Jul 182014
 
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automatischer Austausch

Demnächst erscheint ja von der beliebten ToDo-Anwendung Wunderlist Version 3, die den Kreis der Anwender nochmals erweitern wird. In verschiedenen Beiträgen habe ich ja schon gezeigt, wie man z. B. Listen an Evernote übergeben oder via TaskClone Listenpunkte gegenseitig austauschen kann. Heute mal ein weiterer Weg, der ganz ohne Dritt-Anbieter funktioniert: Das Teilen von Listen mit Evernote. Sprich: Sobald Sie in ausgewählten Listen auf Wunderlist einen neuen Punkt hinzufügen oder einen Punkt als erledigt markieren, entsteht in Ihrem Evernote-Account eine neue Notiz mit einer entsprechenden Benachrichtigung. Dabei müssen Sie keinen Sync “von Hand” anstoßen – die Benachrichtigung erfolgt automatisch.

Evernote als “Freund” einladen
Alles, was Sie dafür tun müssen: Genehmigen Sie Evernote einen eigenen Wunderlist-Account. Diesen richten Sie mit Ihrer privaten Evernote-Mail-Adresse ein (max-muster@m.evernote.com). Ab sofort sofort ist Evernote Evernote als “Freund” einladbar. Bei der mobilen Wunderlist-Version halten Sie z. B. die Liste kurz gedrückt, es erscheint “Freund einladen”. Jetzt geben Sie wieder die Evernote-Adresse ein – von da ab ist Evernote ein Team-Mitglied.

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Evernote “einladen”

Das können Sie natürlich auch mit Listen machen, die Sie bereits mit anderen geteilt haben. Dann kommt zu den 5 “echten” Wunderlist-Nutzern Evernote als Mitglied Nr. 6 hinzu – und Sie erfahren damit in Evernote, wenn irgendjemand aus dem Team etwas an der Liste ändert.

Benachrichtigungen in Evernote
Evernote legt bei jeder Änderung der Liste eine Notiz an, die als Titel den Namen der Liste und den betroffenen ToDo-Punkt erhält. Im Text der Notiz steht, wer eine Änderung vorgenommen hat, ob der Punkt neu hinzugekommen ist oder als erledigt markiert wurde.

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Informationen in der Notiz

Der einheitliche Aufbau macht es leicht, durch gespeicherte Suchen in Evernote den Überblick zu behalten, wenn Sie mehrere Listen auf diese Weise mit Evernote teilen. Die gespeicherte Suche “W-Bachelorarbeit” besteht dann etwa aus “list Bachelorarbeit Wunderlist”, während jene Liste, die Sie zusammen mit Ihrer Partnerin für die nächste USA-Reise teilen die Bezeichnung “W-USA” (mit “list USA Wunderlist”) erhält. Oder Sie verwenden die Tabellenansicht in der Desktop-Version von Evernote, um rasch eine Sortierung nach Titeln zu erzeugen.

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Tabellenansicht der ToDo-Benachrichtigungen

Die Verknüpfung lohnt sich sicher nicht für jede kleine Wunderlist-Liste. Aber bei komplexen Projekten, bei denen man Dokumente, Aufsatz-Entwürfe, Scans usw. ohnehin in Evernote aufhebt, kann es ganz sinnvoll sein, Wunderlist-Stichpunkte vor Augen zu haben, ohne daran denken zu müssen, beide Programme zu öffnen.

 
Jun 152014
 
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Termin mit Wiederholungen

Viele Evernote-Anwender setzen die ToDo-Anwendung Wunderlist als Ergänzung ein. Beim Thema “Termine” hat momentan Wunderlist meiner Ansicht nach etwas die Nase vorn: Wiederholungen lassen sich problemlos einstellen. Die Wiederholbarkeit von Terminen soll zwar auch in Evernote Einzug halten, aber wahrscheinlich wird man sich noch etwas gedulden müssen. Wie auch immer – Michael Lanzinger, der bereits zu OneNote einen Gastartikel verfasst hat, schildert hier seine Sichtweise aus seinem persönlichen Arbeitsalltag.


Man könnte diesen Artikel auch “Warum ich die Reminder in Evernote liebe, aber trotzdem primär mit Wunderlist arbeite” nennen, aber das wäre dann doch etwas zu lang.

Für alle die Wunderlist nicht kennen, es handelt sich dabei um ein GTD-Tool der deutschen Software-Schmiede 6Wunderkinder und ist – zumindest für mich – die beste App, wenn es darum geht, To-do-Listen zu erstellen.

Derzeit in der Version “Wunderlist 2″ wurden mit dem Umstieg von Version 1 zahlreiche neue Features eingefügt, welche teilweise auch von dem (leider) gescheiterten “Wunderkit”-Projekt  übernommen wurden.

Grundsätzlich tut Wunderlist genau das was es soll. Man kann verschiedene Ordner erstellen, in welche dann Aufgaben eingefügt werden können. In diese können dann noch Datum und eine Erinnerung nach Datum und Uhrzeit sowie Unteraufgaben eingefügt werden. Standardisiert stehen neben den individuell erstellbaren Ordnern auch noch vordefinierte zur Verfügung, die einem die Aufgaben des Tages, der kommenden sieben oder 14 Tage einsehen lassen. Außerdem werden erledigte Aufgaben nicht automatisch gelöscht, sondern stehen im jeweiligen Ordner zur Verfügung, können jedoch ausgeblendet werden. Ein netter Zusatz ist noch die Option Aufgaben bzw Ordner mit anderen Wunderlist-Usern zu teilen und sogar Aufgaben kommentieren. Im Premium-Modus hat man außerdem noch die Möglichkeit, an die einzelnen Aufgaben Dokumente anzufügen, sodass man z. B. den zu erledigenden Brief auch gleich zur Hand hat. Auch eine Art von Webclipper ist vorhanden.

So weit, so gut und nicht viel anders als die Reminders in Evernote. Oder gibt es doch Vorteile?

Zu Beginn sei angemerkt, dass es Wunderlist als App schon länger gibt als die Reminder-Funktion bei Evernote verfügbar ist, sodass bei meiner primären Nutzung von Wunderlist für GTD natürlich auch die Gewohnheit eine große Rolle spielt. Einen direkten Sync zwischen Evernote und Wunderlist gibt es derzeit – mir vollkommen unverständlich – noch nicht, wobei die Hoffnung ja bekanntlich zuletzt stirbt. In der Zwischenzeit kann man sich aber anderweitig, wie im Blog bereits beschrieben, behelfen. Dennoch eignet sich, zumindest der eigenen Erfahrung nach, Wunderlist besser als GTD-Tool [1] als die Reminder bei Evernote. Wenngleich man auch bei Evernote die Möglichkeit hat, sich bei einer Notiz einen Termin zu setzen und in der Notiz Checklisten zu erstellen, Evernote bleibt dennoch primär ein Notiz-Tool. Daher schätze ich die Reminder-Funktion ungemein, setze aber bei GTD auf Wunderlist, überhaupt in der Premium-Version, wenn man Dokumente an die To-do-Einträge anhängen kann oder den Eintrag – auch in der Basis-Version – mit einer kurzen Notiz bzw Links versehen kann.

Zusammengefasst kann mit Evernote und Wunderlist auch ganz ohne Sync sehr gut nebeneinander gearbeitet werden. Denn habe ich mir eine Notiz angelegt, kann ich diese gleich mit einem Reminder versehen und brauche Wunderlist nicht zu bemühen. Gerade reine To-do-Listen aber lege ich lieber in Wunderlist an. Und wenn man wirklich sichergehen möchte, dann kann man sich ja sowohl von Wunderlist als auch Evernote an eine Aufgabe erinnern lassen. Was auch noch sehr gut funktioniert ist natürlich die Option, in Wunderlist in der jeweiligen To-do-Liste mittels Link auf die Evernote-Notiz zu verweisen. So hat man die Erinnerung, eventuell mit Sub-Tasks, in Wunderlist und die vollen Notizoptionen von Evernote. Ungeachtet dessen stehen für mich auf der Wunschliste für GTD bei Wunderlist und Evernote die Sync-Funktionen zusammen mit Location-based-Reminders ganz oben.

Michael Lanzinger [E-Mail]

[1] GTD: Getting Things Done, eine Selbstmanagement-Methode (siehe Wikipedia).

 

 
Mai 192014
 
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Weitergabe per Schlagwort

Oft werden neben Evernote Programme wie Wunderlist, Asana, Trello, OmniFocus usw. genutzt. Der Dienst TaskClone kümmert sich um den Transfer von Evernote-Aufgaben zu diesen Anwendungen auf eine pfiffige Weise: Es genügt, wenn man seiner Notiz ein zuvor definierbares Schlagwort verleiht – schon wandern die Inhalte der Checkboxen von Evernote in die externe Aufgabenplanung. Zugleich erhalten bereits übertragene ToDo-Punkte eine Markierung – man kann die Liste innerhalb von Evernote also später ergänzen und nur die neu hinzugekommenen Aufgaben werden übertragen. Die Basis-Version ist kostenlos, will man umfangreichere Einstellungen übermitteln oder auch den Google Kalender füttern, so kann man für ca. 1 Euro im Monat seinen Account erweitern.

Das Vorgehen am Beispiel Wunderlist
Die Verknüpfung zwischen den Diensten ist von Angeboten wie z. B. IFTTT bekannt: Man stellt eine Verbindung zwischen Evernote, TaskClone und dem beabsichtigten Dienst her. Am Beispiel von Wunderlist bedeutet dies, dass man als Ziel-Mail-Adresse “me@wunderlist.com” einträgt. Außerdem wählt man aus seiner Evernote-Schlagwort-Liste das gewünschte Stichwort aus, das man beliebig definieren kann, z. B. “AnWunderlist” oder “Aufgabe” oder was auch immer. Im Fall von Wunderlist muss man TaskClone noch erlauben, die Absenderadresse von Google Mail zu nutzen, nur so akzeptiert Wunderlist die eingehenden Aufgaben.

Ist alles erledigt, so wird folgender Prozess in Gang gesetzt: TaskClone hält Ausschau nach neuen Evernote-Notizen, die das eingestellte Schlagwort (hier: “AnWunderlist”) erhalten haben. Wenn man möchte, kann man als weitere Eingrenzung ein Notizbuch auswählen, so dass z. B. nur Notizen aus dem Evernote-Notizbuch “Besprechungen” nach dem Schlagwort durchsucht werden.

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Schlagwort und Notizbuch auswählen

Weist eine Notiz dieses Schlagwort auf, wird von TaskClone überprüft, ob der Notizinhalt Checkboxen aufweist. Dabei ist es gleichgültig, an welcher Stelle innerhalb der Notiz sich die Boxen befinden – am Anfang, in der Mitte, am Ende usw. ist egal. Die gefundenen Zeilen werden automatisch mit einem – ebenfalls definierbaren – Kürzel markiert (Standardeinstellung “|TC|”). Dadurch kann TaskClone später erkennen, ob die gleiche Notiz mit neuen Aufgaben ergänzt wurde – nur diese werden übertragen, wodurch Doppelungen vermieden werden.

Die restlichen Notiz-Inhalte, Text ohne Checkboxen, angehängte Dateien usw., verbleiben bei Evernote, werden also nicht übertragen. Allerdings wird der interne Link zur Evernote-Notiz (= evernote://xyz) an die Aufgaben gehängt, so dass ein Klick genügt und die Original-Notiz wird aufgerufen. Bei Wunderlist tauchen die gefundenen Zeilen als Einzelaufgaben im Eingangskorb auf.

Die Übertragung erfolgte bei meinen Tests nicht in “Echtzeit” – es konnten schon mal 20 Minuten vergehen, bis die Aufgaben in Wunderlist erschienen. Das finde ich nicht besonders tragisch, denn für Alltagslisten wie “Milch”, “Butter”, “Brot” wird man wahrscheinlich direkt die entsprechende App starten. Der Vorteil von Taskclone liegt aus meiner Sicht eher darin, dass man die Übertragung nicht vergisst und auch spätere Ergänzungen berücksichtigt werden. Die Entwickler sind sehr um Verbesserungen bemüht und greifen Feedback von Nutzern gerne auf (in einigen Wochen erscheint Version 2 mit zahlreichen Vereinfachungen und Ergänzungen).

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Aufgabe samt Evernote-Link