)Teil plus – in einem “unsichtbaren” Bereich – der Markdown-Quellcode. Erst beim erneuten Aufruf von Marxi.co wird dieser Quellcode wieder vom Editor ausgelesen – der Text ist also alleine bei Evernote aufbewahrt.

marxico-markdown3

schneller Back-Link

Bezüglich der eigentlichen Markdown-Syntax ist nicht viel zu sagen: sie funktioniert weitgehend wie gewohnt. Listen und Aufzählungen werden automatisch durch die Enter-Taste ergänzt, es erfolgt auch – entgegen der Konvention – jeweils eine neue Zeilenschaltung. Mir persönlich ist es sehr lieb, dass ich alternativ zum Asterix (*) des Unterstrich (_) verwenden kann, das geht auf der deutschen Tastatur für mein Gefühl etwas flotter.

Wer erst mit Markdown beginnt, kann sich eine Menüzeile einblenden lassen, allerdings hat man die Syntax ohnehin schnell erlernt. Auch eine Reihe von Tastenkombinationen sind vorgesehen: Strg. + S beispielsweise für die manuelle Synchronisation.

Dazu kommen noch eine Reihe optischer Bonbons (jede Menge Templates können eingestellt werden), man kann Marxi.co im bekannten 2-Spalten-Modus betreiben oder auf Wunsch auch auf eine Spalte reduzieren usw. Eine sehr gelungene Anwendung aus meiner Sicht.

marxico-markdown5

Anpassungen nach Wunsch

 
Sep 292014
 
note-station-android1

mobil Notizen abrufen

Vor einigen Tagen hatte ich ja über die neue Anwendung “Note Station” für Synology DSM 5.1 ausführlich berichtet. Als kleiner Nachtrag nun noch ein paar Screenshots von der mobilen App “DS note”. Momentan nur unter Android erhältlich, da Apple keine Beta-Versionen in seinen AppStore aufnimmt (wird aber auch unter iOS verfügbar sein). Die App ist – wie schon das Hauptprogramm – sehr an Evernote angelehnt. Funktionen und Geschwindigkeit sind gut, so kann man also auch problemlos unterwegs auf seinen heimischen Server zugreifen.

Diese Diashow benötigt JavaScript.

 
Sep 272014
 
zentralarchiv

100 Möglichkeiten

Immer wieder erhalte ich von Horst tolle Ideen und Anregungen zu Evernote – heute hat er mir einen (Fortsetzungs-)Link zu seiner Sammel-Liste geschickt. Sicher, es gibt viele spezialisierte Datenbanken und jede Menge Tools. Aber je mehr Programme man einsetzt, desto mehr muss man überlegen, in welcher Software man welche Information aufhebt. Und man muss all diese Programme auch pflegen. Evernote als “Zentrale” zu verwenden, hat den Vorteil, dass man mit einem einzigen Tool sehr viele unterschiedliche Informationen verwalten kann.

Hier geht es zu den Listen:
Liste 1: Schon länger im Blog von Horst vorhanden, aber die einzelnen Punkte werden ausführlich erläutert.
Liste 2: 30 neue Ergänzungen, da sollten für jeden Anregungen dabei sein.

 
Sep 262014
 
originaldatum1

Erstelldatum ändern

Oft kommt man nicht dazu, Papierunterlagen sofort am Tag des Eingangs zu scannen oder mit dem Smartphone aufzunehmen (ich nehme mir dafür z. B. meist am Wochenende Zeit). Entsprechend erhält die Notiz von Evernote das aktuelle, jüngere, Datum. Meist kein Problem, da man ja via Volltext sucht, Schlagwörter vergibt oder die Unterlagen in thematische Notizbücher einsortiert. Bei einer umfangreicheren Archivierung kann es aber nützlich sein, wenn man nach dem eigentlichen Datum des Dokuments sortieren kann.

In unserer Evernote-Google+Community schlägt Enrico daher vor, das Erstell-Datum in der Notiz anzupassen (in der Editor-Ansicht einfach auf “Erstellt” klicken). Eventuell nimmt man eine derartige Anpassung nur für bestimmte Unterlagen vor (Schriftstücke, die z. B. für die Steuer oder für ein bestimmtes Projekt relevant sind). Filtert man später nach dem Notizbuch und blendet die Listenansicht ein, so hat man sehr übersichtlich eine chronologische Ordnung relevanter Unterlagen.

originaldatum2

Sortierung nach Datum

 
Sep 232014
 
dsm-51-notestation

Du denkst, Du stehst in Evernote …

Heute ist die Beta-Version DSM 5.1 erschienen. Synology, die Herstellerfirma, verzeichnet ja schon lange enorme Zuwächse. Die kleinen Boxen werden zunehmend auch im Privatbereich für Backup-Vorgänge, Medienstreaming oder eigene Clouds genutzt. Die Beliebtheit hängt unter anderem mit der recht guten Software zusammen, die gemeinsam mit den mobilen Apps zahlreiche Möglichkeiten der Dateiverwaltung bietet. Ganz neu dabei ist die sogenannte “Note Station”, die in Aussehen und in vielen Funktionen Evernote gleicht, allerdings eben auf dem eigenen Server betrieben wird. Die mobilen Apps für Android und iOS werden demnächst erscheinen. Ich habe in einem Video mal die Unterschiede zwischen der Note Station und Evernote dargestellt.

 
Sep 222014
 
backup-scan

Evernote plus Speichermedium

So langsam müssen auch die Nachzügler an die Abgabe ihrer Steuer denken, was oft zum Einscannen ganzer Papierstapel in Evernote führt. Dort kann man in Ruhe die Belege ordnen, mit Anmerkungen versehen, zusammenführen usw. Gelegentlich denkt man an solchen Tagen: ‘Was ist, wenn Evernote mal nicht mehr funktioniert?’ Eigentlich kein Problem, ich habe ja schon zahlreiche Beiträge darüber geschrieben, wie man seine Evernote-Daten sichern oder exportieren kann. Eine weitere Möglichkeit ist, direkt während des Scanvorgangs ein “Doppel” des Belegs anzulegen. Dieses wandert auf eine externe (Online-)Festplatte, einen Backup-Pfad oder – wie in meinem Fall – auf einen kleinen Synologie-Server.

Die ScanSnap-Scanner [1] – und wahrscheinlich auch andere Scanner – können da viel Arbeit ersparen: Man scannt wie gewohnt direkt in Evernote in das gewünschte Notizbuch “hinein”, gleichzeitig wird von dem Scanner eine Kopie auf einem ausgewählten Pfad angelegt. Sie können das Profil “Scan to Folder” anpassen oder ein neues mit feineren Parametern erstellen. Im Reiter “Anwendung” muss lediglich ausgewählt sein “Scan to Evernote (Document)” (Alternativ, wenn man statt PDF Grafiken erzeugen möchte: “Scan to Evernote (Note)”. Und unter dem Reiter “Speichern” wählen Sie Ihren Backup-Pfad oder Ihr Backup-Medium aus.

backup-scan2

Dateinamen anpassen

Empfehlenswert ist noch eine Anpassung des Dateinamens: Neben dem Datum können Sie noch eine “Seriennummer” einstellen. Wenn Sie später mal die Datei “Rechnung Fensterbau Maier” mit “0556.pdf” in Evernote entdecken, haben Sie einen zusätzlichen Anhaltspunkt, wo sich die “Rechnung Türbau Schulze” in Ihrem Backup-Verzeichnis finden könnte. Oder Sie strukturieren am Anfang des Jahres Ihr Backupverzeichnis nach Jahre- bzw. Monate-Unterordner und ändern dann den Ablagepfad im ScanSnap. (Zu aufwändig würde ich persönlich den Backupt-Teil aber nicht pflegen, da sich meine eigentliche Struktur in Evernote befindet.)

[1] Wie die Stammleser des Blogs wissen, verwende ich ja einen Fujitsu ScanSnap iX500, mit dem ich sehr zufrieden bin.

 

 
Sep 222014
 
evernote-mac-56

Anwenderwünsche umgesetzt

Gerade ist die Version 5.6 von Evernote für Mac erschienen mit einer stattlichen Liste an Neuerungen:

  • die Größe von Grafiken kann man jetzt direkt in der Notiz ändern
  • das Tabellen-Layout wurde erweitert (Größenänderung, Farben für Hintergrund und Linien)
  • Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert
  • Spotlight kann nun auch für die Notiz-Suche verwendet werden
  • neue Notizen werden sofort gesynct und stehen unmittelbar auf allen Geräten zur Verfügung
  • Notizen können unmittelbar freigegeben werden, ohne den Gesamtsync abzuwarten
  • 3 x schneller soll der Gesamtsync erfolgen usw.

Alle Einzelheiten zu der neuen Version im Evernote-Forum.