Suche » Evernote für Pfiffige

Suchfelder bequemer einblenden

Mrz 052013

gut sichtbar

Sowohl die eigenen gespeicherten Suchen als auch die vielen vorgegebenen Sucheigenschaften sind große Erleichterungen, wenn man in einem umfangreichen Notizbestand suchen muss. Allerdings ist das in der Windowsversion nicht optimal gelöst: Das “Hauptsuchfeld” findet sich an der richtigen Stelle, nämlich oben, wo man es schnell erreichen kann. Für die anderen beiden Suchen muss man in der linken Sidebar runterscrollen. Je nach Notizbuchanzahl und Schlagwörterliste eine umständliche Angelegenheit.

Man kann aber beide Suchen mittels Shortcuts oben links einblenden und erspart sich so das Scrollen:

Mit Alt + Shift + S werden die gespeicherten Suchen eingeblendet.
Durch Alt + Shift + A erhält man die Eigenschaftssuchen (“A” steht für Attributes).

Wenn wir schon dabei sind: mit Alt + Shift + N erhält man die Notizbuchsuche, mit Alt + Shift + T die Schlagwörtersuche (“T” für Tags).

Evernote durchsucht jetzt auch Office-Dokumente

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Mrz 042013

erweiterte Suchfunktion

In der Basis-Version durchsucht Evernote Notiztexte, Webseiten, Texte in Bildern und handgeschriebenen Notizen. Wer einen Premium-Account hat, bei dem wurde zusätzlich der Text innerhalb von PDF-Dateien durchsucht. Dieses Premium-Feature erweitert Evernote nun auf die Inhalte von Office-Dokumenten wie Word oder Excel. Wurde zwar zunächst nur für die Mac-Version 5.0.6 in Aussicht gestellt, scheint aber bereits auch mit der Windows-Version 4.6.3. zu funktionieren. Da – anders als bei PDF-Dokumenten – Office-Dateien nicht mit einer Vorschau eingeblendet werden, wird nur die Datei “an sich” markiert (= gelb hinterlegt), nicht die Fundstellen innerhalb der Datei, aber dafür haben die Office-Programme ja eigene Suchfunktionen.

Textsuche pur

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Feb 252013

reine Textnotizen anzeigen

Einerseits ist es toll, dass man so gut wie “alles” in Evernote aufheben kann: Ob Bilder, handschriftliche Notizen, PDF-Dokumente oder sonstige Dateien. Andererseits – wenn man nicht sehr diszipliniert beim Einordnen seiner vielen Notizen ist – führt dies dazu, dass man bei einer Suche viele Fundstellen erhält. Nehmen wir an, Sie haben beim Urlaubsantrag im letzten Jahr nur “mal eben” eine Notiz angelegt mit “noch 17 Tage Urlaub übrig” und wollen bei der neuen Planung die Zahl zur Hand haben. Mit dem Wort “Urlaub” erhalten Sie wahrscheinlich Textdateien, gespeicherte Mails oder das Foto von der Bäckerei mit dem Schild “Urlaub bis Fasching”.

Ein sehr hilfreicher Suchparameter ist daher “-resource:*”. Damit werden nur Notizen eingeblendet, die ausschließlich Text enthalten – keine Anhänge [1], keine Fotos, keine Dateien usw. Damit man sich den Parameter nicht merken muss, wandelt man ihn in einen verständlichen Begriff um, indem man die Suche speichert und mit einer Überschrift wie z. B. “nur-Text” versieht. Wenn man möchte, kann man diese Suche – wie im Bild oben gezeigt – auch auf seine Favoritenbar legen. Der Suchvorgang gestaltet sich dann einfach:

Gespeicherte Suche anklicken.
Danach das gesuchte Wort eingeben.

Das war es schon, die Anzahl der Fundstellen sollte sich drastisch reduzieren. Simpel, aber im Alltag nützlich.

[1] Es gibt zwar einen älteren Suchparamter “attachment:true”, der aber erstens nicht alle Anhänge umfasst und zweitens auch “false” nicht erkennt.

Gespeicherte Suchvorgänge – raffinierter einsetzen

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Feb 022013

Parameter ergänzen

Im Alltag genügt oft die einfache Suche: Begriff ins Suchfeld, sofort werden die Fundstellen angezeigt. Den meisten Lesern wird auch bekannt sein, dass man komplexere Suchvorgänge unter einem Namen speichern kann. Wenn ich z. B. sehen möchte, welche Projektaufträge Anke zu erledigen hat, dann gebe ich nur einmal die Abfrage “notebook:Bauprojekt tag:Anke” ein und vergebe etwa den Namen “Ankes Aufgaben”. Die Sache wirkt dann wie ein Filter und wird auch mit den mobilen Apps synchronisiert.

Wie sieht es aber nun mit austauschbaren Parametern aus? Bei meinem Firefox habe ich für die Amazon-Suche z. B. einen Suchstring auf das Kürzel “a” gelegt, “%s” ist ein Platzhalter für die Suchbegriffe. Ich gebe also in der Adresszeile meines Browser mal “a Projektmanagement”, mal “a Straßenverkehrsordnung” und mal “a Loriot” ein. Solche Ergänzungen lassen sich auch ganz leicht bei gespeicherten Suchen vornehmen. An einem Beispiel wird der Vorgang rasch klar:

Nehmen wir an, man sammelt als Lehrer seine Arbeitsblätter in Notizbüchern nach Schuljahren und in Unter-Notizbüchern nach Schulfach. Also etwa “Schuljahr 2011/12″ / “Biologie” / Arbeitsblätter, Zeitungsartikel, Fotos von Tafelaufschrieben usw. Bevor man sich durch seine Notizbuchstruktur “hangelt” ist es ja einfacher, die Suche “notebook:Biologie tag:Arbeitsblatt” zu verwenden. Da das aber wiederum viel Tipp-Arbeit ist, speichert man sie sich unter einem Begriff wie “Biologie – Arbeitsblätter” und zieht die so gespeicherte Suche z. B. in seine Evernote-Favoritenbar. Ein Klick genügt dann künftig und alle entsprechenden Arbeitsblätter werden angezeigt.

Was aber, wenn ich mal die Biologie-Arbeitsblätter für die 7. Klasse möchte, mal jene, die mit dem Schlagwort “wichtig” versehen sind? Das klappt zum Glück auf eine sehr einfache Weise:

gespeicherte Suche wie gewohnt durchführen
anschließend den ergänzenden Parameter ins Suchfeld einfügen

In unserem Beispiel gebe ich also zusätzlich im einen Fall “tag:wichtig” im anderen Fall “tag:Klasse7″ ein:

gespeicherte Suche

Ein anderes Beispiel wäre, wenn ich ein Projekt-Notizbuch mit Aufgabenverteilungen verwalte. Die gespeicherte Suche beinhaltet dann die Anforderung: “Suche mir alle handschriftlichen Besprechungsnotizen aus dem Projektordner Hausbau”. Will ich nun nur jene Notizen angezeigt bekommen, die “Anke” oder “Steuerberater Müller” betreffen, so tippe ich nur das Wort “Anke” oder eben “Müller” ein.

kombinierte Suche

Statt eigene Parameter zu verwenden lassen sich die erwähnten eigenen Suchen auch mit den vorgefertigten Eigenschaftensuchen kombinieren. Bringt mir meine gespeicherte Suche etwa alle Rechnungen aus den verschiedenen Ablage-Notizbüchern, die ich für die Steuer benötige, so kann ich die Eigenschaftensuche “Dieses Jahr” (die Evernote bereits fix und fertig in der linken Sidebar aufführt). Oder man grenzt die Suchergebnisse zusätzlich durch das Kriterium “Nicht erledigte Aufgaben ein”, sprich: Es werden jene Notizen angezeigt, die noch offene ToDo-Kästchen aufweisen. Dazu markiert man jeweils den Namen seiner gespeicherten Suche, hält die STRG-Taste gedrückt und markiert das zweite Kriterium.

Übrigens: Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Syntax einer gespeicherten Suche aufrufen wollen, um darin direkt Änderungen vorzunehmen – einfach auf den Namen der Suche klicken, rechte Maustaste und “Eigenschaften” aufrufen.

Neue Evernote-Ansicht bei der Google-Suche

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Dez 102012

Einblenden eigener Notizen

Noch wenig im Web bemerkt – aber im Zuge der Evernote-Business-Einführung gibt es eine interessante Änderung bei der kombinierten Suche. Zunächst: Sich bei einer “normalen” Google-Suche gleichzeitig Fundstellen aus seinen Evernote-Notizbüchern anzeigen zu lassen, ist ein alter Hut. Hat mich nie sonderlich gereizt, da die Evernote-Resultate auf einer gesonderten Seite angezeigt wurden. Doch ab sofort gibt es – wie bereits von Clearly bekannt – jene “Related Results”, die nicht einfach auf gut Glück aus den Evernote-Notizen gefischt werden, sondern mit den Suchbegriffen in engerem Zusammenhang stehen (klappt auch bei BING und YAHOO). Und vor allem: Diese Ergebnisse landen optisch aufbereitet rechts neben den Google-Suchergebnissen. Ein Klick auf das Vorschaubild – und in Sekundenbruchteilen wird die dazugehörige Notiz aus der Desktop-Anwendung augerufen. Und tatsächlich passiert es einem in der Praxis oft, dass man nach etwas sucht, z. B. PDF-Anleitungen, was man ohnehin schon vor langer Zeit in Evernote abgespeichert hat. Sofern man Evernote-Business verwendet, ist diese Funktion noch einen Tick sinnvoller, da man aus den geschäftlichen – nicht privaten! – Notizbüchern der Kollegen Fundstellen angezeigt erhält. Und mit diesen Notizbüchern ist man ja eventuell nicht so vertraut wie mit den eigenen.

Auf jeden Fall mal testen – so macht diese Funktion Sinn. Zunächst ist zwar nur Chrome umgestellt worden, aber bei Firefox wird das sicher auch eingeführt werden. Das Vorgehen ist wie gehabt: Man ruft die Einstellungen des Webclippers in Chrome auf und setzt das Häkchen bei “Related Results”.

Eine “kürzlich”-Suche einrichten

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Nov 012012

zwei Suchparameter genügen

Die neue Evernote-5-Version für den Mac, die in diesen Tagen zu den ersten Nutzern kommt, weist in der Sidebar eine sehr nützliche Funktion auf: Unter dem Punkt “RECENT NOTES” werden die jeweils 5 letzten Notizen aufgezeigt, an denen man gearbeitet hat. Man muss sich also nicht durch Notizbücher oder Schlagwort-Listen hangeln und hat die Sache im Blick. Bei der Windows-Version, die erst in einiger Zeit ein ähnlich schickes Layout erhalten wird, kann man sich etwas basteln, was zumindest im Ansatz eine ähnliche Funktion abbildet.

In das Suchfeld werden folgende Parameter eingetragen: “any: updated:day created:day”.
Suche durchführen, auf den kleinen Pfeil neben dem Suchfeld klicken, dann das blaue Lupen-Icon anklicken, um die Suche zu speichern.
Einen einprägsamen Namen wie z. B. “kürzlich” vergeben.
Der vergebene Name findet sich nun in der linken Sidebar ganz unten unter “Gespeicherte Suchvorgänge”. Von dort mit gedrückter Maustaste in die obere Favoritenleiste ziehen.

die Suche als Menü-Button

Wenn man diese Suche startet, so erhält man alle Notizen angezeigt, die man am aktuellen Tag neu hinzugefügt hat oder an denen man Änderungen, Ergänzungen usw. vorgenommen hat. Okay, nicht ganz so elegant wie die eingangs erwähnte “Recent”-Funktion, aber auf jeden Fall hilfreich, wenn man viel mit Evernote arbeitet und z. B. am Ende des Tages noch mal einen raschen Blick auf Arbeitsvorgänge werfen möchte.

Evernote und Outlook

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Mrz 092012

Wenn man Evernote installiert, erhält Outlook einen grünen Button, der sehr praktisch ist: Ein Klick darauf – und die aktuelle Mail ist in Evernote archiviert. Zwar kann man während dieses Vorgangs ein Stichwort vergeben oder ein bestimmtes Notizbuch auswählen – aber im Eifer des Arbeitsalltags verzichtet man darauf oft, damit die Sache schneller geht. Schlagworte vergeben oder Einordnungen vornehmen kann ja zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Auf diese Weise “mischen” sich die Outlook-Mails mit Fotos, Webseiten, PDF-Dateien und anderen Notizen.
Praktisch wäre nun ein Filter, der nur gespeicherte Outlook-Mails anzeigt. Solche Filter gibt es ja, um z. B. nur Notizen mit PDF-Anhängen anzuzeigen oder nur solche, die vom Smartphone geschickt wurden. Und eigentlich gibt es auch Mail-Filter/Suchparameter, aber die sind für andere Zwecke gedacht (wenn z. B. von einem Smartphone aus via Mail etwas an Outlook geschickt wurde).

Und wieder hilft ein simpler Trick: Einfach den Suchbegriff “Date Sent:” (mit Anführungszeichen) in das Suchfeld eingeben – schon bleiben nur die Mails aus Outlook übrig. Wie üblich kann man sich diese Suche abspeichern und auf die Favoritenliste z. B. mit der Bezeichnung “Outlook” in Evernote legen, dann muss man sich noch nicht mal die Schreibweise merken.

Hintergrund: Das Evernote-Add-on verwendet ein standardisiertes Memo-Format – in der Notiz landen also am Anfang immer die gleichen 5 Zeilen. Theoretisch kann die Textkombination “Date Sent:” zwar auch in anderen Notizen vorkommen (die bei der Suche dann angezeigt würden), bei den meisten Anwendern wird dies aber eher die Ausnahme sein, so dass dieser Text als “Erkennungsmerkmal” ausreichend ist.

Stichworte nach Notizbüchern filtern

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Nov 302011

Bei intensivem Gebrauch von Evernote wächst die Schlagwortliste ganz schön und man verliert leicht den Überblick. Wenn Sie aber z. B. in dem Notizbuch "Steuerangelegenheiten" arbeiten, benötigen Sie ja nicht die Tags "Einkaufsliste", "Roman-schreiben" oder "Geburtstage", sondern nur jene, die die Inhalte des ausgewählten Notizbuches betreffen. Sie können ganz leicht alle anderen ausblenden:
1. Klicken Sie das betreffende Notizbuch an.
2. Entfernen Sie im Haupt-Menüpunkt "Darstellung" die Option "Nicht zugewiesene Schlagwörter anzeigen" (Häkchen weg).
Erledigt. Bei jedem Notizbuch, das Sie jetzt anklicken, wird nur die jeweilige Auswahl an Tags angezeigt.

Forschungsergebnis: Lieber ordnen oder suchen?

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Sep 302011

Eigentlich bietet Evernote eine Reihe von Ordnungsmöglichkeiten an: Notizbücher können “Unternotizbücher” erhalten, Tags/Stichwörter lassen sich verzweigt anordnen usw. Und es gibt viele Nutzer, die zu dem Typ “Leer-Schreibtischler” gehören: Alle Notizen ordnen sie fein säuberlich in Kategorien oder Notizbücher. Wenn einem das liegt, dann soll man das auch ruhig machen. Aber fährt man damit wirklich besser als jene, die zwar zwar sehnsüchtig auf solche aufgeräumte Verzeichnisse blicken, denen aber der Aufwand zu viel ist?
Gute Nachrichten für alle, die eher alles “auf einem Haufen” lassen: Mit der Suchfunktion scheint mein effizienter seine Unterlagen zu finden!
IBM-Forscher haben 345 Personen über einen längeren Zeitraum bezüglich ihrer Mailsortierung beobachtet (85.000 Zugriffe wurden protokolliert). Dabei zeigte sich: Wer alle Mails einfach im Eingangskorb beließ und bei Fragen zur Suchfunktion griff, wurde in der Regel deutlich schneller fündig als seine ordnungsliebenden Kollegen …
Quelle: karriere.de und DIE ZEIT

Archive: Notizbuch von Suche ausschließen

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Jul 042011

Wer eine umfangreiche Notizsammlung in Evernote angelegt hat verliert bei einem Suchvorgang leicht den Überblick. Auch Uralt-Material kommt oft zum Vorschein, das eher stört. Denn wenn man an der Steuer für 2011 sitzt, will man nicht unbedingt Belege aus dem Jahr 2008 sehen. Für gewöhnlich schiebt man solche Schnipsel in ein Archiv- oder Ablage-Notizbuch. Das Problem: Evernote bietet für Notizbücher bei der Suche nur 2 Möglichkeiten: Entweder, es wird in einem einzigen Notizbuch gesucht (z. B. in dem man sich gerade befindet). Oder es wird in allen Notizbüchern gleichzeitig gesucht. Aber leider kann man nicht einzelne Notizbücher von der Suche ausschließen. Es funktioniert also nicht die Suche „-notebook:archiv Steuer“. Allerdings wird das Minuszeichen für Tags akzeptiert. Daher hilft folgender Trick:
1. Alle Notizen in den gewünschten Ablageordner verschieben.

2. Danach – oder von Zeit zu Zeit – diese Notizen markieren (etwa durch Strg +A) und kurz auf einen Tag ziehen, der sich z. B. „Ablage“ nennt. Damit erhalten alle Stücke aus diesem Notizbuch in einem Rutsch den zusätzlichen Tag „Ablage“.

3. Jetzt auf das Suchfeld gehen und den Tag mit Minus eingeben, also in unserem Beispiel „-tag:Ablage“.
Theoretisch könnte man nun die Suche durchführen, also „-tag:Ablage Steuer“ eingeben. Es würden alle Notizen bei der Suche ausgeklammert, die sich im Ablage-Notizbuch befinden. Praktischer ist es aber, wenn man einmalig einen zusätzlichen Schritt durchführt:

4. Nach „-tag:Ablage“ kein weiteres Suchwort eingeben, sondern diese Suche speichern (z. B. rechte Maustaste) und einen Namen vergeben, etwa „Ohne Ablage“.

Später klicken Sie in der Liste „Gesicherte Suchvorgänge“ diese Suche kurz an und geben das aktuelle Suchwort ein, fertig.

Und an das Evernote-Team: Bitte, bitte erweitert doch Eure Suchsyntax um diesen simplen Operator!

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